회사에 접목할수 있는 프로그램은

[질문]

 

저희회사는 서버에 문서가 있으면 동시다발로 수정 저장할수가 없으며 한사람이 파일을 열었을시 문서를 다른사람이 문서를 열었을시 수정할수가 없습니다 하나의 문사파일에 동시다발로 접속해도 수정한부분만 자동저장되는 방법은 없는가요?

 

 

[답변]

 

안녕하세요.  IT전문  컨설턴트입니다

 

회사에서 구체적으로 어떤 용도의 파일을 관리하느냐에 따라서 다양한 문서관리시스템 구현 전략수립이 가능할것으로 생각이 됩니다. 간단한 상황이라면 웹오피스 형태의 문서공유 시스템을 활용할수도 있지만 거의 대부분의 상황에서는 불가능할 가능성이 높습니다. 일반적인 상황에서 동시다발로 수정할 정도로 여러인원이 관리해야하는 문서는 주로 엑셀 등의 스프레트시트(SpreadSheet)일 가능성이 높습니다. 즉.. 지금의 문제는 DBMS기반의 관리를 해야 하는 데이터를 SpreadSheet를 기반으로 관리를 하고 있어서 발생하는 문제입니다. 특히 자료의 양이 많거나, 많은 인원이 파일을 사용해야 한다면,  MS-SQL이나 Oracle과 같은 전문화된 DBMS프로그램을 사용하고, 일정기간마다 백업을 하는등의 시스템으로 운영하지 않으면 않됩니다.

 

자료관리를 위해서 데이터베이스(Database)를 많이 사용하고 있습니다. 현재 많이 사용하고 있는 데이터베이스관리시스템(DBMS)로는 MS-SQL,ORACLE,My-SQL 등이 있고, 로컬용 데이터베이스로는 Access라 불리는 프로그램이 있습니다. 아마 MS-Office를 설치하시게 되면 로컬용 데이터베이스 프로그램인 Access가 옵션으로 설치가 가능합니다. 엑셀의 경우에는 DataBase 프로그램이 아니라  Spread Sheet라 불리는 용도의 파일처리 방법을 응용한 프로그램입니다.

 

데이터 관리를 진행한다고 가정해보면,

본사와 지사 중에서 누군가가 데이터에 대해서 권한을 가지고 작업을 진행중일때, 최소의 시간동안 해당DB를 수정해서 다음 사용자가 사용하는데 문제가 없도록  권한을 넘겨야 합니다. 보통의 업무의 경우, 업무시간 동안 DB에 접속을 하는경우가 많기 때문에, 특정 서버에 해당 DB를 두고, 각각의 PC에서 그 서버에 접속을 통해서 DB를 조작해야 합니다. 물론, DB에 대한 전문지식이 없다면 운영이 힘든상황이 예측이 됩니다.

이런 이유에서 DB를 효율적으로 관리할수 있고, DB를 필터링해서 업무를 지원할 수 있는 시스템 개발을 추천드립니다.

 

제 생각에는.. 현재 홈페이지가 있고, 관리자 모드가 존재한다면, 위의 요소를 홈페이지에 포함하여 제작을 해서 특정한 인증을 통해서 접속한 관리자가 해당 데이터를 입력,조회,수정,삭제 등을 할 수 있도록 개발하는 것이 가장 효율적인 방법일듯 합니다. 하지만, 이전 홈페이지의 개발언어에 따라서 개발가능한 범위가 제한적이고, 동일한 언어로 개발을 진행해야 하는 등의 많은 채크요인이 있습니다.

 

현재 홈페이지가 없거나 리뉴얼을 계획중이시라면, 개발시에 위의 요소를 고려해서 신규개발을 진행하시면 됩니다. 이 부분 또한, 자체적으로 솔루션 개발이 가능한 개발사를 선정하셔서 진행해야 하는 부분입니다.

문제는 엑셀에서 어느정도의 데이터를 사용하고, 어떤 용도의 필터링을 통해서 운영하느냐에 따라서 DB구조의 설계가 달라지기 때문에, 정확한 방법 및 예약을 알아보기 위해서는 어느정도의 공개가 필요합니다.

 

[IT컨설턴트의 생각]

하나의 파일을 여러사람들이 접근하게 되면, 파일의 손상률은 증가되며, 한명이 수정한 내용을 반영하지 못하거나 타 인원이 읽기모드 등으로 파일을 접근해야하는 문제점이 있습니다.  문서의 용량이 커진다면 정상적으로 로딩되는 시간이 늦어지는것은 물론, 저장상 파일구조의 문제로 인해서 파일깨짐 현상이 나타나는 경우도 많습니다. 그 문서가 업무상 중요한 역활을 하는 파일이라면 치명적인 문제가 예상이됩니다

공동으로 봐야하는 문서의 용도와 권한, 데이터양 등을 고려해 본뒤 문서관리시스템의 전략을 구현해 보실것을 추천드립니다. IT전문 컨설턴트의 도움이 필요한 시점이라 생각이 됩니다.