ERP 문의드립니다.

[질문]

 

신생 회사구요. 개인사업자입니다.

 

ERP를 준비해야 하는데 저희 회사의 업무 내용에 적합한 ERP를 선택하고 싶습니다.

 

저희 회사는 IC반도체 수입 공급하는 아웃소싱회사로서

 

1. 공급처는 모두 외국입니다. 중국어,일본어가 지원되는 ERP가 필요합니다.

 

2. 구매처는 대부분 한국입니다. 구매처별 수금 상황과 구매 상황을 쉽게 파악 할 수 있는

ERP가 필요합니다.

 

3. 해외 공급이다보니 환율과 수급 상황에 따라 제품 단가가 수시로 변합니다.

그러므로 이에 대응되는 ERP는 없을거라고 생각하기 때문에 동일 제품이라 하더라도

그때그때 단가를 변동입력하여 재고를 새로 등록해야 한다고 생각하고 있습니다.

혹시 이를 대응 할 수 있는 ERP가 있다면 추천해주시고 없다면 ERP 재고 등록이 가장

간편한 ERP가 필요합니다. (구입 원가나 판매가를 달러/위안화/원화로 각자 등록 가능한

ERP가 있으면 최상입니다.) 

 

4. 소싱업체이다보니 특별한 케이스가 아니면 실제 재고는 0인 경우가 대부분입니다.

그러므로 재고 관리 기능은 최소만 있으면 될 것 같지만 전자세금계산서 기능과 거래명세서 발급

및 Po,TT 등의 업무가 편한 ERP가 필요합니다.

 

5. 현재 견적 업무와 발주서 관리는 엑셀로 하고 있습니다. 간단히 설명드려서 제품 내용(영문 깁니다)

을 입력하고 구입원가(달러,위안화)/수량/환율/마진율을 입력하면 그에 맞는 환산원화와 총 제품단가

및 부가세, 그리고 총제품단가-총구입원가가 계산된 마진이 나옵니다. 이런 자동 계산 기능을 조금

자유롭게 이용 할 수 있는 ERP가 있는지요.(계산 항목에 관하여 사용자가 임의로 생성하여 넣을 수

있는 -예를 들어 수량x단가=금액의 단순 형식이 아니라 사용자가 임의로 [환율]이라는 항목을 추가하여

식을 설정 할 수 있는 등의 자율성이 있는 eRP)

 

6. 한국과 중국에 사무실이 있습니다. 각각의 사무실에 ERP를 설치하고 연동이 되어야 업무가

수월합니다. 이게 가능한 ERP가 있는지 여부를 알고싶습니다.

 

 

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업무내용과 100% 부합되는 ERP가 있다면 좋겠지만 그게 힘들다는 것은 인지하고 있습니다.

그러므로 위의 내용 중 몇가지가 해당된다면 추천부탁드리며 추천해주실 때 추천하시는

이유를 알려주시기 바랍니다. 감사합니다.

 

 

 

[답변]

 

안녕하세요.  IT전문  컨설턴트입니다

 

생각하시듯이 현재 업무내용을 지원할수 있는 ERP를 찾는것은 쉬운일이 아닐듯합니다.

ERP를 개발하는 업체 입장에서는 투자한 개발비용대비 사용예상되는 회사가 많을수록 수익성이 좋을것입니다.

이런 이유에서 업계에서 표준화된 요소나 대기업중심의 구축이 일반화 될수 밖에 없겠죠.

지금 고민하시듯이 일부부분은 아쉬운데로 사용하면 되지 않을까 하는 생각은 위험합니다.

ERP 및 다양한 시스템은 회사에 맞지 않은 구축은 의미가 없습니다.

어떤 회사에서 ERP 도입이 시작되었을까요?. 중소기업보다는 대기업에서 시작했을 가능성이 높습니다. 여러가지 시스템적인 요인들이 많고, 전산화에 대해서 90년대부터 꾸준히 추진해온 경험과 시행착오를 토대로 그들만의 시스템을 구축했습니다. 그 노하우를 토대로 인접 산업군에 맞춰진 시스템을 구축하게 됩니다.

문제는 어떤 방식으로 기성 ERP가 나왔느냐 하는점입니다.

대기업이 사용하던 시스템을 중소기업이 사용한다는것은 쉽지 않을것입니다. 당연히 그들보다 기능이 더 축소되고, 더 효율적인 무언가의 방법이 있을것입니다. 하지만, 기성으로 만들어진 제품을 단지 포트폴리오가 대기업이고, 많은 해당 분야 업체들이 사용하고 있다는것 만으로 시스템을 도입하는것은 문제가 있습니다.

기업은 기업마다 업무프로세스가 다르며, 시스템의 요구영역이 다릅니다.

이를 일원화하여 범용적인 시스템을 운영한다는 것은 어불성설입니다.

한국보다 기업시스템이 발달한 여러 해외기업에서도 범용ERP가 아닌 기업에 맞춰진 여러가지 전략을 동원하고 있는 상황입니다.

ERP에 대해서 오해를 하고 계신 분들이 많으신듯 합니다.

ERP(Enterprise Resources Planning)는 전사적 자원관리 또는 기업자원관리. 한마디로 기업내 통합정보시스템을 구축하는 것을 말합니다.  이 용어를 처음으로 사용한 것은 미국 코네티컷주 정보기술 컨설팅회사인 가트너그룹으로 알려져 있습니다. 가트너 그룹은 ERP를 ＇제조업무시스템을 핵으로 재무회계와 판매, 그리고 물류시스템 등을 통합한 것으로 가상기업을 지향하는 시스템＇이라고 정의했습니다. 그대로 해석해 본다면 ERP는 인사·재무·생산·판매·경영·고객 등 기업의 전 부문에 걸쳐 독립적으로 운영되던 다양한 시스템을 하나로 통합, 기업내의 인적·물적 자원의 활용도를 극대화하고자 하는 경영혁신기법입니다. 만약 고객관리가 핵심인 회사의 ERP라면 CRM의 영역에 가까운 시스템구조가 될것이고, 물류 및 생산관리가 우선인 회사의 ERP라면 SCM의 영역에 가까운 시스템구조가 예상됩니다. 이를 기준으로 생각해 본다면, 쉽게 생각해서 ERP는 기업이 운영하는 시스템을 일원화하여 제작된 구조입니다

Think Outside The Box... ToTb 의 생각은 시스템을 운영하는 사람(회사)에 맞추어서 제작해야 한다고 생각이 됩니다.  대부분의 솔루션과 시스템은 기성품에 가깝게 사전에 많은 경험과 시행착오를 거쳐서 정형화되어있습니다. 기업의 특징과 업무프로세스에 따라서 필요로한 시스템은 달라집니다.

물류회사에서 필요로한 시스템과 고객을 상대하는 회사에서 필요로한 시스템은 같을수가 없습니다.

업종이 유사하다고 하더라도 운영하는 인력과 업무프로세스가 다르다면 시스템의 요소 또한 달라지게 됩니다.

몇십년동안 운영되던 회사가 시스템 도입으로 인해서 실무의 프로세스를 변경해야 하는 경우와,

시스템 도입을 통해서 문제점이 해결되는 경우를 비교해서 생각해 본다면 시스템 도입에서 가장 우선시 해야하는 항목에 대한 확신이 들 것입니다. 시스템은 반복적인업무를 줄여주고, 위험도가 높은 업무의 위험을 낮춰주고, 효율적인 업무진행을 도와주고, 판단에 도움이 되도록 기준을 제시하는 등의 사람이 진행하는 업무를 지원하는 업무지원시스템의 개념으로 생각해야 할것입니다. 이런 이유에서최근 업무지원시스템의 항목에서 새로운 형태의 맞춤 시스템에 대한 시장수요가 폭발적으로 늘어나고 있습니다.

그럼 생각하시는 기능에 대해서 분석을 해보겠습니다.

1. 공급처는 모두 외국입니다. 중국어,일본어가 지원되는 ERP가 필요합니다.

다국어가 지원되는 방식은 1개 언어를 지원하는 방식에 비해서 난이도가 높습니다. 하지만, 현재 시스템을 활용하는 인원이 한국인이 중심이 되어있다면 중국어 및 일본어를 지원할 필요는 없습니다. 단지, 중국어 및 일본어로 상품명이나 데이터를 입력할수 있도록만 지원한다면 가능합니다. 이 경우 Unicode를 기반으로 파일포멧을 구성하고, DB설계시에 다국어를 대응하기 위한 준비작업만으로도 가능합니다.

만약 중국어와 일본어를 메뉴명이나 시스템 전반적으로 사용해야 하는 방식이라면 단순한 Unicode나 DB반영이 아니라 다국어를 대응하기 위한 언어팩기반의 개발방법을 진행해야 합니다. 일본어를 셋팅한 경우 일본어 언어팩이 로딩이되고, 중국어를 셋팅한 경우 중국어 언어팩이 로딩되는 방식으로 개발 가능합니다.

 

2. 구매처는 대부분 한국입니다. 구매처별 수금 상황과 구매 상황을 쉽게 파악 할 수 있는 ERP가 필요합니다.

이 부분은 시스템에서 당연히 지원이 되어야 하는 범위입니다. 문제는 결재시의 기본 화폐단위가 원이 아니라 대부분이 아닌 구매처일경우 타 단위를 사용할 가능성이 있다면, 약간의 개발시의 난이도는 올라갈듯합니다.

 

3. 해외 공급이다보니 환율과 수급 상황에 따라 제품 단가가 수시로 변합니다.

그러므로 이에 대응되는 ERP는 없을거라고 생각하기 때문에 동일 제품이라 하더라도

그때그때 단가를 변동입력하여 재고를 새로 등록해야 한다고 생각하고 있습니다.

혹시 이를 대응 할 수 있는 ERP가 있다면 추천해주시고 없다면 ERP 재고 등록이 가장

간편한 ERP가 필요합니다. (구입 원가나 판매가를 달러/위안화/원화로 각자 등록 가능한

ERP가 있으면 최상입니다.)

여러가지 방법이 가능합니다. 기본단가를 기준으로 환율과 연산을 하여 실제 단가를 책정하는 방법을 추천드립니다. 해당 환율은 API방식으로 제공되는 정보를 활용하거나 관리자가 입력하는 방법으로도 처리가 가능합니다. 또한 재고처리에 있어서 단가를 변동하는것이 아니라 원가분석을 위한 데이터 처리용으로만 활용하고, 실제로 재고가 변경될 시에만 입고시 단가 및 출고시 단가를 구성하는것을 추천드립니다.

 

4. 소싱업체이다보니 특별한 케이스가 아니면 실제 재고는 0인 경우가 대부분입니다.

그러므로 재고 관리 기능은 최소만 있으면 될 것 같지만 전자세금계산서 기능과 거래명세서 발급

및 Po,TT 등의 업무가 편한 ERP가 필요합니다.

현 기준이라면 재고관리가 필요한것이 아니라 매출/매입에 대한 흐름파악과 원가분석 등의 용도에서 시스템의 활용이 높으리라 생각됩니다. 전자세금계산서 및 거래명서서 등의 작업은 외부 API연동 방식을 통해서 이세로 등의 세금계산서 발행시스템과 연계를 하거나, 내역을 전송하여 자동발행이 되도록 진행할수도 있습니다.

전자세금계산서 기능만을 중심으로 ERP를 판단하는것은 조금 문제가 있으며, 업무프로세스 분석에 따라서 시스템의 범위 및 난이도를 조절하는것을 추천드립니다.

 

5. 현재 견적 업무와 발주서 관리는 엑셀로 하고 있습니다. 간단히 설명드려서 제품 내용(영문 깁니다)

을 입력하고 구입원가(달러,위안화)/수량/환율/마진율을 입력하면 그에 맞는 환산원화와 총 제품단가

및 부가세, 그리고 총제품단가-총구입원가가 계산된 마진이 나옵니다. 이런 자동 계산 기능을 조금

자유롭게 이용 할 수 있는 ERP가 있는지요.(계산 항목에 관하여 사용자가 임의로 생성하여 넣을 수

있는 -예를 들어 수량x단가=금액의 단순 형식이 아니라 사용자가 임의로 [환율]이라는 항목을 추가하여

식을 설정 할 수 있는 등의 자율성이 있는 eRP)

네 가능한 범위입니다. 엑셀을 통해서 관리를 하는데는 문제가 발생할 가능성이 높습니다. 일단 데이터양이 늘어나면서 속도가 현저히 늦어지며, 검색속도 지연, 파일손상가능성, 동시수정불가 등으로 관리의 효율성이 현저히 떨어집니다. 대부분의 업무지원시스템에서는 엑셀로 관리되는 대부분의 요소를 시스템에 탑재하여, 데이터의 효율적인 관리는 물론, 가공을 통한 활용에도 초점을 맞추고 있습니다.

 

6. 한국과 중국에 사무실이 있습니다. 각각의 사무실에 ERP를 설치하고 연동이 되어야 업무가

수월합니다. 이게 가능한 ERP가 있는지 여부를 알고싶습니다.

설치방식의 ERP는 의미가 없습니다. 현재의 구성처럼 사무실이 떨어져 있는 상황이라면 Web기반의 시스템 구축이 필요합니다. 물론, 접속보안을 위한 추가적인 보안알고리즘 도입은 필수겠죠. 예전에는 설치를 기반으로한 ERP 및 시스템을 많이 사용했지만, 최근에는 Web기반의 시스템을 많이 사용하고 있습니다. 이 경우 인터넷이 연결되는 환경과 웹브라우저 만있다면 동일한 서비스를 제공받을수 있으며, 실시간 업데이트가 지원되고, 데이터백업 등이 용이하다는 점에서 많은 기업들이 도입하고 있는 추세입니다.

[IT컨설턴트의 생각]

ERP와 같은 정보시스템은 기업의 성공에 키를 가지고 있다고 표현할 정도로 중요한 시스템입니다.

용도 및 활용범위에 따라서 다양한 분야에서 활용되고 있습니다. 

많은 기업들이 이런 정보시스템을 기업현장에서 활용하기를 원하며, 지금도 도입에 대한 열의를 보이고 있습니다.  하지만, 성공을 하는 경우는 극히 드물수 밖에 없습니다. 초기단계의 시스템은 대기업이나 해당 시스템에 대한 열정을 가진 몇몇 업체 중심으로 구축이 되게 됩니다. 이렇게 구축된 시스템을 동일한 업종이라고 해서 일반적인 기업에서 사용한다면 어떻게 될까요?.

시스템은 기업의 문화를 포함하게 됩니다. 회사마다 다른 문화가 있고, 운영의 노하우가 있습니다.

특히 대기업 중심의 기존 시스템은 인원이 소수인 기업의 입장에서 맞지 않은 시스템일수 밖에 없습니다.

예를들어 생산관리 시스템을 생각해 보겠습니다.

대기업의 경우 분업화가 되어있고, 시스템의 활용이 일반화 되어있기때문에 생산현장의 내역을 시스템으로 담는데는 문제가 없습니다. 하지만, 소규모의 기업에서 생산시스템을 다루는 인력은 극히 제한적이며, 생산현장에 시스템을 서포트할수 있는 장비를 구성하는데도 어려울수 밖에 없습니다. 정확한 입력이 되지 않는다면 당연히 생산관리 시스템의 정확도는 떨어질수 밖에 없습니다.

당연히 실패하는거죠..

또하나의 다른 실패의 이유는 구축  및 도입 프로세스에서 찾을수 있습니다.

직원이 1000명이 있는 제조회사에서 IT인력이 없는 상태에서 ERP를 도입한다고 가정해 보겠습니다. 그렇다면 회사는 직원들 중에서 담당자를 선정해서 업체선정 및 시장조사를 맡기게 될것입니다. 전문인력이 아닌데다가 시스템에 대한 경험이 없는 인력이 업체를 선택하고, 회사에 맞는 시스템에 대한 요구를 전달하는 것은 현실적으로 불가능합니다. 그저 여러가지 경험이 많다는 회사를 믿고 맡기게 되며, 해당 개발사는 책상앞에만 있는 개발자에게 의존해서 기존시스템을 변형하여 만들게 됩니다. 그렇게 만들어진 시스템을 납품받은 회사는 기존 회사의 장점요인과 업무프로세스는 버리고, 시스템에 맞춰서 업무를 진행해야 합니다. 이로 인해서 활용 인력들은 업무의 도움을 받기는 커녕 새로운 장벽으로 인해서 비효율적인 업무가 전개가 됩니다. 이역시 실패한 케이스가 될것입니다.

이 두가지 경우를 생각해본다면 어떤 피해가 갈지를 쉽게 예측해 볼수 있습니다.

금전적인 손실은 기본이며, 투입인력에 대한 손실, 시간적인 손실 또한 기업의 경쟁력을 약화시킬수 밖에 없습니다. 만약 그동안 경쟁기업에서 정상적인 시스템을 도입했다면 그 경쟁력의 차이는 극심할수 밖에 없습니다.

이런 점에서 IT컨설턴트의 컨설팅을 통한 회사에 맞는 시스템을 구축해야 하며, 개발업체 선정 이후에는 IT감리를 통해서 전문가의 입장에서 프로젝트를 모니터링 해야만 합니다.