병원 구매관리

병원 구매관리 시스템

 

[질문]

병원 구매관리 담당자 신입입니다.

인수인계 및 업무파악은 어느정도 끝났고

제품재고관리에 기획해보고 싶은데, 아직 신입이라서 선배님들의 조언을 얻고자 글 작성합니다=)

의약품 의료소모품 과 같은 의약관련품목은 구매관리 및 제품관리가 체계적으로 되어있으며, 재고관리가 잘 되어있으나

 

원내에서 필요한 제품을 인터넷 정기구매 혹은 기안을 통해서 구매를 도와드리고 있습니다.

 

허나, 이 제품들이 a/s가 가능하거나 재고를 보유하고 있음에도 불구하고 새 제품을 구매하거나 제품을 소중히 여기지 않아 재구매를 요청하는 일이 발생하고 있습니다.

따라서, 원내에 보유하고 있는 제품을 조사하여

1) 구매처및 연락처

2) 구매제품

3) 구매날짜 및 불출날짜

4) 불출 부서

5) A/S 관련 규정

등을 리스트화하여 바코드를 붙여 관리하고 싶습니다.

제가 생각하는 방안은

 

방안1) 엑셀에 정리하여 바코드를 붙혀 관리

방안2) 외부프로그램을 구매 혹은 대여를 통해 프로그램화 하여 관리

두 가지 정도 생각하고 있습니다.

선배님들의 조언을 들어보고 싶어 글 남깁니다=)

 

 

 

[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.

먼저 문의주신 기능의 구축에 대한 답변을 드리자면

원내에 보유하고 있는 제품을 조사하여 바코드를 부여하고 구매처 및 연락처, 구매제품, 구매날짜 및 불출날짜, 불출 부서, A/S 관련 규정을 입력하여 관리할 수 있습니다.

 

바코드를 붙여 정리한 제품을 엑셀로 수기관리할 경우 누락사항이 발생하거나 반복적인 업무로 실수가 발생할 수 있기 때문에 시스템을 통해 효율적으로 관리하실 것을 추천드립니다.

 

바코드를 활용한 재고관리에 대한 설명을 더 드리자면 

현재 관리하시고 싶은 제품의 정보 외에 추가적으로 관리하실 항목이 발생할 경우 시스템 상으로 항목을 추가하여

관리하실 수 있습니다.

 

예를 들어 입고 입력창에서 바코드입력을 받을 수 있도록 준비하고, 바코드입력(숫자+Enter)시에 데이터상의 바코드와 일치하는 제품을 + 시키며, 하단에 현 재고량을 표시할 수 있습니다.

 

출고 또한 마찬가지 방식으로 진행하되, 데이터 일치하는 제품을 – 시키며, 하단에 현 재고량을 표시하면 됩니다. 마지막으로  재고메뉴의 경우 전체 제품을 나열하되, 입력창에서 특정 키워드 및 바코드로 검색을 할수 있도록 구성하면 됩니다.

 

제품이 수백개 입고가 될때, 매번 바코드로 수백번을 입력할수가 없기 때문에 바코드 입력이후 제품의 수량이 2개 이상이면 숫자를 추가로 입력 받을수 있도록 하고, 바로 다음 바코드가 입력이 되면 자동으로 1개 제품이 입고처리 되는 방식이 필요합니다. 또한 바코드 운영시에 오류 및 재고관리시의 오류를 막기 위해서 제품의 바코드가 정상적으로 입력되지 않거나 입고와 출고의 기록을 자동으로 남기는 기능이 필요할것입니다.

 

아무나 시스템에 들어와서 입고, 출고를 처리하거나 실수로 바코드를 연속해서 읽을 경우 이를 정정하기 위한 요소 또한 필요합니다. 이런식으로 기능들을 하나하나씩 보완하고, 수십년동안.. 수백,수천명의 사용자들이 필요로하거나 위험한 요소들을 제거하다 보면 현재 시중에서 나와있는 바코드를 활용한 재고관리 시스템의 상품에 근접한 시스템이 만들어 집니다.

 

바코드를 통해 단순히 재고파악만 하는 것이 아닌, 결제/오더/영업관리 측면의 시스템 요소로 활용하실 수도 있습니다. 오더관리/영업관리의 경우 외부에서 시스템에 접근을 해서 내역을 확인하거나, 관리자가 판매(영업)의 진행사항에 대한 모니터링을 하거나 목표실적에 대한 비교 및 매출과 미수금에 대한 보고화된 파일을 열람하는 등의 기능으로 확장할 수 있습니다.

 

시스템은 처음 나왔을때 부터 복잡하지 않습니다. 사용자들의 경험과 그들의 필요성이 반영되면서 시간이 지나면서 복잡해 지게 됩니다. 수십억으로도 못만들수도 있지만 수십만원에도 만들수 있는것이 시스템입니다. 단지, 시스템의 가격이 비싸면 비쌀수록 포함된 기능 및 기술들이 더 구성되기 때문에 현재 가장 필요로한 기능을 중심으로한 시스템 구축 또한 필요합니다.

 

예를 들어서 생각해 보겠습니다.

시골에 있는 작은 도서관이 있다고 가정해 보았을 때, 이 도서관에서는 도서(재고)를 어떤식으로 관리하는 것이 정답일까요? 정답은 없을 것입니다. 책이 몇 권 없다면 종이에다 몇줄 선을 그은 다음에 리스트를 구성하는 것도 좋은 방법이 될수 있습니다. 여기에 도서를 대출하거나 반납하는 사람을 알아야만 도서분실에 대한 위험이 줄어든다 판단을 하게 되면, 도서별로 대출과 반납을 관리하는 카드를 사용할 것입니다. 마을 주민들의 참여가 활발하게되고, 도서의 양이 증가하게 되면, 더 좋은 방법의 기능이 필요하게 됩니다.

간단하게 라도 엑셀과 같은 스프레트시트 형식으로 도서의 리스트관리 및 대출/반납에 대한 처리를 하는것이 좋겠죠.. 만약 도서 대출과 반납을 하는 사람들이 많아지게 되어서 여러명의 사서가 관리를 하는 구조가 된다면 엑셀로는 어렵게 되며, 그 때는 엑세스 등의 DB를 활용하에 구축하게 됩니다.

이렇게 조금씩 보완하다가 책의 숫자가 많아지면 많아질수록 전문적인 DBMS를 활용하여 속도를 개선하거나 사용자의 편의기능을 보완한다는 등의 작업이 진행될 것입니다.

이렇게 기능을 확장하다보면 국립중앙도서관에서 활용할 정도의 규모 시스템이 구성되게 됩니다.

문제는 나한테 맞고, 필요한 시스템이 무엇일까 하는 점입니다.

시스템의 포인트를 어디로 놓고 생각하느냐에 따라서 다양한 시스템 전략이 가능한 부분입니다.

특히 판매,재고관리의 경우 시스템의 변수가 많고, 범위가 다양한 편이라 몇십만원에서부터 수십억원까지도 제작비용의 산정이 가능합니다. 정확한 진단을 위해서는 전문적인 IT컨설턴트의 컨설팅을 진행해 보실 것을 추천드립니다.

 

 

 

 

 

[IT 컨설턴트 생각]

사람은 누구나 실수를 합니다. 반복적인 작업을 하기도 하고, 위험한 일을 모르고 넘어가는 일도 많습니다. 이때 시스템의 도움이 있다면, 엑셀을 통한 관리에서 발생할 수 있는 문제를 해결할 수 있습니다.

1명의 인건비가 월200만원이라고 가정해 보았을때, 그 인력의 생산성이 시스템의 도움으로 인해서 급증하거나 위험요소가 줄어들거나 더 효율적인 작업이 전개될수 있다면, 그 가치는 충분히 회수될 수 있습니다.

어설프게 무료시스템을 도입했는데. 재고관리를 공부하고, 활용하는데 어려우며, 시간또한 많이 소요되는 방식으로 수개월만 운영한다고 했을때, 차라리 비용을 어느정도 들이더라도 쉽고 편리하게 운영할수 있는 시스템이라면 그 가치는 충분할것입니다. 시간이 지나면 지날수록 시스템의 가치는 더하겠지만, 이를 인력으로 때우기 위해서는 더 많은 위험요인이 예상됩니다. 인건비 이외에도 인력이 사용하는 재경비 등을 고려해 보았을때, 수천만원이 들더라도 1명의 인력이 절감되거나 시스템으로 인한 관리효율 증가효과가 배가된다면 시스템의 구축이 훨씬 긍정적입니다. IT전문 컨설턴트의 도움을 통해서 효율적인 시스템을 구축해보십시오.