재고관리(현재 erp사용중)

[질문]

 

erp 프로그램으로 재고관리를 하고 있는 업체의 직원입니다. 온라인 판매, 오프라인 판매 등을 중앙에서 한번에 관리할 수 있다보니 매우 편할 것이라고 생각했는데, 결국 erp상 갯수와 실제 갯수가 맞는지 확인해 보기 위해서는 수작업으로 하나하나 세어야 하고 갯수가 백단위 넘어가는 품목은 비교해볼 엄두도 나지가 않습니다. 효율적으로 재고관리 하는법이 있을까요?

 

 

 

[답변]

 

안녕하세요.  IT전문  컨설턴트입니다

 

많은 기업들이 솔루션을 통한 시스템 도입을 필요로 하고있으며, 현재에도 도입을 검토중이거나 사용을 하고 있을것입니다. 다양한 시스템과 효율적인 기능들, 그리고 도입을 통하여 얻을수 있는 많은 긍정적인 요인이 있는데도  성공적으로 시스템을 사용하고 있는 업체는 왜 찾기 힘들까요? 아마도 대기업과 적극적으로 시스템을 활용하려는 강인한 의지를 가진 몇몇의 기업에서만 성공사례를 찾을수 있을것입니다.

아마도 현재처럼 재고관리가 현실적으로 어려운 상황이라면 실패한 케이스라 생각해 볼수가 있습니다.

물론, 실재고를 확인하는 작업은 반드시 필요하지만, 판매에 대한 실시간 확인을 지원하는 시스템이 문제가 있어서 매번 재고를 조절해야 하는 상황이라면 재고관리 뿐만아니라 ERP의 기능적인 부분에서 비효율적인 구축이 진행된것으로 생각됩니다. 

거의 대부분의 기업들이 시스템 도입을 실패하는 이유는 무엇일까요?... 

크게 네가지의 원인을 생각해 보셔야 할듯합니다.

 

첫째.. 도입을 담당하는 인력은 IT인력이 아닐 가능성이 높습니다.

많은 기업들이 IT전문 인력을 보유하지 못하고 있습니다. 설령 보유하고 있다고 하더라도 급변하는 IT에 맞춰서 새로운 트랜드를 반영할수 있는 인력이 아니라 특정 부분에 전문화된 인력일 가능성이 높습니다.

컨설팅 경험상 80~90% 이상의 기업들에서 IT전문인력은 말그대로 IT에 찬한 인력이지 해당 시스템 도입을 검토할 정도의 경험이 없는 경우가 많았습니다. 엑셀이나 워드 등의 단순 작업이 가능한 인력에게 회사의 미래를 책임질 시스템 개발업체를 선정하고, 해당 업체와 업무협조를 통해서 회사에 맞는 시스템을 만들라고 하는 것은 처음부터 무리 일수 밖에 없습니다.  이런 이유에서 전문적인 IT컨설턴트를 통한 컨설팅이 필요하지 않을까 합니다.  

 

둘째.  개발과 운영은 다릅니다.

손쉽게 찍어내듯 만들수는 있지만, 손쉽게 운영할수는 없는것이 시스템입니다.

셈플이 있고, 솔루션이 있다면 약간의 수정만으로 솔루션+커스트마이징을 통해서 손쉬운 구축이 가능합니다. 유사한 시스템이라면 해당 분야의 경험을 가진 개발인력들이 어렵지 않게 개발할수 있습니다.

하지만, 그 인력들은 실제로 시스템을 운영하는 인력들이 아닙니다.

예를들어 쇼핑몰을 한번도 운영해본적 없는 개발자가.. 고객이 그리고 운영자가 원하고 필요로 하는 시스템을 만들수 있을까요? 만약 쇼핑몰 운영 경험이 있는 개발인력이라면 운영상에서 필요로한 기능에 대한 예측을 누구보다 우선적으로 생각할것이며, 운영상 중요한 부분을 중심으로 개발을 진행할 것입니다.

쇼핑몰보다 수십배이상 복잡한 시스템에서 한번도 실제 경험을 가지지 못하고 책상 앞에서 모니터만을 봐서는 실제 필요로한 시스템을 구축할수가 없습니다. 더군다나 시스템은 만들어진 결과물을 보고 제품을 구입하는 것이 아니라, 만들기 위해서 비용을 지불하는 방식입니다. 만들고 나서 운영인력에 대해서 교육을 진행하는것이 아니라, 만들때 부터 운영할 인력이 필요로한 요인을 분석해서 적용한다면 좋은 결과가 예상되지 않을까요?.

 

셋째. 시장변화에 대응하지 못합니다.

시장은 빠르게 변화합니다.  현재 도입해야하는 시스템은 얼마나 빠른 시장적응이 가능할까요? 거의 대부분의 시스템은 수년~수십년간 해당 업종에서 사용되고 있습니다. 10년전과 동일한 모듈과 동일한 시스템 구성으로 만들어진 시스템은 최신 트랜드를 반영할수 있을까요?. 스마트폰, 스마트Tv 등의 새로운 장치를 대응할수 있을까요?

온라인과 오프라인을 통합적으로 운영할수 있을까요?. 회사가 새롭게 시작하는 사업을 지원할수 있나요?

이런 대응을 위해서 시장예측이 가능해야만 합니다. 지금 도입하는 시스템.. 몇년을 사용할수 있을까요?.. 시장변화에 대응하며 유기적으로 확장할수 있는 시스템이라면 회사의 자산으로써 경쟁력을 키워줄수 있는 좋은 무기가 될것입니다.오래된 시스템이란 말은 안정적인것만을 의미하는것은 아닙니다.

 

넷째. 회사마다 다른 업무프로세스와 문화를 가집니다.

책상 앞에서 몇장의 요구사항에 대한 분석 문서만을 가지고 많은 개발회사들이 개발과 관련된 기능을 중심으로 시스템을 설계합니다. 수십년간 많은 시행착오를 겪으면서 회사가 쌓아온 노하우를 표현하기엔 무리가 있지 않을까요? 비슷해 보이는 업무처리를 진행하는 회사라 하더라도 그 회사의 문화와 업무프로세스는 동일할수 없습니다. 운영할 인력이 다르다면 그 인력이 익숙한 업무환경이 다를것이고, 이를 획일화 하여 제작한다는것은 수십년간 회사의 노하우를 무시하고, 시스템에 맞춰진 업무처리를 진행해야 한다는 결론이 됩니다.

시스템에 대한 진입장벽은 이로 인해서 발생합니다. 익숙한 업무를 포기하고, 익숙하지 않는 시스템으로 얼마나 효율적인 업무적용이 가능할까요?... 과연 이런 시스템이 필요한걸까요?.

만약. 실제 업무를 분석해서 해당 업무에 최적화된 시스템을 만들수가 있다면, 그 시스템이 기업의 경쟁력을 만들것입니다.  

 

프로세스를 간소화하려고 ERP를 구축했는데 간단히 처리할 수 있는 일임에도 꼭 시스템을 거쳐야 해서 업무가 지연되는 일이 다반사라든지 생산현장의 상황에서 도저히 데이터를 입력할수가 없어서 시스템을 활용할수 없다든지 등의 불만이 곳곳에서 터져 나오고 있습니다. 

시스템은 사람의 필요성에 의해서 사람이 하는 업무를 지원하기 위해서 만든것입니다. ERP, SCM,CRM등의 정보시스템 용어는 개발회사와 해외컨설팅사에서 임의적으로 붙인 상품명에 불과합니다. 시작점은 사람이 하는 업무가 발생할수 있는 반복적이고, 위험도가 높고, 비효율적인 업무를 개선하려고 하는점에서 분석해야 하지 않을까 합니다. 사용할 사람이 시스템으로 인해서 업무가 가중되거나, 비효율적인 운영이 예상되거나, 어려운 교육을 거쳐야 하는 상황이라면 아무리 좋은 시스템이라 하더라도 도입부터 이미 실패가 예정되게 됩니다.

수년간 생산현장에서 능숙하게 기계를 다뤄온 기술자분들에게 생산관리 시스템을 도입해야 하고, 그 도입으로 인해서 컴퓨터를 설치해서 생산현황에대한 정보를 직접 기록 하게 한다면, 현실적으로 성공할 가능성이 있을까요?. 생산현장에 컴퓨터를 설치할수 없는 상황이거나 업무상 컴퓨터에 익숙하지 않은 기술자라 한다면 아무리 좋은 의도의 시스템이라 하더라도 업무의 장애 요인이 될뿐입니다. 

 
책상앞에서의 분석과 기획만으로 현장에서 사용할 시스템을 만들수는 없습니다. 시스템을 사용할 사람들의 프로세스를 분석해서 그들의 업무를 효율적으로 지원해 줄수 있도록 현장경험은 필수적입니다. 이들의 업무와 시스템의 프로세스가 일치한다면, 별도의 교육없이도 업무상에서 자연스러운 시스템 도입이 가능할것입니다.

 

수십년간 운영해온 회사업무프로세스를 버리고 시스템에 맞춰진 업무개선이 아니라 기존 업무프로세스에 맞춰진 시스템, 사람이 만들고, 사람이 운영하는 사람중심의 시스템이 필요하지 않을까요?

   

Think Outside The Box... ToTb 의 생각은 시스템을 운영하는 사람(회사)에 맞추어서 제작해야 한다고 생각이 됩니다.  대부분의 솔루션과 시스템은 기성품에 가깝게 사전에 많은 경험과 시행착오를 거쳐서 정형화되어있습니다.

기업의 특징과 업무프로세스에 따라서 필요로한 시스템은 달라집니다.

물류회사에서 필요로한 시스템과 고객을 상대하는 회사에서 필요로한 시스템은 같을수가 없습니다.

업종이 유사하다고 하더라도 운영하는 인력과 업무프로세스가 다르다면 시스템의 요소 또한 달라지게 됩니다.몇십년동안 운영되던 회사가 시스템 도입으로 인해서 실무의 프로세스를 변경해야 하는 경우와,

시스템 도입을 통해서 문제점이 해결되는 경우를 비교해서 생각해 본다면 시스템 도입에서 가장 우선시 해야하는 항목에 대한 확신이 들 것입니다. 시스템은 반복적인업무를 줄여주고, 위험도가 높은 업무의 위험을 낮춰주고, 효율적인 업무진행을 도와주고, 판단에 도움이 되도록 기준을 제시하는 등의 사람이 진행하는 업무를 지원하는 업무지원시스템의 개념으로 생각해야 할것입니다. 이런 이유에서 최근 업무지원시스템의 항목에서 새로운 형태의 맞춤 시스템에 대한 시장수요가 폭발적으로 늘어나고 있습니다.

 

 

[IT컨설턴트 생각]

 최근 온라인 기반의 비즈니스와 오프라인 기반의 비즈니스가 융합되면서 다양한 시스템적 요구사항이 증가하고 있습니다. ERP,SCM,CRM 뿐만아니라 여러가지 개념의 시스템이 구성되는 추세입니다. 위의 설명에서 처럼 누군가가 말한 용어가 일반화되어 사용되면서 시스템에 대한 개념이 정리된것일 뿐입니다.

오프라인상에서 대를 물려서 수제화를 제작하던 공방(회사)이 온라인 쇼핑몰을 통해서 새로운 판매체널을 확보하고 있다고 가정해 보았을때, 이 회사에 필요한 것은 무엇일까요?.. 대부분의 회사라면 온라인 쇼핑몰만을 생각할 것입니다. 하지만, ERP/SCM/CRM또한 이 회사에서 필요할 것입니다. 매장을 이용하는 고객과 쇼핑몰을 이용하는 고객의 DB를 연동해서 고객관리를 효율적으로 진행할수 있고, 생산량과 판매량 예측을 통해서 효율적인 물류관리를 진행할수 있으며, 쇼핑몰에서 판매된 제품과 매장에서 판매된 제품의 재고관리를 통합화 할수 있다면.. 기업의 경쟁력은 극대화 될수 있을것입니다. 이렇게 공방의 업무에 최적화된 시스템은 어떤 용어를 붙일것인가요?.

이런 이유에서 업무지원 시스템의 범위는 기존과는 다르게 ERP 수준으로 생각해야 합니다.  

가장 중요한 것은 기업 및 업무에서 필요로한 시스템을 찾기 보다는 어떤 부분에서 보완할 것인가에 대한 분석을 통해서 효율적인 업무를 지원하는 시스템을 도입하는 것입니다.

수십년간 경쟁력 있는 업무프로세스로 운영되던 회사가 ERP 및 시스템 도입으로 인해서 새로운 업무구조를 자리잡아야 하며, 그 범용성으로 인해 회사의 경쟁력이 약해지는 과정을 컨설팅 전반에서 많이 볼수 있습니다. 이런 최악의 선택을 피하기 위해서라도 전문 컨설턴트를 통한 체계화된 컨설팅으로 기업의 환경에 맞는 시스템 도입을 진행해 보실것을 추천드립니다.

 

ToTb는 다른 생각을 해보았습니다.

사람이 사용해야 하는 시스템.. 어떻게 기획해야 할까?.. 어떻게 만들어야 할까? 어떻게 사용해야 할까?...

많은 생각들 속에서 사람의 업무를 도와줄수 있는 그래서 효율성이 높아질수 있는 시스템에 대한 생각을 해보았습니다.  전문적인 IT컨설턴트가 다년간의 경험을 토대로 실제 업무현상을 분석하여 회사의 입장에서 시스템 도입을 진행한다면 그만큼 성공가능성은 높아질 것입니다. 책상에서 앉아서 개발만 진행하는 것이 아니라 다양한 분야에서의 경험과 노하우를 토대로 실무에 대한 이해를 기반으로 진행하는 개발이라면  어떤 시스템을 도입하더라도 성공가능성은 높아질것입니다