급>바코드 엑셀 재고관리

엑셀,바코드 연동한 재고관리

 

[질문]

안녕하세요.

현재 엑셀로 거의 수기급으로 재고관리를 하고있습니다.

방법을 바꿔보자하여 할 수 있는 선에서 여기저기 검색도 해보고 질문도 해보아

제가 이해한 선에서 최선의 방법은

 

1. 엑셀로 바코드 생성하고, 바코드프린터로 바코드 스티커 출력

2. 재고가 입/출고 될때마다 바코드스캐너로 스캔

3. 스캔된 바코드가 지정한엑셀파일에 뜨게하고

4. 뜬 바코드넘버를 엑셀함수를 이용해 해당제품명에 적용시켜 창고재고칸에 입/출고된 수량만큼 차감/가감이 되어 현장에 실제 남은 수량을 확인할 수 있게 한다.

 

위 방법입니다.

해당방법이 저자본으로 사용할 수 있는 최선의 방법인지, 혹은 다른 방법이 또 있을런지

답변 부탁드립니다.

현재 프로그램을 사용할 상황도 안되고 기존에 사용하던 엑셀재고판 틀에서 벗어날 수 없어

최대한으로 제가 이해한선에서 저 방법이 최선인지.. 그리고 저방법으로 해도 괜찮다하면

하는 방법을 좀 문의드리고 싶습니다.

엑셀파일 함께 첨부 드립니다. 꼭 답변 부탁드립니다.

 

 

 

[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.

엑셀로 상품의 재고/ 입출고를 관리하고 계신 듯 합니다.

추후 사업이 진행됨에 따라 관리 품목이 늘어나거나 물류창고가 추가로 생기는 등 앞으로 발생할 많은 변수에 대해 엑셀로 문제없이 관리하는 것은 한계가 있습니다. 질문자님의 상황처럼 엑셀에 기록된 재고와 바코드가 연동되어야 한다면 시스템을 통해 관리하는 것이 훨씬 효율적입니다.

현재 문의주신 내용처럼 엑셀 또는 수기로 재고관리와 판매관리를 진행하신다면, 실수나 누락사항이 발생하며 이는 회사의 큰 리스크로 이어지게 됩니다. 재고관리 시스템의 경우 회사마다 관리하는 방법과 업무프로세스에 따라 구축해야하는 범위와 내용이 달라집니다.

 

많은 회사들이 ERP 및 재고관리 등의 시스템을 도입하지만, 실제로 성공적으로 시스템을 활용하는 회사는 드물 수 밖에 없습니다. 이는 현재 시중에 있는 범용적인 시스템으로는 각각의 회사마다 다른 프로세스를 감당하기가 어렵기 때문입니다.

 

업무에 이용하는 시스템은 시중에 많은 제품이 공개되어있지만, 나한테 맞는 재고관리시스템을 선택하는 것은 쉬운일이 아닙니다. 특히 시스템을 사용해보지 않은 상황에서 몇몇 추천제품을 도입하는 것은 현실적으로 많은 위험요인을 내포하고 있습니다.

 

특히 회사에 IT관련 전문 인력이 없는 상황이라면 시스템 개발회사의 전문 개발자와 대화를 통해서 회사에 맞는 시스템을 도입한다는 것은 불가능에 가깝습니다. 담당 개발자가 생산 및 업무프로세스에 대한 직간접적인 경험이 있거나, 정확한 요구사항에 대한 문서화가 되어있지 않은 상황이라면 개발자가 생각한 대로의 결과물만이 나올수 밖에 없는 현실입니다.

 

이런 이유에서 재고와 판매 데이터의 연동, 재고가 어느 창고와 사무실에 있는지 재고현황 파악, 일자별 재고현황 조회 등 원하시는 데이터를 시스템을 통해 파악하기 위해서는 업무프로세스 분석을 바탕으로한 시스템이 설계가 필요합니다. 전문 IT컨설턴트의 컨설팅과 맞춤제작을 통한 효율적인 시스템 도입이 필요할 것으로 생각이 됩니다.

 

1. 바코드를 이용한 재고 관리

무료로 사용가능한 프로그램이 있다면 좋겠지만, 재고관리 시스템을 구축하거나 개발하는 개발자도 수익이 있어야 하니 찾기는 쉽지 않을듯 합니다. 또한 시스템이 아무리 좋더라도 실제 업무에서 적용되지 못한다면 의미가 없습니다.

가장 간단하게 제작할수 있는 방법은 입고/출고/재고의 메뉴를 분리시켜서 바코드로 처리하는 방법입니다.

예를들어 입고 입력창에서 바코드입력을 받을수 있도록 준비하고, 바코드입력(숫자+Enter)시에 데이터상의 바코드와 일치하는 제품을 + 시키며, 하단에 현 재고량을 표시하는 방법입니다.

출고또한 마찬가지 방식으로 진행하되, 데이터 일치하는 제품을 - 시키며, 하단에 현 재고량을 표시하면 됩니다. 마지막으로 재고메뉴의 경우 전체 제품을 나열하되, 입력창에서 특정 키워드 및 바코드로 검색을 할수 있도록 구성하면 됩니다.

 

개발이 어렵지는 않지만, 위에서 말씀드린 기능만이 사용될수는 없기때문에 실제로 사용가능한 시스템을 구성하기 위해서는 더 다양한 기능에 대한 접근이 필요합니다.

 

예를들어 제품이 수백개 입고가 될때, 매번 바코드로 수백번을 입력할수가 없기 때문에 바코드 입력이후 제품의 수량이 2개 이상이면 숫자를 추가로 입력 받을수 있도록 하고, 바로 다음 바코드가 입력이 되면 자동으로 1개 제품이 입고처리 되는 방식이 필요합니다. 또한 바코드 운영시에 오류 및 재고관리시의 오류를 막기 위해서 제품의 바코드가 정상적으로 입력되지 않거나 입고와 출고의 기록을 자동으로 남기는 기능이 필요할것입니다.

 

아무나 시스템에 들어와서 입고, 출고를 처리하거나 실수로 바코드를 연속해서 읽을 경우 이를 정정하기 위한 요소 또한 필요합니다. 이런식으로 기능들을 하나하나씩 보완하고, 수십년동안.. 수백,수천명의 사용자들이 필요로하거나 위험한 요소들을 제거하다 보면 현재 시중에서 나와있는 바코드를 활용한 재고관리 시스템의 상품에 근접한 시스템이 만들어 집니다.

 

2. 결제 및 거래현황 관리

바코드를 통해 단순히 재고파악만 하는 것이 아닌, 결제/오더/영업관리 측면의 시스템 요소가 필요한 것으로 보입니다.

최근 필요로한 시스템 요인만을 중심으로 작업하는 미니 솔루션 형태의 프로젝트나, 업무영역을 분석하여 시스템화하는 업무지원시스템의 영역에서 많은 분들이 관심을 보이고 있습니다. 필요없는 기능이 잔뜩 포함되어 사용하기 어려운 시스템보다는 실제 업무상에서의 필요성들을 중심으로 구축하되, 지속적으로 업데이트 및 보완 될수 있도록 시스템을 구성하는 추세입니다.

특히 오더관리/영업관리의 경우 외부에서 시스템에 접근을 해서 내역을 확인하거나,

관리자가 판매(영업)의 진행사항에 대한 모니터링을 하거나 목표실적에 대한 비교 및 매출과 미수금에 대한 보고화된 파일을 열람하는 등의 기능이 필요합니다.

또한, 당월의 미수금 내역을 차월로 이월하는 등 각 사람별 최종 지출금액과 미수금현황 / 수금현황에 대한 체크가 필요할 것으로 보입니다.

시스템은 처음 나왔을때 부터 복잡하지 않습니다. 사용자들의 경험과 그들의 필요성이 반영되면서 시간이 지나면서 복잡해 지게 됩니다. 수십억으로도 못만들수도 있지만 수십만원에도 만들수 있는것이 시스템입니다. 단지, 시스템의 가격이 비싸면 비쌀수록 포함된 기능 및 기술들이 더 구성되기 때문에 현재 가장 필요로한 기능을 중심으로한 시스템 구축 또한 필요합니다.

 

예를 들어서 생각해 보겠습니다.

시골에 있는 작은 도서관이 있다고 가정해 보았을 때, 이 도서관에서는 도서(재고)를 어떤식으로 관리하는 것이 정답일까요? 정답은 없을 것입니다. 책이 몇 권 없다면 종이에다 몇줄 선을 그은 다음에 리스트를 구성하는 것도 좋은 방법이 될수 있습니다. 여기에 도서를 대출하거나 반납하는 사람을 알아야만 도서분실에 대한 위험이 줄어든다 판단을 하게 되면, 도서별로 대출과 반납을 관리하는 카드를 사용할 것입니다. 마을 주민들의 참여가 활발하게되고, 도서의 양이 증가하게 되면, 더 좋은 방법의 기능이 필요하게 됩니다.

간단하게 라도 엑셀과 같은 스프레트시트 형식으로 도서의 리스트관리 및 대출/반납에 대한 처리를 하는것이 좋겠죠.. 만약 도서 대출과 반납을 하는 사람들이 많아지게 되어서 여러명의 사서가 관리를 하는 구조가 된다면 엑셀로는 어렵게 되며, 그 때는 엑세스 등의 DB를 활용하에 구축하게 됩니다.

이렇게 조금씩 보완하다가 책의 숫자가 많아지면 많아질수록 전문적인 DBMS를 활용하여 속도를 개선하거나 사용자의 편의기능을 보완한다는 등의 작업이 진행될 것입니다.

이렇게 기능을 확장하다보면 국립중앙도서관에서 활용할 정도의 규모 시스템이 구성되게 됩니다.

 

문제는 나한테 맞고, 필요한 시스템이 무엇일까 하는 점입니다.

시스템의 포인트를 어디로 놓고 생각하느냐에 따라서 다양한 시스템 전략이 가능한 부분입니다.

특히 판매,재고관리의 경우 시스템의 변수가 많고, 범위가 다양한 편이라 몇십만원에서부터 수십억원까지도 제작비용의 산정이 가능합니다. 정확한 진단을 위해서는 전문적인 IT컨설턴트의 컨설팅을 진행해 보실 것을 추천드립니다.

우선 컨설팅을 받기 전 고려해보셔야할 사항에 대해서 알려드리겠습니다.

 

[IT 컨설턴트 생각]

다른 방향으로 생각해 보겠습니다.

사람은 누구나 실수를 합니다. 반복적인 작업을 하기도 하고, 위험한 일을 모르고 넘어가는 일도 많습니다.

이때 시스템의 도움이 있다면, 해결될수 있는 방법은 많습니다.

1명의 인건비가 월200만원이라고 가정해 보았을때, 그 인력의 생산성이 시스템의 도움으로 인해서 급증하거나 위험요소가 줄어들거나 더 효율적인 작업이 전개될수 있다면, 그 가치는 충분히 회수될수 있습니다.

어설프게 무료시스템을 도입했는데. 재고관리를 공부하고, 활용하는데 어려우며, 시간또한 많이 소요되는 방식으로 수개월만 운영한다고 했을때, 차라리 비용을 어느정도 들이더라도 쉽고 편리하게 운영할수 있는 시스템이라면 그 가치는 충분할것입니다. 시간이 지나면 지날수록 시스템의 가치는 더하겠지만, 이를 인력으로 때우기 위해서는 더 많은 위험요인이 예상됩니다. 인건비 이외에도 인력이 사용하는 재경비 등을 고려해 보았을때, 수천만원이 들더라도 1명의 인력이 절감되거나 시스템으로 인한 관리효율 증가효과가 배가된다면 시스템의 구축이 훨씬 긍정적입니다. IT전문 컨설턴트의 도움을 통해서 효율적인 시스템을 구축해보십시오.