회사 재고 관리 어떻게 하나요?

회사 공정 재고관리

 

[질문]

작은 규모의 회사 입니다. 
예를들어
A 가공된 원자재를 구입 -> 가공 -> 외주 -> 가공 -> 납품
이런 가공 업체 인데 A 원자재를 가지고 사용 하는 곳이 많기도 하며 외주도 여러군데로 나가고
가공시에 들어가는 작은 소품들도 굉장히 많습니다.
원자재 종류도 수십가지고 여기서 파생되는 가공품도 수십가지여서 재고량 파악하기가 사실상 힘든 수준입니다.
발주가 나오면 그때그때 원자재를 파악하여 모자르는 원자재를 주문하는 형식인데
거래처에서 재고관리대장을 요구하는 경우가 생겨서 난감하네요
가공시 사용량을 알수도 없고 거래처에서 kg 으로 들어와도 현장에서 1단을 기준으로 재고 파악하는 경우가 더 많고 거래처 매입시 단으로 들어와도 현장에선 kg으로 사용 하는 경우도 있습니다.이걸 통일시킬수도 없네요ㅠㅠ(거래처에서 500kg 들어와도 현장에 50kg 사용 해주세요. 이러면 작업자 분들이 작업 진행이 안됩니다.납품 수량 3000개 작업해주세요, 라고 해야 작업이 가능합니다...)
이걸 어떻게 해야 재고 관리가 될까요... 

 

 

[답변] 

안녕하세요.  IT전문  컨설턴트입니다

 질문의 내용으로는 시스템의 포인트를 어디로 놓고 생각하느냐에 따라서 다양한 시스템 전략이 가능한 부분입니다.

부품재고관리 및 생산관리를 위한 시스템 도입검토를 추천드립니다.
재고관리를 진행하고 있는데 실제 데이터와 맞지 않다면, 관리시스템의 문제이거나 업무프로세스 상에서 문제점을 찾아볼수 있을것으로 생각이 됩니다. 입고에 대한 관리만 이루어 지는 구조로는 정상적인 재고관리가 불가능 합니다.추측으로는 전문적인 재고관리 시스템의 도입이 아닌 엑셀과 같은 스프레트시트 계열의 프로그램을 사용하여 운영할 것으로 생각이 됩니다. 재고관리의 경우 회사마다 관리하는 방법과 측정하는 기준이 달라지게 됩니다.
특히 판매,재고관리의 경우 시스템의 변수가 많고, 범위가 다양한 편이라 몇십만원에서부터 수십억원까지도 제작비용의 산정이 가능합니다. 정확한 진단을 위해서는 전문적인 IT컨설턴트의 컨설팅을 진행해 보실것을 추천드립니다.
우선 컨설팅을 받기 전 고려해보셔야할 사항에 대해서 알려드리겠습니다.


1. 재고수불
제품의 특성에 따라서 공급가가 변동되거나 판매가가 변동된다고 한다면, 시스템의 설계 난이도는 높아지게 됩니다. 동일한 제품이라도 공급처가 1곳이 아니라 여러곳이고, 각 공급처의 공급가가 달라지는 재고관리도 가능하기 때문에 어느정도의 요구사항 명세가 필수적입니다.
판매가의 경우에도 회원혜택 측면에서 등급별 할인율을 적용하거나 패키지할인단가를 운영한다고 했을때, 개당 제품에 대한 판매가를 정확히 산정하기 위해서는 복잡한 시스템 구성이 필요합니다.
예산의 여유가 있으신 상황이라면, 추후 확장을 위해서 다양한 시스템전략을 진행해 보실것을 추천드리지만, 대부분의 경우라면 필요로한 기능을 중심으로한 구축을 추천드립니다.

2.재고관리
POS의 경우 판매시점관리의 약자로써, 매장에서 사용하는 용도가 적합하고, 매장과 창고 및 타매장과의 관계를 본다면, 재고관리를 포함한 물류관리에 가깝기 때문에 SCM이라 판단이 됩니다.  기존 장비에 의존하는 POS의 경우 재고관리 및 물류관리 기능을 가지지 않고 있는 상황이라 POS전용 단말기를 통한 시스템 구축은 의미가 없을듯 합니다. 매장 및 창고에서 기존에 재고관리나 물류관리, 창고관리 등의 시스템적인 요인이 없으신 상황이라면, 가장 소비자단에 속하는 매장에서만 도입을 한다고 해서 효율성이 높아지지는 않습니다.
이런 경우라면, 컨설팅을 통해서 회사내부에 전반적인 시스템인프라의 범위를 산정해 보고, 그로인한 업무의 효율성을 예측해 본 뒤에 단계별로 도입을 하시는것이 좋습니다. ERP와 같은 대규까지는 아니더라도, SCM에서 일부요인을 잘 활용한다면, 효율적인 관리가 가능하기때문에 판매단가 및 재고 위험요소를 크게 줄일수가 있습니다.
재고조절이나 영수증 출력 부분은 시스템상에 큰 문제가 없는 기능입니다.
삭제 부분은 관리적인 측면에서 위험도가 높기때문에 추천드리지는 않는 방법입니다.

3.거래처관리
거래처 관리의 측면에서 가장 단순한 구매이력관리에서 부터 복잡한 CRM에 이르기 까지 다양한 전략이 가능합니다. 특히 거래처와의 관계를 높여야 하는 특성을 가진 업종이라면 CRM에 가까운 시스템 도입은 필수적입니다.
거래처 중에서도 구매량이 많거나 오랫동안 관계를 유지해온 거래처가 있을 것입니다.
그러한 거래처의 등급을 설정하여 구매량이 많을 시에는 등급을 조절함으로써, 해당등급에 맞게 공급단가를 설정하여 거래처에 따라 단가를 차등 적용시키는 방법이 있습니다.

4.판매/반품

여러가지 상품을 판매후 한가지만 반품할때 모두 환불하지않고 부분환불하여 재결제 또는 상품에 바코드가 없을경우 터치키로 상품을 판매하는 경우 구매내역이 나오게 하거나 안나오게 하는 방법이 있습니다. 바코드+KeyIN의 방법으로 판매가 가능하도록 구현하는 방법은 일반적으로 많이 사용하고 있는 부분입니다. 부분환불이나 재결제 부분은 시스템 정책에 따라서 조절할수 있는 부분이기 때문에 큰 위험은 없을 것으로 생각이 됩니다.

5.세트상품
상품을 세트로 부류하여 판매하는 경우를 재고관리에 있어서 BOM이라 불리는 방식입니다. 셋트 및 박스의 판매가 이루어 졌을경우 셋트를 구성하는 아이템(제품)의 재고처리까지 일원화 해서 진행하기 위한 시스템 구성입니다. BOM전략의 레벨(난이도)에 따라서 이 요소하나만으로도 견적금액의 수배수를 결정지을만큼 중요한 부분입니다.
일반적으로 단품<번들<소량박스<대량박스 등의 구성에서도 각 구성별 바코드를 운영하고, 바코드의 레벨에 따른 BOM전략을 기본으로 하고 있습니다. 이 레벨이 많아지면 많아질수록 시스템이 복잡해 지는 것은 당연한 일이겠죠.

6.상품등록
현재 도입을 원하시는 시스템이 어떤범위냐에 따라서 달라지겠지만 일반적으로는 POS모드와 상품입력 모드를 분리하실것을 추천드립니다. 회사나 매장의 규모에 따라서 다르지만 일반적으로는 상품등록을 진행하는 관리자와 판매를 진행하는 관리자는 다르게 운영되는 경우가 많습니다. 따라서 모드를 분리하여 구성해 보실것을 추천드립니다.
기타 공급가를 과세와 비과세로 나누거나 비고를 등록하거나 하는 부분은 큰 문제는 아닐것으로 생각이 됩니다.
하지만, 글자수 제한 부분은 DB설계와 밀접한 관계가 있기때문에 무조건적인 제한을 없애는것보다는 어느정도 제한을 두시는 것을 추천드립니다. 예를들어 상품이 10만개가 있는데 이중 1개의 상품만이 비고란을 100만자 작성한다고 하면, 나머지 9만9천999개의 상품과 함께 사용하는 DB가 100만자 만큼의 공간을 미리 비워두어야 합니다. 그만큼 비효율적인 운영이 예상된다는점 참고하셨으면 합니다. DB가 무거워지면 질수록 제품검색의 속도가 늦어지게 됩니다.

7.상품코드
바코드 및 전산운영을 하는데 있어서 상품코드의 자리수를 사전에 설계해 놓지 않는다면, 코드누락등의 문제일 경우 오류를 찾거나 처리하기가 쉽지 않습니다. 차라리 자리수에 대한 범위를 늘려놓는 한이 있더라도 운영상에서는 제한두실것을 추천드립니다. 물론 제한이 없도록 설계도 가능합니다만 위의 DB문제에서 처럼 속도저하나 비효율적인 운영은 예상하셔야 하는 부분입니다.

8.행사등록

행사를 기간별,아이템별로 적용하는 부분과
행사등록을 했을경우 %행사와 금액별행사 등록이 되고. 상품을 판매할 때 영수증에 정상가와 할인가 할인판매가가 모두 들어가는 경우
할인을 적용하여 진행한다면, 1번의 내용이 복잡해 질것을 예상하셔야 합니다. 판매가가 변한다고 할때, 수익율분석이나 통계 및 집계 데이터 산출은 어려워집니다. 그만큼 복잡한 시스템 운영을 진행해야 하기 때문에 전체적인 전략 부분의 점검이 필요할 것으로 생각됩니다.

9.그외 판매,재고관리 프로그램을 제작 할 수 있는지
결론부터 말씀드리자면, 전체적으로 생각하시는 부분은 구축이 가능한 영역입니다.
하지만, 얼마만큼 효율적인 예산으로 진행할수 있느냐 하는 부분에서 부정적입니다.
만약 많은 예산을 가지고 현존하는 최신 기술기법으로 제작이 가능하다는 전제가 성립된다면 그 이상의 구축도 가능한 범위겠지만, 예산이 낮다면 시도하기 어려운 범위입니다. 특히 많은 회사들이 기성품에 해당되는 이미 만들어진 솔루션을 도입하여 효율적인 운영을 진행하고 있습니다. 하지만, 현재 말씀드린 기능의 상당수는 이런 기성품으로 해결할수 있는 수준이 아니라 새로운 방법으로 새롭게 개발을 진행해야 합니다.

현 질문글 이외에 점검해 봐야 하는 중요한 요인입니다.

1. 시스템 사용자수(사용매장수)
: 백화점처럼 입점형으로 구현된 매장에서 사용하는 시스템이나, 타 지역에 위치한 매장에서도 동일한 시스템을 사용해야 하는 상황이라면 시스템의 난이도는 높아지게 됩니다. 또는 사용자수가 1~2명인 경우와 수백명의 경우에도 동일한 방법으로 제작이 될수가 없습니다.
2. 업종 및 상품군의 특성
: 업종 및 상품군의 특성에 따라서 다양한 전략이 가능합니다. 취급하는 주요품목의 특징과 유통과정상의 위험요인에 대한 진단또한 필수적이라 생각이 됩니다. 의류매장의 시스템을 대형마트에서 쓸수없듯이 적재적소에 시스템을 사용해야만 합니다.
3. WebPos 및 관련장치유무
: 기존 장치를 활용해서 도입하는 경우라면 기존장치를 개발한 개발사와의 협업작업을 통해서 구축을 진행해야만 합니다. 핸드터미널 등의 전용장치를 사용하시는 중이라면 더욱더 복잡한 개발이 예상이 됩니다. 만약 Web기반으로 POS를 운영중이시라면 인터넷단절 및 회선과부화 등의 상태를 고려해서 설계를 진행해야만 합니다.
4. MRP, BOM 도입범위
: 이 두가지의 시스템 요소 범위에 따라서 견적금액은 수십배 까지도 차이날수 있습니다. 가능하면 넓은 범위가 아닌 필요에 의한 확장이 가능하도록 구성해 보실것을 추천드립니다.
5. 입고상품의 시세변동 유무
: 판매되는 제품의 특성에 따라서 입고시에 시세에 영향을 받는 제품이 있습니다. 이 요소를 반영하여 입고시에도 가변시세가 가능하도로 구성한다면 훨씬 복잡한 시스템이 예상됩니다.
6. 타 시스템과의 연계성
: 회사 마다 필요로한 시스템은 다릅니다. 이런 여러 시스템과의 연계성을 높힌다면 업무의 효율성을 극대화할수 있습니다. 하지만, 어떤 시스템과 연동 혹은 컨버팅을 진행하느냐에 따라서 개발난이도 및 위험요인이 변한다고 가정해 보았을때, 여기에 대한 분석은 필수적입니다.
만약 한달에 30만개의 부품을 사용해야 하고, ABCDE 등과 같이 여러개의 부품을 가지고 제품을 생산하는 경우 BOM의 요소를 고려하여 재고관리 시스템을 구현해야 합니다. 이런 문제로 인해서 단순한 재고관리 시스템으로는 실제 사용하는 환경에 맞추어 운영할수가 없습니다.ABCDE의 5가지 부품으로 하나의 제품을 만든다고 가정해 보았을때, 그 중에서 하나의 부품이라도 재고가 없는 상황이라면 제품제작은 불가능합니다. 이럴경우 현재 남은 재고수량을 기준으로 각각의 부품별로 생산가능한 수량에 대한 예측이나, 주문받은 수량에 대해서 필요한 부품수에 대한 산출 등의 방법으로 BOM을 활용해 보신다면 훨씬 효율적인 재고관리가 가능합니다. 다른 방법으로는 안전재고와 적정재고 등의 관리기법을 활용한 MRP를 통하여 재고관리의 기본적인 흐름을 잡는 방법도 있습니다. A라는 부품의 발주 주기를 예측해서 창고에서 보유해야 되는 재고의 수량을 지정범위내에 있도록 설정을 하고, 해당 범위 미만일 경우 자동발주를. 해당범위 초과일경우 발주제한을 통하여 재고관리의 효율성을 높여주는 방법 또한 도입이 되어야 할것으로 생각이 됩니다. 여기에 공정 및 생산주문시에 필요로한 부품수량에 대한 정확한 명세가 가능하고, 이를 재고를 보관하는 창고측과 생산을 담당하는 파트에서 동일한 시스템 운영 및 데이터 연계를 통하여 주문량과 생산량에 대한 검증을 해보신다면 자동으로 출고, 불량의 수치를 조절할수 있을것입니다. 이 부분의 데이터가 정확하다면 재고 부분 확인은 실시간으로도 가능합니다. 예전 컨설팅을 진행했던 회사 중에서 가방,구두 등에서 사용되는 금속류를 제작하는 회사가 있었습니다.제품이 만들어 지기 위해서 최소 7개에서 20개 정도의 공정을 거치게 되고, 각 공정별로 작업이 넘어가는 시점과 불량율로 인하여 납기일에 대한 지연 및 수량에 대한 위험을 안고 있었습니다. 이로인해서 불량율이 낮게 나오는 경우 생산품이 예상보다 많이 제작되었고, 이를 원재료에서 부담하고, 추후 동일 제품의 추가주문을 대비하여 창고관리를 하다보니 창고에 대한 관리 부담은 증가하고 있었습니다.몇번의 ERP 및 생산관리 시스템 도입에서 실패를 한 상황이라 컨설팅이 필요한 상황이었습니다.IT컨설팅을 통한 시스템 도입으로 각 공정별로 작업시간 채크 및 다음 공정의 대기 등의 프로세스와, 공정별 불량률에 대한 정확한 분석으로 훨씬 효율적인 재고관리 및 원자재 관리가 가능하도록 생산 및 공정관리 시스템을 도입해 드린적이 있습니다. 많은 회사들이 ERP 및 재고관리, 생산관리 ,SCM 등의 시스템을 도입하지만, 실제로 성공적으로 시스템을 활용하는 회사는 드물수 밖에 없습니다. 어느정도 틀에 박혀있는 시스템으로는 각각의 회사마다 다른 프로세스를 감당하기가 어렵습니다. 그렇다고 회사의 업무프로세스를 시스템에 맞추어서 변형하는데도 무리수가 따릅니다.특히 회사에 IT관련 전문 인력이 없는 상황이라면 시스템 개발회사의 전문 개발자와 대화를 통해서 회사에 맞는 시스템을 도입한다는 것은 불가능에 가깝습니다. 담당 개발자가 생산 및 업무프로세스에 대한 직간접적인 경험이 있거나, 정확한 요구사항에 대한 문서화가 되어있지 않은 상황이라면 개발자가 생각한 대로의 결과물만이 나올수 밖에 없는 현실입니다. 이런 이유에서 현재 필요한 부분에 있어서 전문 IT컨설턴트의 컨설팅과 맞춤제작을 통한 효율적인 재고관리 시스템 도입이 필요할 것으로 생각이 됩니다.  IT 컨설팅을 통하여 회사업무프로세스를 분석하고, 해당 업무상에서 필요한 시스템에 대한 범위와 종류 및 개발방법에 대해서 조언이 가능합니다. 또한, 회사에서 필요로한 시스템의 요구사항에 대한 분석을 통하여 정확한 맞춤개발이 가능하도록 지원을 해드릴수가 있습니다.이를 통해서 진행하는 개발이야말로 맞춤개발이 아닐까 합니다.


[IT컨설턴트의 생각]
시스템 도입의 가장 큰 목적은 효율적인 운영을 통한 기업경쟁력 향상이라 판단이 됩니다.
POS,SCM,ERP 어떤거든 좋습니다. 기업의 경쟁력이 향상된다면, 도입을 해야겠죠...
단지 기본 환경이 Web기반이냐, SI기반이냐에 따라서 WebPOS냐, POS기기를 활용한 POS냐 하는 구분이 있습니다. Web기반시스템의 경우에는 비즈니스의 확장에 따른 변화요인을 수용하여 개발할수가 있으며, 쇼핑몰과 기타 시스템과의 호완성이 좋습니다. 반면에, 구축비용이 높고, 개발가능한 회사가 많지가 않습니다.
반면에 SI기반의 시스템의 경우, 안정성인 높고 구축비용이 저렴한 장점이 있지만, 비즈니스의 확장에 따른 변화요인을 수용하기 힘든 구성입니다.
컨설턴트의 입장에서 Web이냐 SI냐 하는 부분은 의미가 없다고 판단이 됩니다.
가장 우선적인 것은 기업의 환경과 시스템을 어떻게 결합하여, 반복적이고 위험한 작업을 효율적이고 안정적으로 처리하도록 만드는데 시스템을 어떻게 기여하게 할까 하는 요인이겠죠... ^^
시스템 도입을 통한 효율성만 높이더라도 엄청난 업무효율을 가져올수가 있습니다.
일단, 전문적인 IT컨설턴트를 통해서 기업의 시스템현황을 진단해 보시고, 단계별 도입전략 및 예산계획을 수립하시는것이 나을듯 합니다. 기업에서 ERP나 SCM도입시 마다 실패를 많이 하는 이유는, 기업내에 전문가가 없고, 기업의 환경을 포용할 수 있는 시스템을 개발하기가 힘들기 때문입니다. 발주사 입장에서의 컨설팅은 합리적인 가격산정, 기업경쟁력강화, 추후 비즈니스모델과의 연계, 안정적인 개발환경구축, 기업 비즈니스 프로세스의 반영 등의 요인에서 긍정적인 요인으로 작용할 수가 있습니다. 그래서 컨설팅을 추천드립니다. ^^
현재까지의 요구사항 이외에도 운영중에 여러상황상 필요로한 시스템의 기능은 늘어날것으로 생각이 됩니다. 이때마다 지금처럼 새로운 제작을 하거나 기능을 지원하는 솔루션을 찾는다는 것은 비효율적인 전략이 될것입니다. 회사에 맞는 시스템 그리고, 사업의 전개에 따라서 확장성을 확보할수 있는 시스템이야 말로 기업 경쟁력 강화의 기본입니다.