직원 오더 관리 웹 또는 ERP

영업관리/실적관리 시스템

 

[질문]

현재 엑셀 파일로고객 이름 / 연락처 / 통신사 / 구매제품 / 사은품 / 원가 / 판매가 / 마진율 등등등을...엑셀로 관리를 하고 있는데, 텔레마케팅 업무이다 보니 엑셀로 한계가 있어,
홈페이지 또는 ERP 또는 그룹웨어등으로엑셀 파일로 다운도 받을 수 있는 방식으로 고객 관리 및 직원 관리를 하고자 합니다.
예시 )본사로 부터 100명의 제품 상담 명단이 넘어 오면 5명의 직원에게20명씩의 고객을 정보를 개별직원이 할당된 고객 정보만  열람할 수 있도록 분배해주고개별 직원이 고객과 상담을 통해서 판매 실적등을 기재하고 등록하면,관리자 모드에서 총 실적에 대해서 직원들의 실적을 관리할 수 있는 시스템을 구축하고자 합니다.이럴 경우 어떤 것이 효율적이고 잘 맞을까요?관리자 모드에서 아이디 생성등을 하여 신규 입사자등에게 개정 오픈도 쉽고,본사로 부터 받은 엑셀 정보를 쉽게 등록도 가능하면 좋을 것 같습니다.또한, 직원들에게 원가 마진율등은 비공개로 등급을 줘서 관리할 수 있으면 더욱 좋고요.

이런 관리시스템을 도입하고자 하는데, 홈페이지로도 가능한지 아니면 ERP등으로 구축해야 되는 것인지 또는 그룹웨어도 위 양식으로 보고형식으로 가능한지 어떤 방식으로 알아 보면 좋을지 몰라 자문을 구합니다.

 

[답변]

안녕하세요.  IT전문  컨설턴트입니다

ERP기능 이라기 보다는 영업관리를 위한 시스템 요소가 필요한 것으로 보입니다. 
최근 필요로한 시스템 요인만을 중심으로 작업하는 미니 솔루션 형태의 프로젝트나, 업무영역을 분석하여 시스템화하는 업무지원시스템의 영역에서 많은 분들이 관심을 보이고 있습니다. 필요없는 기능이 잔뜩 포함되어 사용하기 어려운 시스템보다는 실제 업무상에서의 필요성들을 중심으로 구축하되, 지속적으로 업데이트 및 보완 될수 있도록 시스템을 구성하는 추세입니다.


특히 영업관리의 경우 외부에서 시스템에 접근을 해서 내역을 확인하거나, 
중간관리자가 영업의 진행사항에 대한 모니터링을 하거나
경영파트에서 목표실적에 대한 비교 및 보고화된 파일을 열람하는 등의 기능이 필요합니다. 
외부에 제공한 제안서나,견적서,등의 문서를 전산화하여, 지속적으로 활용할 수 있거나 비교할 수 있도록 하는 기능 또한 중요한 요인입니다.영업관리는 체계적인 관리를 통해서 단순한 실적에 대한 관리뿐만 아니라 영업의과정과 그로 인한 시행착오를 관리하여 효율적인 대응책을 모색하는 전략으로도 활용 가능합니다.


약간은 계약관리의 형태 또한 포함되는 것이 좋을것으로 보입니다. 현재 계약기간 종료시점 이전에 대상 건들을 분류하여 관리하려는 이유가 계약연장이나 계약조건에 대한 재협상 시 이전 계약 내역을 확인하려는 목적이라면 해당 기능에 대한 보완 또한 필요하리라 생각됩니다. 신규 고객모집도 중요하지만, 기존고객의 이탈을 방지하는 것 또한 중요합니다.지속적인 사후관리와 계약에 대한 연장등은 고객의 신뢰도는 물론 안정적인 고객관계의 기본이 될 것 입니다. 영업 및 계약을 진행했던 담당자가 퇴사를 하더라도 시스템을 통해서 쉽계 인수인계가 가능하며,고객사 대응의현황을 포함하는 등 다양한 전략활용이 가능합니다.


시스템은 처음 나왔을때 부터 복잡하지 않습니다. 사용자들의 경험과 그들의 필요성이 반영되면서 시간이 지나면서 복잡해 지게 됩니다. 수십억으로도 못만들수도 있지만 수십만원에도 만들수 있는것이 시스템입니다. 단지, 시스템의 가격이 비싸면 비쌀수록 포함된 기능 및 기술들이 더 구성되기 때문에 현재 가장 필요로한 기능을 중심으로한 시스템 구축 또한 필요합니다. 현재 생각하시는 기능만으로는 복잡하지 않지만, 실제로 사용하면서 다양한 기능에 대한 보완이 필요할것이며, 시스템 또한 사업의 영역과 확장에 따라서 변경할수 있는것이 좋습니다. 


예를들어서 생각해 보겠습니다.
시골에 있는 작은 도서관이 있다고 가정해 보았을때, 이 도서관에서는 도서(재고)를 어떤식으로 관리하는것이 정답일까요? 정답은 없을것입니다. 책이 몇권 없다면 종이에다 몇줄 선을 그은다음에 리스트를 구성하는것도 좋은 방법이 될수 있습니다. 여기에 도서를 대출하거나 반납하는 사람을 알아야만 도서분실에 대한 위험이 줄어든다 판단을 하게 되면, 도서별로 대출과 반납을 관리하는 카드를 사용할것입니다. 마을 주민들의 참여가 활발하게되고, 도서의 양이 증가하게 되면, 더 좋은 방법의 기능이 필요하게 됩니다.
간단하게 라도 엑셀과 같은 스프레트시트 형식으로 도서의 리스트관리 및 대출/반납에 대한 처리를 하는것이 좋겠죠.. 만약 도서 대출과 반납을 하는 사람들이 많아지게 되어서 여러명의 사서가 관리를 하는 구조가 된다면 엑셀로는 어렵게 되며, 그 때는 엑세스 등의 DB를 활용하에 구축하게 됩니다.
이렇게 조금씩 보완하다가 책의 숫자가 많아지면 많아질수록 전문적인 DBMS를 활용하여 속도를 개선하거나 사용자의 편의기능을 보완한다는 등의 작업이 진행될것입니다.
이렇게 기능을 확장하다보면 국립중앙도서관에서 활용하능할 정도의 규모 시스템이 구성되게 됩니다.


문제는 나한테 맞고, 필요한 시스템이 무엇일까 하는점입니다.
어느정도 메뉴와 필요한 사항에 대한 고민을 하신다는건  이미 장부나 수기로 처리하는것 보다 조금 더 나은 관리방법에 대한 고민을 하고 있을듯 합니다. 여기서 어느정도 단계를 지난 시스템을 활용할것인가에 따라서 비용과 효율성은 달라지게 됩니다. 후자로 갈수록 시스템의 규모에 따라서 가격이 급증하게 되는 구조라 수십만원부터 수백억까지도 시스템의 가격은 결정될수 있습니다.


개발회사가 자선사업을 하지 않는한, 회사운영 및 투자금 회수를 위해서는 비즈니스 모델을 반드시 운영하게 되어있습니다. 무료로 보이는 프로그램을 사용하면서 기능업데이트에 많은 비용을 쓰게 되거나, 데이터 보안의 문제가 생기는 것 보다는 합리적인 가격의 합리적인 시스템을 구축하는것이 현명합니다.


[IT컨설턴트의 생각]
다른 방향으로 생각해 보겠습니다.
사람은 누구나 실수를 합니다. 반복적인 작업을 하기도 하고, 위험한 일을 모르고 넘어가는 일도 많습니다.
이때 시스템의 도움이 있다면, 해결될수 있는 방법은 많습니다.
1명의 인건비가 월200만원이라고 가정해 보았을때, 그 인력의 생산성이 시스템의 도움으로 인해서 급증하거나 위험요소가 줄어들거나 더 효율적인 작업이 전개될수 있다면, 그 가치는 충분히 회수될수 있습니다.
어설프게 무료시스템을 도입했는데. 재고관리를 공부하고, 활용하는데 어려우며, 시간또한 많이 소요되는 방식으로 수개월만 운영한다고 했을때, 차라리 비용을 어느정도 들이더라도 쉽고 편리하게 운영할수 있는 시스템이라면 그 가치는 충분할것입니다. 시간이 지나면 지날수록 시스템의 가치는 더하겠지만, 이를 인력으로 때우기 위해서는 더 많은 위험요인이 예상됩니다. 인건비 이외에도 인력이 사용하는 재경비 등을 고려해 보았을때, 수천만원이 들더라도 1명의 인력이 절감되거나 시스템으로 인한 관리효율 증가효과가 배가된다면 시스템의 구축이 훨씬 긍정적입니다. IT전문 컨설턴트의 도움을 통해서 효율적인 시스템을 구축해보십시오.