매출 관리랑 미수금 챙기기가 너무 스트레스인데, 운영 전반을 도와줄 사이트 있을까요?

 

학원 매출관리 시스템

[질문]

학원을 운영하다 보니 수업보다 힘든 게 매출 관리랑 미수금 챙기는 일이네요.

엑셀로 관리하자니 누락이 생기고, 일반 프로그램은 저희 학원 특유의 형제 할인/장기 수강 할인이 반영이 안 됩니다.

저는 제가 매일 아침 접속했을 때 '오늘 수납 대상자'와 '미수금 현황'을 직관적으로 보여주고,

클릭 한 번으로 알림톡까지 나가는 시스템이 필요합니다.

홈페이지가 단순히 홍보용이 아니라, 원장인 제 업무를 대신 해주는 '운영 관리 대시보드' 역할을 했으면 좋겠는데,

이런 시스템 제작은 어디에 맡겨야 할까요?

 

[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.

질문자님께서는 현재 학원운영에 대한 매출관리 및 운영관리를 도와줄 수 있는 시스템을 찾고 계신 듯 합니다

 

학원관리시스템은 각 학원별 업무프로세스에 따라서 해당 요소들이 차이가 심한편입니다.

학원의 규모, 업종, 학원생수, 관리범위, 회계처리방법, 성적공개방법, 출결처리방법 등의 요소에서 부터 기존 excel로 관리되는 데이터에 대해서 효율적으로 전산화 시키는 방법에 이르기까지 어떤 요소를 중점으로 고려하고, 운영하느냐에 따라서 시스템의 범위가 결정이 됩니다.

 

크게 생각해 본다면

1) 임대형 학원관리시스템 도입

2) 구매형 학원관리시스템 도입

3) 신규개발

 

의 3가지 방법으로 해당 프로그램의 도입방법을 생각해 볼수가 있습니다.

임대형 및 구매형의 경우 학원의 업무프로세스에 따라서 비용대비 효율성을 높일수는 있지만, 프로그램의 상당 부분이 학원 상황과 맞지 않는 경우가 대부분입니다. 대형학원 및 신설학원의 경우 학원 홈페이지와 연계된 학원관리시스템을 중심으로 3)의 신규개발을 많이 진행하고 있습니다.

 

학원관리시스템을 운영하는 가장 큰 이유는 학원생들의 효율적인 관리 및 그로인한 신뢰성 확립입니다. 신뢰성 확립의 측면에서 학원생들이 홈페이지를 통하여 자신의 성적열람 및 수업자료실 등의 요소를 활용해서 운영할 수 있다면, 경쟁 학원에 비해서 훨씬 비즈니스 우위를 점할수가 있습니다.

 

시스템은 운영하는 사람(회사)에 맞추어서 제작해야 한다고 생각이 됩니다. 대부분의 솔루션과 시스템은 기성품에 가깝게 사전에 많은 경험과 시행착오를 거쳐서 정형화되어있습니다. 기업의 특징과 업무프로세스에 따라서 필요한 시스템은 달라집니다. 업종이 유사하다고 하더라도 운영하는 인력과 업무프로세스가 다르다면 시스템의 요소 또한 달라지게 됩니다.

 

사용자 페이지를 중심으로 생각해 보았을 때,

 

수강 정보 등록(기간/인원 등)
수강자 정보 (이름, 연락처 등)
수강자 리스트 인쇄
수강자 상담내역 관리
수강 출결 관리

수강자 수납관리
등의 기능을 포함하고,

 

수강생들의 출결석 체크 및 잔여 기간 조회

수강률(기간별/클래스별 등) 분석

수강생들에게 공지사항등 전달 내용을 자동 메시지 발송 (SMS/알림톡)

체계적인 수납관리로 월별/연별 매출 통계

등의 형태로 개발하는 것이 좋을 듯 합니다.

얼마의 예산으로 시스템을 구축하는것이 정답일까요?.. 그리고 성공적인 시스템 구축은 왜 힘들까요?
많은 기업들이 시스템 도입을 필요로 하고 있으며, 현재도 도입을 검토중이거나 사용을 하고 있을것입니다.

예를들어 쇼핑몰을 한번도 운영해본적 없는 개발자가.. 고객이 그리고 운영자가 원하고 필요로 하는 시스템을 만들수 있을까요? 만약 쇼핑몰 운영 경험이 있는 개발인력이라면 운영상에서 필요로한 기능에 대한 예측을 누구보다 우선적으로 생각할것이며, 운영상 중요한 부분을 중심으로 개발을 진행할 것입니다.

쇼핑몰보다 수십배이상 복잡한 시스템에서 한번도 실제 경험을 가지지 못하고 책상 앞에서 모니터만을 봐서는 실제 필요로한 시스템을 구축할수가 없습니다. 더군다나 시스템은 만들어진 결과물을 보고 제품을 구입하는 것이 아니라, 만들기 위해서 비용을 지불하는 방식입니다. 만들고 나서 운영인력에 대해서 교육을 진행하는것이 아니라, 만들때 부터 운영할 인력이 필요로한 요인을 분석해서 적용한다면 좋은 결과가 예상되지 않을까요?.

 

시장에서 고객의 요구사항을 반영하여 비즈니스는 빠르게 변합니다. 그때마다 시스템을 뒤엎어야 하는것이 아니라 확장성을 가진 시스템이어야만 경쟁력 있는 운영이 가능합니다. 이런점에서 업무현황을 분석하고 이를 토대로 제작하는 업무지원시스템을 추천드립니다.

 

[IT 컨설턴트 생각]

시스템을 제작하는 방법은 다양합니다. 어느 방법이 맞고 틀리다의 문제가 아니라 어떤 방법이 현재 구상하는 비즈니스에 적합할까 하는 점입니다. 특히 온라인 기반의 비즈니스의 경우 시장변화에 민감하고, 소비자들의 요구사항이 빠르게 적용되어야 하는 문제점이 있습니다. 관리자를 잘 만들게 된다면 사이트가 효율적으로 운영될수 있기 때문에 빠른 고객대응 및 원활한 사이트 운영이 가능합니다. 반면에 관리자에 해당하는 프로그램 요인을 줄인다면 비용은 저렴하게 구축이 가능하겠지만, 인력으로 해당 공백을 메워야 되는 최악의 이벤트가 발생할 가능성이 높습니다.

 

시스템 및 홈페이지의 구축비용은 투입인력의 인력비용이나 이미 구축된 솔루션의 비용+커스트마이징 비용 등으로 산정되는것이 일반화 되어있습니다. 각기 다른 장단점이 있으니 신중한 검토를 진행하셔야 합니다.

 

전문적인 IT컨설턴트를 통한 효율적인 시스템 구축을 추천드립니다.