내부관리용 예약시스템 추천 부탁드립니다

예약관리시스템

 

[질문]

저희 회사 내부적으로 회의, 사원교육, 세미나 등 할 게 많고 장비 대여도 관리하고 있는데, 특히 대여 부분은 나중에 왔는지 아닌지까지 체크가 되야 하니 구글 캘린더 같은 걸로는 관리가 어렵습니다. 엑셀이나 수기 체크하려니 어려운데 해당 부분들 해결 할 수 있는 시스템있으면 추천 좀 부탁드리겠습니다.

 

- 관리하기 편한 시스템!! 엑셀 같은 걸로 다운 되면 더 좋습니다.

- 예약자가 취소 가능해야 함

- 모바일로도 이용할 수 있어야 합니다.

 

혹시 예약하신 분이랑 저한테 같이 메세지가 오게 할 수 있으면 가장 좋긴 한데 그 부분은 꼭 안 되면 안 되도 괜찮습니다.

 

[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트입니다.

 

현재 엑셀이나 수기로 업무를 진행하고 계시는 상황이며,

내부 회의, 사원교육, 세미나, 장비대여 등의 예약관리시스템에 대해 고민중이신것 같습니다.

 

시스템은 운영하는 사람(회사)에 맞추어서 제작해야 한다고 생각이 됩니다. 대부분의 솔루션과 시스템은 기성품에 가깝게 사전에 많은 경험과 시행착오를 거쳐서 정형화되어있습니다. 기업의 특징과 업무프로세스에 따라서 필요한 시스템은 달라집니다. 업종이 유사하다고 하더라도 운영하는 인력과 업무프로세스가 다르다면 시스템의 요소 또한 달라지게 됩니다

 

예약시스템은 규모 및 업종에 따라서 다양한 구축이 가능합니다.

지금 생각하고 계신 시스템을 기준으로 생각해본다면 미리 대여가 가능한 장비나 공간 일정/시간대를 등록하고, 사용자가 사이트에 접속했을 때 실시간 예약이 가능해야 합니다.

이러한 구성이라면 예약취소, 일정변경을 원할 시에 가능한 스케쥴을 사용자가 쉽게 파악할 수 있어야하고 변동된 사항은 관리자와 사이트에 실시간으로 반영이 되어야합니다.

 

사용자 페이지를 중심으로 생각해 보았을 때,

 

-달력 월별주별일별형태의 스케줄 리스트

-날짜별 상단에 관리자 메모가능

-관리자의 공지전달

-여러 개의 예약 장소 추가 가능

-날짜별로 예약 가능한 항목 표시 예약 잔여 수 (예약비율)

-예약된 내역 표시 개인정보는 일부 표시 (예약상태)

-날짜별로 메모가 필요하다면 관리자 메모가능 추가

-관리자가 별도 예약등록 가능

 

등의 기능을 포함하고,

 

예약시에는

 

-예약자명 연락처

-예약인원 최대 예약인원 조절 가능

-예약확인용 비밀번호 설정

-유의사항 규정 표시

 

등을 처리하는 형태로 개발하는 것이 좋을 듯 합니다.

 

엑셀이나 달력이나 월기준 화이트 보드에 예약된 이후 표기를 하는 방식으로 예약관리를 진행하신다면

예약별 특이사항을 발생할 시에 관리가 복잡해집니다. 중복예약이 되거나 예약이 누락되는 등의 현상처럼 사람이 하는 업무는 실수가 만들어 질수 밖에 없습니다. 문제가 많이 발생하지 않는다면 이런 원시적인 방법으로 운영할 수 있지만 추천 드리지는 않는 방식입니다.

 

또한, 단순히 예약관리만 하기보다 전자출입명부 등 운영 상에 필요한 타 시스템과의 연계가 가능하다면 더욱 활용도가 높을 것입니다. 일반적인 사이트를 통해 구축했을 때의 상황을 예상한다면 사용자가 사이트를 통해 개인 정보와 희망 시간을 선택하여 신청하고 사용 시간대에 맞춰 따로 출입명부를 작성 해야 할 것입니다. 하지만 사이트에 시스템적인 요소를 더하여 출입명단을 관리하거나 사용 및 대여 히스토리 등을 관리할 수 있다면 더욱 효율적으로 운영하실 수 있으실 것으로 생각됩니다.

 

 

 

[IT 컨설턴트의 생각]

 

 

예약 시스템은 구축방법이 다양합니다. 어떤 방법이 맞고 틀리냐 하는 문제 보다는 어떤 방법이 구축하려는 목적과 흐름에 맞도록 최적화 되어있느냐 하는 점이 중요합니다. 특히 온라인을 기반으로 진행되는 예약의 요구사항이 늘어나는 것에 대한 대비도 필요합니다. 구축이 완료된 시스템이라 하더라도 얼마든지 확장하거나 개선할 수 있어야만 합니다. 시중에서 사용되는 대부분의 개발방법론이 저렴한 가격을 위한 방법으로 포인트가 맞춰져 있습니다. 업무상의 위험요인을 최소화하고, 효율성을 극대화시킬 수 있는 점에서 주문제작형 예약 사이트 도입이 필요합니다. 효율적인 도입 및 운영을 위해서 전문적인 컨설턴트를 통한 컨설팅을 추천드립니다.