재고 관리 도와주세요!

쇼핑몰재고 매장/대기 재고관리

[질문]

 

아는 분 쇼핑몰에 취직을 했는데
재고 관리가 엉망이라 새로 정리하려고 합니다.

그런데 저히는 해외배송 상품을 취급하는지라
매장에 있는 재고 (파악 가능)와 선적 대기 중인 재고(파악 불가능)가 있어서

스토어에 업로드할 때 실재고는 0개인데 품절로 뜨는 걸 막기 위해서 옵션에 10개 이런식으로 넣곤 하거든요

실제로 있는 재고랑 주문해야 할 재고, 이런 것들을 관리하려면 엑셀이 가장 편할까요?

 

 

[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.

일단, 쇼핑몰의 재고와 오프라인(매장) 재고, 선적중인 재고를 연동해서 쇼핑몰이든, 재고관리든 구현하는게 좋을 것 같습니다. 현재 기성 프로그램들은 시장에서 사람들이 많이 사용하는 기능을 중심으로 솔루션이 구성되기 때문에 현재처럼 파악 가능재고와 선적 대기 재고처럼 다양한 연계구조는 불가능합니다. 기존에 나와있는 프로그램으로는 질문자님의 비즈니스에 적합하지 않을듯 합니다.

매출 및 재고관리를 알아보시면서 ‘쇼핑몰ERP’, ‘재고관리ERP’ 등 ERP에 대해서 들어보셨을겁니다. ERP는 자주 사용되는 용어이지만 오해를 하고 계신 분들이 많으신듯 합니다.

ERP(Enterprise Resources Planning)는 전사적 자원관리 또는 기업자원관리. 한마디로 기업 내 통합정보시스템을 구축하는 것을 말합니다. 이 용어를 처음으로 사용한 것은 미국 코네티컷주 정보기술 컨설팅회사인 가트너그룹으로 알려져 있습니다. 가트너 그룹은 ERP를 ＇제조업무시스템을 핵으로 재무회계와 판매, 그리고 물류시스템 등을 통합한 것으로 가상기업을 지향하는 시스템＇이라고 정의했습니다. 그대로 해석해 본다면 ERP는 인사·재무·생산·판매·경영·고객 등 기업의 전 부문에 걸쳐 독립적으로 운영되던 다양한 시스템을 하나로 통합, 기업 내의 인적·물적 자원의 활용도를 극대화하고자 하는 경영혁신기법입니다. 만약 고객관리가 핵심인 회사의 ERP라면 CRM의 영역에 가까운 시스템구조가 될것이고, 물류 및 생산관리가 우선인 회사의 ERP라면 SCM의 영역에 가까운 시스템구조가 예상됩니다. 이를 기준으로 생각해 본다면, 쉽게 생각해서 ERP는 기업이 운영하는 시스템을 일원화하여 제작된 구조입니다

시스템은 운영하는 사람(회사)에 맞추어서 제작해야 한다고 생각이 됩니다. 대부분의 솔루션과 시스템은 기성품에 가깝게 사전에 많은 경험과 시행착오를 거쳐서 정형화되어있습니다. 기업의 특징과 업무프로세스에 따라서 필요한 시스템은 달라지며, 업종이 유사하다고 하더라도 운영하는 인력과 업무프로세스가 다르다면 시스템의 요소 또한 달라지기 때문에 회사의 업무프로세스에 맞는 시스템을 도입하시는 것이 매우 중요합니다.

시스템은 엑셀이나 수기작업등 반복작업을 최소화하며, 사람의 실수와 위험 요인을 감소시키기 위해서 업무프로세스에 맞게 구축해야합니다.

하지만 현재 질문자님의 회사에서 필요하신 기능이 질문자님의 회사 업무프로세스에 맞게 구축된 ERP는 높은 확률로 찾아보기 어려우실 겁니다. 대부분의 기성ERP를 도입하신다면 그 도입하신 ERP에 맞게 업무프로세스를 변경하셔야하는 상황이 발생합니다. 

몇 십년동안 운영되던 회사가 시스템 도입으로 인해서 실무의 프로세스를 변경해야 하는 경우와, 시스템 도입을 통해서 문제점이 해결되는 경우를 비교해서 생각해 본다면 시스템 도입에서 무엇을 우선시 해야하는지 판단이 되실겁니다. 시스템은 반복적인업무를 줄여주고, 위험도가 높은 업무의 위험을 낮춰주고, 효율적인 업무진행을 도와주며, 판단에 도움이 되도록 기준을 제시하는 등의 사람이 진행하는 업무를 지원합니다. 이런 이유에서최근 업무지원시스템의 항목에서 새로운 형태의 맞춤 시스템에 대한 시장수요가 폭발적으로 늘어나고 있습니다.


어떤 회사에서 ERP 도입이 시작되었을까요?

중소기업보다는 대기업에서 시작했을 가능성이 높습니다. 여러 가지 시스템적인 요인들이 많고, 전산화에 대해서 90년대부터 꾸준히 추진해온 경험과 시행착오를 토대로 그들만의 시스템을 구축했습니다. 그 노하우를 토대로 인접 산업군에 맞춰진 시스템을 구축하게 됩니다.

문제는 어떤 방식으로 기성 ERP가 나왔느냐 하는점입니다.

대기업이 사용하던 시스템을 중소기업이 사용한다는 것은 쉽지 않을 것입니다. 당연히 그들보다 기능이 더 축소되고, 더 효율적인 무언가의 방법이 있을 것입니다. 하지만, 기성으로 만들어진 제품을 단지 포트폴리오가 대기업이고, 많은 해당 분야 업체들이 사용하고 있다는 것만으로 시스템을 도입하는 것은 문제가 있습니다.

기업은 기업마다 업무프로세스가 다르며, 시스템의 요구영역이 다릅니다. 이를 일원화하여 범용적인 시스템을 운영한다는 것은 어불성설입니다. 한국보다 기업시스템이 발달한 여러 해외기업에서도 범용ERP가 아닌 기업에 맞춰진 여러가지 전략을 동원하고 있는 상황입니다.

 

거의 대부분의 기업들이 시스템 도입을 실패하는 이유는 무엇일까요?... 
크게 네가지의 원인을 생각해 보셔야 할듯합니다.

첫째. 도입을 담당하는 인력은 IT인력이 아닐 가능성이 높습니다.

많은 기업들이 IT전문 인력을 보유하지 못하고 있습니다. 설령 보유하고 있다고 하더라도 급변하는 IT에 맞춰서 새로운 트랜드를 반영할수 있는 인력이 아니라 특정 부분에 전문화된 인력일 가능성이 높습니다.

컨설팅 경험상 80~90% 이상의 기업들에서 IT전문인력은 말그대로 IT에 찬한 인력이지 해당 시스템 도입을 검토할 정도의 경험이 없는 경우가 많았습니다. 유통업이라면 엑셀이나 워드 등의 단순 작업이 가능한 인력에게 회사의 미래를 책임질 시스템 개발업체를 선정하고, 해당 업체와 업무협조를 통해서 회사에 맞는 시스템을 만들라고 하는 것은 처음부터 무리 일수 밖에 없습니다. 이런 이유에서 전문적인 IT컨설턴트를 통한 컨설팅이 필요하지 않을까 합니다. 

둘째. 개발과 운영은 다릅니다.​

손쉽게 찍어내듯 만들수는 있지만, 손쉽게 운영할수는 없는것이 시스템입니다.
셈플이 있고, 솔루션이 있다면 약간의 수정만으로 솔루션+커스트마이징을 통해서 손쉬운 구축이 가능합니다.
유사한 시스템이라면 해당 분야의 경험을 가진 개발인력들이 어렵지 않게 개발할수 있습니다.
하지만, 그 인력들은 실제로 시스템을 운영하는 인력들이 아닙니다.

예를들어 쇼핑몰을 한번도 운영해본적 없는 개발자가.. 고객이 그리고 운영자가 원하고 필요로 하는 시스템을 만들수 있을까요? 만약 쇼핑몰 운영 경험이 있는 개발인력이라면 운영상에서 필요로한 기능에 대한 예측을 누구보다 우선적으로 생각할것이며, 운영상 중요한 부분을 중심으로 개발을 진행할 것입니다.

쇼핑몰보다 수십배이상 복잡한 시스템에서 한번도 실제 경험을 가지지 못하고 책상 앞에서 모니터만을 봐서는 실제 필요로한 시스템을 구축할수가 없습니다. 더군다나 시스템은 만들어진 결과물을 보고 제품을 구입하는 것이 아니라, 만들기 위해서 비용을 지불하는 방식입니다. 만들고 나서 운영인력에 대해서 교육을 진행하는것이 아니라, 만들때 부터 운영할 인력이 필요로한 요인을 분석해서 적용한다면 좋은 결과가 예상되지 않을까요?.

셋째. 시장변화에 대응하지 못합니다.

시장은 빠르게 변화합니다. 현재 도입해야하는 시스템은 얼마나 빠른 시장적응이 가능할까요? 거의 대부분의 시스템은 수년~수십년간 해당 업종에서 사용되고 있습니다. 10년전과 동일한 모듈과 동일한 시스템 구성으로 만들어진 시스템은 최신 트랜드를 반영할수 있을까요?. 스마트폰, 스마트Tv 등의 새로운 장치를 대응할수 있을까요?

온라인과 오프라인을 통합적으로 운영할수 있을까요?. 회사가 새롭게 시작하는 사업을 지원할수 있나요?

이런 대응을 위해서 시장예측이 가능해야만 합니다. 지금 도입하는 시스템.. 몇년을 사용할수 있을까요?.. 시장변화에 대응하며 유기적으로 확장할수 있는 시스템이라면 회사의 자산으로써 경쟁력을 키워줄수 있는 좋은 무기가 될것입니다.

넷째. 회사마다 다른 업무프로세스와 문화를 가집니다.

책상 앞에서 몇장의 요구사항에 대한 분석 문서만을 가지고 많은 개발회사들이 개발과 관련된 기능을 중심으로 시스템을 설계합니다. 수십년간 많은 시행착오를 겪으면서 회사가 쌓아온 노하우를 표현하기엔 무리가 있지 않을까요? 비슷해 보이는 업무처리를 진행하는 회사라 하더라도 그 회사의 문화와 업무프로세스는 동일할수 없습니다. 운영할 인력이 다르다면 그 인력이 익숙한 업무환경이 다를것이고, 이를 획일화 하여 제작한다는것은 수십년간 회사의 노하우를 무시하고, 시스템에 맞춰진 업무처리를 진행해야 한다는 결론이 됩니다.

시스템에 대한 진입장벽은 이로 인해서 발생합니다. 익숙한 업무를 포기하고, 익숙하지 않는 시스템으로 얼마나 효율적인 업무적용이 가능할까요?... 과연 이런 시스템이 필요한걸까요?.

시스템이 필요한 이유는 업무의 효율성을 높히고, 반복작업을 최소화하며, 위험 요인을 감소시키는 다양한 요구사항을 만족시켜야 합니다. 회사업무에 맞는 시스템이 필요하신건지. 아니면 시스템에 맞게 회사업무 프로세스 수정을 원하는 것인가 하는 질문과 그 답을 고민해 봐야할듯합니다. 엑셀로 모든 것을 관리하고 있으시다면 사람의 실수나 프로그램상의 누락, 오류로 인해 발생하는 문제들이 있으실 겁니다. 이를 최소화하기 위해 시스템을 도입합니다. 

시스템의 합리적인 가격은 정해진 금액이 없습니다. 반드시 필요한 요인또한 정의를 내리는 것은 쉽지 않습니다. 문제는 기존에 회사에서 시스템을 운영하고, 시스템을 통해서 업무를 진행할 인력들이 얼마나 시스템을 활용하여 그 가치를 실제 업무에 반영할수 있느냐 하는 점입니다. 업무 영역에 있어서 지금 필요한 것은 단순한 매출, 재고프로그램이 아니라. Web기반의 기업용 업무지원시스템입니다.

 

장단점을 정리해 본다면.

* 맞춤제작 
- 단점 : 구축비용 시간이 많이 든다 
- 장점: 다양한 비즈니스 적용이 가능하다. 경쟁모델이 쉽게 만들어지지 않는다. 

* 솔루션 활용구축 
- 장점: 구축비용과 시간이 절약된다. 기술력을 많이 필요로 하지 않는다. 
- 단점 : 유연한 비즈니스 대응이 불가능하다. 경쟁모델이 쉽게 만들어진다. 

시스템은 운영하는 사람(회사)에 맞추어서 제작해야 한다고 생각이 됩니다. 대부분의 솔루션과 시스템은 기성품에 가깝게 사전에 많은 경험과 시행착오를 거쳐서 정형화되어있습니다. 기업의 특징과 업무프로세스에 따라서 필요한 시스템은 달라집니다. 업종이 유사하다고 하더라도 운영하는 인력과 업무프로세스가 다르다면 시스템의 요소 또한 달라지게 됩니다. 

실제로 솔루션을 사용해서 성공하는 모델은 수천개 사이트중에서 극히 일부분에 불과하지만, 맞춤제작을 기반으로 한 시스템의 생존 및 성공확률은 상당히 높습니다. 

예를 들어 100만원을 들여 만든 시스템이 있는데, 이를 관리하기 위해서 1명의 운영인력이 투입되어야 하는 경우를 생각해 보겠습니다. 월 200만원 전후로 1년 동안만 운영해도, 인건비 기준으로는 2400만원이 소요되며, 재경비, 4대보험 등 및 기타잡비를 기준으로 생각해 봐도 5000만원 이상의 비용이 1년간 사용됩니다. 인건비뿐만 아니라 마케팅비용이나 기타 요소를 생각해 본다면 수억 원이 없어지는 것도 순간적입니다. 1년이 아니라 2년 3년 시간이 지나게 되면 될수록 지속적으로 비용이 소모됩니다. 

반대로 2000만원을 들여 맞춤제작한 사이트가 있는데, 이를 관리하기 위해서 투입되는 인력이 거의 없어도 되게 자동화 시키고, 회사의 요구사항을 토대로 제작된 시스템이라 가정해 보겠습니다. 초기에 2000만원이라는 막대한 비용이 소모되지만, 1년 뒤에도 2년 뒤에도 큰 비용 추가없이 유지보수나 기능추가에 해당하는 일정비용만이 추가될 것 입니다. 또한 사업 및 아이템에 특화하여 제작이 되어서 시장변화에 대한 대응이나 추후 사업 확장에도 용이할 것입니다. 

안정적인 시스템과 빠른 시장대응은 핵심 중 핵심입니다. 

 

시골에 있는 작은 도서관이 있다고 가정해 보았을 때, 이 도서관에서는 도서(재고)를 어떤식으로 관리하는 것이 정답일까요? 정답은 없을 것입니다. 책이 몇 권 없다면 종이에다 몇줄 선을 그은 다음에 리스트를 구성하는 것도 좋은 방법이 될수 있습니다. 

여기에 도서를 대출하거나 반납하는 사람을 알아야만 도서분실에 대한 위험이 줄어든다 판단을 하게 되면, 도서별로 대출과 반납을 관리하는 카드를 사용할 것입니다. 마을 주민들의 참여가 활발하게되고, 도서의 양이 증가하게 되면, 더 좋은 방법의 기능이 필요하게 됩니다. 간단하게 라도 엑셀과 같은 스프레트시트 형식으로 도서의 리스트관리 및 대출/반납에 대한 처리를 하는것이 좋겠죠.. 만약 도서 대출과 반납을 하는 사람들이 많아지게 되어서 여러명의 사서가 관리를 하는 구조가 된다면 엑셀로는 어렵게 되며,

 

그 때는 엑세스 등의 DB를 활용하에 구축하게 됩니다.

이렇게 조금씩 보완하다가 책의 숫자가 많아지면 많아질수록 전문적인 DBMS를 활용하여 속도를 개선하거나 사용자의 편의기능을 보완한다는 등의 작업이 진행될 것입니다. 이런 식으로 기능을 확장하다보면 국립중앙도서관에서 활용할 정도의 규모 시스템이 구성되게 됩니다. 문제는 나한테 맞고, 필요한 시스템이 무엇일까 하는 점입니다.

현재 회사에서 필요로한 솔루션이 준비되지 않은 상황이시라면 전반적인 현상황에 대한 정확한 컨설팅을 받아보시고, 전략을 수립하실것을 추천드립니다.



[IT 컨설턴트 생각]

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업무관리시스템 및 ERP프로그램은 딱 정해져 있는것이 아니기 때문에 회사마다 추천해야하는 ERP 및 도입방법은 달라집니다. 실제로 컨설팅을 가보면 ERP가 아닌 약간의 업무지원용 시스템의 도입만으로도 업무효율이 개선되는 사례가 더 많이 있습니다. 일단 IT전문 컨설턴트의 컨설팅을 통하여 회사내에서 필요로한 시스템의 범위와 구축방법에 대한 설계를 진단해 보십시오. 기업 경쟁력 향상으로 위해서 시스템을 통한 효율적인 업무프로세스도입을 추천드립니다.

일반적인 업체에서는 어떤 기능이 필요하고, 어떤기능이 더 중요하고, 얼마나 가장 합리적인 비용이고, 어떤 개발방법론이 적합하며, 어떤 업체가 좋은지에 대해서 판단이 거의 불가능합니다.

이런 이유에서 IT컨문 컨설턴트분들이 현장분석을 통해서 업무프로세스를 분석하고, 경쟁력을 살릴수 있는 시스템에 대한 구성안을 설계합니다. 따라서 [~시스템 얼마에요] 라는 질문만큼이나 어리석은 질문은 없습니다.

시스템은 여러가지 가변수를 고려하지 않는다면, 투입한 비용만큼의 성과가 나오는 구조입니다. 가격이 더 비싼 시스템이라면 그만큼의 기능을 더 고려하거나 운영상의 효율성을 고려할 것입니다

전문적인 IT컨설턴트의 컨설팅을 통해서 

1. 회사에서 필요로한 기능에 대한 분석
2. 업무프로세스 분석을 통한 요구사항 분석
3. 효율적인 개발방법론 산정
4. 시장대응 및 예측을 통한 시스템 확장성 기반설계
5. 경쟁력있는 개발업체 선정대행 및 대행개발
6. 개발프로세스 검수
7. 소프트웨어 품질검사
8. 운영메뉴얼 및 기능리포팅
9. 유지보수 및 관리대행
10. 타시스템과의 연계성 

등의 다양한 전략도입이 필요할것입니다. 

많은 기업들이 다양한 방법으로 시스템을 도입합니다. 하지만, 성공한 경우보다 실패한 경우가 더 많습니다,
여러가지 이유가 있겠지만,

- 필요로한 시스템이 무엇인가?
- 누가 운영을 할 것인가?
- 사업확장에 따른 대응이 가능한가?
- 도입한 범용시스템에 회사 업무프로세스 적용이 가능한가?

에 대한 질문과 답변을 생각해 보신다면 실패를 최소화할수 있을것입니다.

현재 회사에서 필요로한 시스템이 준비되지 않은 상황이시라면 전반적인 현상황에 대한 정확한 컨설팅을 받아보시고, 전략을 수립하실것을 추천드립니다. 전문적인 개발인력과 전문용어가 섞여 있는 대화를 나눌수 있을정도로 IT에 친숙한 직원이 있지 않는한.. 회사입장에서 개발업체와 대화를 나눠줄 컨설턴트가 필요할 것입니다.