업무 관리 시스템 추천 부탁드립니다.

실험실 업무관리 시스템

[질문]

 

아래와 같은 업무를 할 수 있는 시스템 추천 부탁드립니다.

 

1. 직원들의 근태관리 - 출퇴근, 야근, 주말근무, 병가, 연가 등등

2. 급여, 성과급 등 관리

3. 직원들의 인사, 교육, 연찬회 참가 이력 관리

4. 실험실에서 사용하는 다음 사항 관리(물품별 특성, 구매일, 폐기일, 사용일, 구매량, 사용량, 출고량 또는 폐기량, 재고량을 쉽게 파악)

- 시약

- 기자재 + 기자재 소모품

- 소모성 기구류

- 사무실 물품(문구류, 노트 등)

 

5. 클라우드 기반 협업시스템+메신저

 

6. 선택사항

- 전자결재

- 메일

- 업무공유

 

 

[답변]

 

안녕하세요. IT전문 컨설턴트입니다.

 

실험실에서 사용하는 물품관리나 직원관리 내부메신저 등 자체 통합시스템 제작 및 ERP 찾고 계신것 같네요.

많은 분들이 ERP에 대해서 오해를 하고 계시는 듯 합니다.

 

​ERP(Enterprise Resources Planning)는 전사적 자원관리 또는 기업자원관리. 한마디로 기업내 통합정보시스템을 구축하는 것을 말합니다. 이 용어를 처음으로 사용한 것은 미국 코네티컷주 정보기술 컨설팅회사인 가트너그룹으로 알려져 있습니다. 가트너 그룹은 ERP를 ＇제조업무시스템을 핵으로 재무회계와 판매, 그리고 물류시스템 등을 통합한 것으로 가상기업을 지향하는 시스템＇이라고 정의했습니다. 그대로 해석해 본다면 ERP는 인사·재무·생산·판매·경영·고객 등 기업의 전 부문에 걸쳐 독립적으로 운영되던 다양한 시스템을 하나로 통합, 기업내의 인적·물적 자원의 활용도를 극대화하고자 하는 경영혁신기법입니다. 만약 고객관리가 핵심인 회사의 ERP라면 CRM의 영역에 가까운 시스템구조가 될것이고, 물류 및 생산관리가 우선인 회사의 ERP라면 SCM의 영역에 가까운 시스템구조가 예상됩니다. 이를 기준으로 생각해 본다면, 쉽게 생각해서 ERP는 기업이 운영하는 시스템을 일원화하여 제작된 구조입니다

 

시스템을 운영하는 사람(회사)에 맞추어서 제작해야 한다고 생각이 됩니다. 대부분의 솔루션과 시스템은 기성품에 가깝게 사전에 많은 경험과 시행착오를 거쳐서 정형화되어있습니다. 기업의 특징과 업무프로세스에 따라서 필요로한 시스템은 달라집니다.

 

물류회사에서 필요로한 시스템과 고객을 상대하는 회사에서 필요로한 시스템은 같을수가 없습니다.

업종이 유사하다고 하더라도 운영하는 인력과 업무프로세스가 다르다면 시스템의 요소 또한 달라지게 됩니다.

몇십년동안 운영되던 회사가 시스템 도입으로 인해서 실무의 프로세스를 변경해야 하는 경우와

 

​시스템 도입을 통해서 문제점이 해결되는 경우를 비교해서 생각해 본다면 시스템 도입에서 가장 우선시 해야하는 항목에 대한 확신이 들 것입니다. 시스템은 반복적인업무를 줄여주고, 위험도가 높은 업무의 위험을 낮춰주고, 효율적인 업무진행을 도와주고, 판단에 도움이 되도록 기준을 제시하는 등의 사람이 진행하는 업무를 지원하는 업무지원시스템의 개념으로 생각해야 할것입니다. 이런 이유에서최근 업무지원시스템의 항목에서 새로운 형태의 맞춤 시스템에 대한 시장수요가 폭발적으로 늘어나고 있습니다.

 

​

​어떤 회사에서 ERP 도입이 시작되었을까요?​

 

중소기업보다는 대기업에서 시작했을 가능성이 높습니다. 여러가지 시스템적인 요인들이 많고, 전산화에 대해서 90년대부터 꾸준히 추진해온 경험과 시행착오를 토대로 그들만의 시스템을 구축했습니다. 그 노하우를 토대로 인접 산업군에 맞춰진 시스템을 구축하게 됩니다.

 

문제는 어떤 방식으로 기성 ERP가 나왔느냐 하는점입니다.

 

​대기업이 사용하던 시스템을 중소기업이 사용한다는것은 쉽지 않을것입니다. 당연히 그들보다 기능이 더 축소되고, 더 효율적인 무언가의 방법이 있을것입니다. 하지만, 기성으로 만들어진 제품을 단지 포트폴리오가 대기업이고, 많은 해당 분야 업체들이 사용하고 있다는것 만으로 시스템을 도입하는것은 문제가 있습니다.

 

기업은 기업마다 업무프로세스가 다르며, 시스템의 요구영역이 다릅니다.

이를 일원화하여 범용적인 시스템을 운영한다는 것은 어불성설입니다.

한국보다 기업시스템이 발달한 여러 해외기업에서도 범용ERP가 아닌 기업에 맞춰진 여러가지 전략을 동원하고 있는 상황입니다.

 

ERP를 구축하는 전략은 다양합니다. 중소기업용 ERP나 대기업 ERP의 구분보다는 업종이나 회사에서 운영되는 업무 프로세스, 기업의 문화, 운영인력의 경험, 지속적인 관리 및 업데이트, 시장상황에 대한 대응 등 다양한 요인을 포괄적으로 검토하여 기업에 맞는 시스템을 구성하는것이 좋습니다.

 

거의 대부분의 기업들이 시스템 도입을 실패하는 이유는 무엇일까요?...

크게 네가지의 원인을 생각해 보셔야 할듯합니다.

 

 

첫째. 도입을 담당하는 인력은 IT인력이 아닐 가능성이 높습니다.

 

많은 기업들이 IT전문 인력을 보유하지 못하고 있습니다. 설령 보유하고 있다고 하더라도 급변하는 IT에 맞춰서 새로운 트랜드를 반영할수 있는 인력이 아니라 특정 부분에 전문화된 인력일 가능성이 높습니다.

 

컨설팅 경험상 80~90% 이상의 기업들에서 IT전문인력은 말그대로 IT에 찬한 인력이지 해당 시스템 도입을 검토할 정도의 경험이 없는 경우가 많았습니다. 유통업이라면 엑셀이나 워드 등의 단순 작업이 가능한 인력에게 회사의 미래를 책임질 시스템 개발업체를 선정하고, 해당 업체와 업무협조를 통해서 회사에 맞는 시스템을 만들라고 하는 것은 처음부터 무리 일수 밖에 없습니다. 이런 이유에서 전문적인 IT컨설턴트를 통한 컨설팅이 필요하지 않을까 합니다.

 

 

둘째. 개발과 운영은 다릅니다.

 

손쉽게 찍어내듯 만들수는 있지만, 손쉽게 운영할수는 없는것이 시스템입니다.

셈플이 있고, 솔루션이 있다면 약간의 수정만으로 솔루션+커스트마이징을 통해서 손쉬운 구축이 가능합니다.

유사한 시스템이라면 해당 분야의 경험을 가진 개발인력들이 어렵지 않게 개발할수 있습니다.

하지만, 그 인력들은 실제로 시스템을 운영하는 인력들이 아닙니다.

 

예를들어 쇼핑몰을 한번도 운영해본적 없는 개발자가.. 고객이 그리고 운영자가 원하고 필요로 하는 시스템을 만들수 있을까요? 만약 쇼핑몰 운영 경험이 있는 개발인력이라면 운영상에서 필요로한 기능에 대한 예측을 누구보다 우선적으로 생각할것이며, 운영상 중요한 부분을 중심으로 개발을 진행할 것입니다.

 

쇼핑몰보다 수십배이상 복잡한 시스템에서 한번도 실제 경험을 가지지 못하고 책상 앞에서 모니터만을 봐서는 실제 필요로한 시스템을 구축할수가 없습니다. 더군다나 시스템은 만들어진 결과물을 보고 제품을 구입하는 것이 아니라, 만들기 위해서 비용을 지불하는 방식입니다. 만들고 나서 운영인력에 대해서 교육을 진행하는것이 아니라, 만들때 부터 운영할 인력이 필요로한 요인을 분석해서 적용한다면 좋은 결과가 예상되지 않을까요?.

 

 

셋째. 시장변화에 대응하지 못합니다.

 

시장은 빠르게 변화합니다. 현재 도입해야하는 시스템은 얼마나 빠른 시장적응이 가능할까요? 거의 대부분의 시스템은 수년~수십년간 해당 업종에서 사용되고 있습니다. 10년전과 동일한 모듈과 동일한 시스템 구성으로 만들어진 시스템은 최신 트랜드를 반영할수 있을까요? 스마트폰, 스마트Tv 등의 새로운 장치를 대응할수 있을까요?

 

온라인과 오프라인을 통합적으로 운영할수 있을까요?. 회사가 새롭게 시작하는 사업을 지원할수 있나요?

 

이런 대응을 위해서 시장예측이 가능해야만 합니다. 지금 도입하는 시스템. 몇년을 사용할수 있을까요?.. 시장변화에 대응하며 유기적으로 확장할수 있는 시스템이라면 회사의 자산으로써 경쟁력을 키워줄수 있는 좋은 무기가 될것입니다.

 

 

넷째. 회사마다 다른 업무프로세스와 문화를 가집니다.

 

책상 앞에서 몇장의 요구사항에 대한 분석 문서만을 가지고 많은 개발회사들이 개발과 관련된 기능을 중심으로 시스템을 설계합니다. 수십년간 많은 시행착오를 겪으면서 회사가 쌓아온 노하우를 표현하기엔 무리가 있지 않을까요? 비슷해 보이는 업무처리를 진행하는 회사라 하더라도 그 회사의 문화와 업무프로세스는 동일할수 없습니다. 운영할 인력이 다르다면 그 인력이 익숙한 업무환경이 다를것이고, 이를 획일화 하여 제작한다는것은 수십년간 회사의 노하우를 무시하고, 시스템에 맞춰진 업무처리를 진행해야 한다는 결론이 됩니다.

 

시스템에 대한 진입장벽은 이로 인해서 발생합니다. 익숙한 업무를 포기하고, 익숙하지 않는 시스템으로 얼마나 효율적인 업무적용이 가능할까요? 과연 이런 시스템이 필요한걸까요?

 

시스템이 필요한 이유는 업무의 효율성을 높히고, 반복작업을 최소화하며, 위험 요인을 감소시키는 다양한 요구사항을 만족시켜야 합니다. 이런 이유에서 회사업무에 맞는 시스템이 필요하신건지. 아니면 시스템에 맞게 회사업무 프로세스 수정을 원하는 것인가 하는 질문과 그 답을 고민해 봐야할듯합니다.

 

시스템의 합리적인 가격은 정해진 금액이 없습니다. 반드시 필요한 요인또한 정의를 내리는 것은 쉽지 않습니다. 문제는 기존에 회사에서 시스템을 운영하고, 시스템을 통해서 업무를 진행할 인력들이 얼마나 시스템을 활용하여 그 가치를 실제 업무에 반영할수 있느냐 하는 점입니다. 업무 영역에 있어서 지금 필요한 것은 단순한 경리프로그램, 회계프로그램이 아니라. Web기반의 기업용 업무지원시스템입니다.

 

 

​

[IT컨설턴트의 생각]

 

업무관리시스템 및 솔루션은 딱 정해져 있는것이 아니기 때문에 회사마다 추천해야하는 시스템 도입방법은 달라집니다. 일단 IT전문 컨설턴트의 컨설팅을 통하여 회사내에서 필요로한 시스템의 범위와 구축방법에 대한 설계를 진단해 보십시오. 기업 경쟁력 향상으로 위해서 시스템을 통한 효율적인 업무프로세스도입을 추천드립니다.

 

일반적인 업체에서는 어떤기능이 필요하고, 어떤기능이 더 중요하고, 얼마나 가장 합리적인 비용이고, 어떤 개발방법론이 적합하며, 어떤 업체가 좋은지에 대해서 판단이 거의 불가능합니다. 이런 이유에서 IT컨문 컨설턴트분들이 현장분석을 통해서 업무프로세스를 분석하고, 경쟁력을 살릴수 있는 시스템에 대한 구성안을 설계합니다. 따라서 [~시스템 얼마에요] 라는 질문만큼이나 어리석은 질문은 없습니다.

 

시스템은 여러가지 가변수를 고려하지 않는다면, 투입한 비용만큼의 성과가 나오는 구조입니다. 가격이 더 비싼 시스템이라면 그만큼의 기능을 더 고려하거나 운영상의 효율성을 고려할 것입니다. 현재 업무 상에서 필요로한 추가기능의 범위와 난이도에 따라서 대응방법은 달라지게 되지만, 위와 같은 방법과 문제점이 나와있는 상황에서 솔루션의 수정을 통한 운영은 문제를 더욱더 복잡하게 만들것으로 생각이 됩니다.

 

전문적인 IT컨설턴트의 컨설팅을 통해서

 

1. 회사에서 필요로한 기능에 대한 분석

2. 업무프로세스 분석을 통한 요구사항 분석

3. 효율적인 개발방법론 산정

4. 시장대응 및 예측을 통한 시스템 확장성 기반설계

5. 경쟁력있는 개발업체 선정대행 및 대행개발

6. 개발프로세스 검수

7. 소프트웨어 품질검사

8. 운영메뉴얼 및 기능리포팅

9. 유지보수 및 관리대행

10. 타시스템과의 연계성

 

등의 다양한 전략도입이 필요할것입니다.

 

많은 기업들이 다양한 방법으로 시스템을 도입합니다. 하지만, 성공한 경우보다 실패한 경우가 더 많습니다,

여러가지 이유가 있겠지만,

 

- 필요로한 시스템이 무엇인가?

- 누가 운영을 할 것인가?

- 사업확장에 따른 대응이 가능한가?

- 도입한 범용시스템에 회사 업무프로세스 적용이 가능한가?

 

에 대한 질문과 답변을 생각해 보신다면 실패를 최소화할수 있을것입니다.

 

현재 회사에서 필요로한 솔루션이 준비되지 않은 상황이시라면 전반적인 현상황에 대한 정확한 컨설팅을 받아보시고, 전략을 수립하실것을 추천드립니다.