그룹웨어를 도입하려고 합니다.

[질문]

 

안녕하세요. 별도로 전산 시스템이 구축되지 않은 상태라

각종 문서는 엑셀 양식을 이용해서 처리했습니다.

그런데 회사 규모가 커지고 직원 수도 늘어나게 되면서

종이결재 시스템은 효율이 떨어지는 것 같아서 그룹웨어를 도입하려 합니다.

무작정 기능 많을 필요는 없고 품의서, 보고서, 기안서 등

새로 만들 필요 없이 각종 문서양식이 내장된 그룹웨어여야 하고

각종 자료랑 업무상황 공유할 수 있는 툴도 들어있는 그룹웨어면 좋을 것 같은데..

그룹웨어 사용할때 조심해야할 부분도 있을테지만 , 편리한 부분이 더 많겠죠?

 

 

 

[답변]

 

안녕하세요.  IT전문  컨설턴트입니다

 

현재 엑셀양식을 이용해서 업무를 처리하고 있고, 여기에 대한 불편함을 느끼고 있는 상황이라면 필요한 시스템은 그룹웨어가 아닐듯 합니다. 물론 그룹웨어로도 일부 기능에 대해서 활용이 가능하지만, 전산화를 추진하시는 편이 훨씬 효율적일 가능성이 높습니다.

많은 양의 데이터를 Excel파일로 관리하는데는 문제점이 많습니다.

Excel파일을 켰을때 정상적으로 로딩되는 시간이 늦어지는것은 물론, 저장상 파일구조의 문제로 인해서 파일깨짐 현상이 나타나는 경우도 많습니다. 그 Excel이 업무상 중요한 역활을 하는 파일이라면 치명적인 문제가 예상이됩니다.

이런 이유에서 엑셀과 같은 스프레드시트 기법이 아니라 SQL, 엑세스 등과 같은 DB기법을 사용할 것을 추천드립니다.  문제는 아무리 좋은 프로그램과 기술이 있다고 하더라도 사용하는 사람이 불편함을 느낀다면 필요가 없다는 점입니다. DBMS시스템을 도입하고, DB화를 시킨다고 하더라도 DB는 DB일뿐, 업무상으로 필요로하는  조건별 데이터를 추린다거나,  통계를 낸다거나 하는 부분은 해결이 되지 않습니다. 

 

업무의 내용이 포함된 Excel파일이 만약 문제가 발생해서 사용할수 없게 된다면 회사입장에서는 치명적인 영향을 줄수도 있을듯 합니다. 더군다나 용량이 커졌을때 Excel파일이 열리기를 기다리는 경험을 해본 사람만이 알수 있습니다...^^;

특히 업무상 활용하는 엑셀의 경우 신규데이터를 분리하는것이 아니라 데이터를 축적하는 방식이 대부분이라, 중복된 데이터를 추출하는 시간 또한 만만치 않을듯 합니다.  그때는 파일관리를 위한 시간 낭비가 더 커지겠죠. 

 

단순한 DBMS도입이 아니라 DBMS를 활용한 시스템 개발이 급선무인듯 합니다.참고로 100만행의 DB에 데이터를 추가하는데 1초 미만, 조건검색을 하는데 5초미만, 통계자료를 추출하는데 20초 미만의 시간이 걸릴듯 합니다.. ^^ 물론 제대로 만들었다면 이라는 단서가 붙겠죠. 

 

원천적인 해결을 위해서는

1. DBMS(DataBase Management System)도입을 통한 DB화 전략

2. 사용자에 대한 접근성 강화: web기반의 업무지원 시스템을 개발하여 업무 프로세스를 개선시킬수 있습니다. 뿐만아니라 인증기법을 통하여 지정된 권한을 가진 직원만 사용하도록 할수도 있고, 사용기록에 대한 Log를 남기는 방법으로 보안사고에 대한 위험을 줄일수도 있습니다.

3. 통계 및 집계를 위한 DB정규화

: 업무상에 필요한 통계자료를 분석하여 조건검색이 가능하도록 구현함으로써, 단순 작업의 시간을 감소시킬수 있습니다.

4. 자동백업을 통한 자료 관리

: DBMS에서 제공되는 스케줄러를 통하여 자동백업을 진행함으로써 중요한 자료에 유실 위험을 줄일수 있습니다.

5. 기존시스템과의 연계

: 홈페이지 및 시스템과 연계하여 고객서비스 향상을 준비할수 있습니다. 

 

기타 자세한 부분은 전문적인 컨설팅를 통해서 진행하실것을 추천드립니다.

시스템은 처음 나왔을때 부터 복잡하지 않습니다. 사용자들의 경험과 그들의 필요성이 반영되면서 시간이 지나면서 복잡해 지게 됩니다. 수십억으로도 못만들수도 있지만 수십만원에도 만들수 있는것이 시스템입니다. 단지, 시스템의 가격이 비싸면 비쌀수록 포함된 기능 및 기술들이 더 구성되기 때문에 현재 가장 필요로한 기능을 중심으로한 시스템 구축 또한 필요합니다.

예를들어서 생각해 보겠습니다.

시골에 있는 작은 도서관이 있다고 가정해 보았을때, 이 도서관에서는 도서(재고)를 어떤식으로 관리하는것이 정답일까요? 정답은 없을것입니다. 책이 몇권 없다면 종이에다 몇줄 선을 그은다음에 리스트를 구성하는것도 좋은 방법이 될수 있습니다. 여기에 도서를 대출하거나 반납하는 사람을 알아야만 도서분실에 대한 위험이 줄어든다 판단을 하게 되면, 도서별로 대출과 반납을 관리하는 카드를 사용할것입니다. 마을 주민들의 참여가 활발하게되고, 도서의 양이 증가하게 되면, 더 좋은 방법의 기능이 필요하게 됩니다.

간단하게 라도 엑셀과 같은 스프레트시트 형식으로 도서의 리스트관리 및 대출/반납에 대한 처리를 하는것이 좋겠죠.. 만약 도서 대출과 반납을 하는 사람들이 많아지게 되어서 여러명의 사서가 관리를 하는 구조가 된다면 엑셀로는 어렵게 되며, 그 때는 엑세스 등의 DB를 활용하에 구축하게 됩니다.

이렇게 조금씩 보완하다가 책의 숫자가 많아지면 많아질수록 전문적인 DBMS를 활용하여 속도를 개선하거나 사용자의 편의기능을 보완한다는 등의 작업이 진행될것입니다.

이렇게 기능을 확장하다보면 국립중앙도서관에서 활용하능할 정도의 규모 시스템이 구성되게 됩니다.

문제는 나한테 맞고, 필요한 시스템이 무엇일까 하는점입니다.

바코드로 관리하고 싶다는 생각을 하신다는건 이미 장부나 수기로 처리하는것 보다 조금 더 나은 관리방법에 대한 고민을 하고 있을듯 합니다. 여기서 어느정도 단계를 지난 시스템을 활용할것인가에 따라서 비용과 효율성은 달라지게 됩니다. 후자로 갈수록 시스템의 규모에 따라서 가격이 급증하게 되는 구조라 수십만원부터 수백억까지도 시스템의 가격은 결정될수 있습니다.

개발회사가 자선사업을 하지 않는한, 회사운영 및 투자금 회수를 위해서는 비즈니스 모델을 반드시 운영하게 되어있습니다. 무료로 보이는 프로그램을 사용하면서 기능업데이트에 많은 비용을 쓰게 되거나, 데이터 보안의 문제가 생기는 것 보다는 합리적인 가격의 합리적인 시스템을 구축하는것이 현명합니다.

[IT컨설턴트의 생각]

다른 방향으로 생각해 보겠습니다.

사람은 누구나 실수를 합니다. 반복적인 작업을 하기도 하고, 위험한 일을 모르고 넘어가는 일도 많습니다.

이때 시스템의 도움이 있다면, 해결될수 있는 방법은 많습니다.

1명의 인건비가 월200만원이라고 가정해 보았을때, 그 인력의 생산성이 시스템의 도움으로 인해서 급증하거나 위험요소가 줄어들거나 더 효율적인 작업이 전개될수 있다면, 그 가치는 충분히 회수될수 있습니다.

어설프게 무료시스템을 도입했는데. 재고관리를 공부하고, 활용하는데 어려우며, 시간또한 많이 소요되는 방식으로 수개월만 운영한다고 했을때, 차라리 비용을 어느정도 들이더라도 쉽고 편리하게 운영할수 있는 시스템이라면 그 가치는 충분할것입니다. 시간이 지나면 지날수록 시스템의 가치는 더하겠지만, 이를 인력으로 때우기 위해서는 더 많은 위험요인이 예상됩니다. 인건비 이외에도 인력이 사용하는 재경비 등을 고려해 보았을때, 수천만원이 들더라도 1명의 인력이 절감되거나 시스템으로 인한 관리효율 증가효과가 배가된다면 시스템의 구축이 훨씬 긍정적입니다. IT전문 컨설턴트의 도움을 통해서 효율적인 시스템을 구축해보십시오.