ERP시스템을 도입하려고 합니다.

[질문]

 

부서별로 업무가 달라 각각 엑셀로 관리하고 있습니다. 

그러다보니 자료를 취합하려고하면 시간도 오래걸리고 그때그때 필요한 자료를 요청해야하는 불편함이 있습니다.

이러한 불편함을 해소하고자 ERP시스템을 도입하려고 합니다.

비용이 저렴한 ERP시스템 추천 좀 부탁드려요~.

 

 

 

[답변]

 

안녕하세요.  IT전문  컨설턴트입니다

 

기업에서 시스템이 차지하는 비중은 시간이 지나면 지날수록 높아지고 있습니다. 현재의 상황처럼 엑셀을 기반으로 부서별 데이터를 자료를 운영하고 있다면 위험한 상황으로 생각이 됩니다.

특히 많은 양의 데이터나 다양한 양식의 데이터를  Excel파일로 관리하는데는 문제점이 많습니다.

Excel파일을 켰을때 정상적으로 로딩되는 시간이 늦어지는것은 물론, 저장상 파일구조의 문제로 인해서 파일깨짐 현상이 나타나는 경우도 많습니다. 그 Excel이 업무상 중요한 역활을 하는 파일이라면 치명적인 문제가 예상이됩니다.  각 Excel데이터가 연동을 해서 업무상 필요한 데이터를 가공해야 한다면 필요없는 작업시간이 소요될 가능성이 높습니다.

이런 이유에서 엑셀과 같은 스프레드시트 기법이 아니라 SQL, 엑세스 등과 같은 DB기법을 사용할 것을 추천드립니다.  문제는 아무리 좋은 프로그램과 기술이 있다고 하더라도 사용하는 사람이 불편함을 느낀다면 필요가 없다는 점입니다. DBMS시스템을 도입하고, DB화를 시킨다고 하더라도 DB는 DB일뿐, 업무상으로 필요로하는  조건별 데이터를 추린다거나,  통계를 낸다거나 하는 부분은 해결이 되지 않습니다.

 

Excel파일이 만약 문제가 발생해서 사용할수 없게 된다면 회사입장에서는 치명적인 영향을 줄수도 있을듯 합니다. 더군다나 50M이상의 Excel파일이 열리기를 기다리는 경험을 해본 사람만이 알수 있습니다...^^;

특히  매달 신규로 은 데이터가 축적이 된다면, 중복된 데이터를 추출하는 시간 또한 만만치 않을듯 합니다.  그때는 파일관리를 위한 시간 낭비가 더 커지겠죠.

 

단순한 DBMS도입이 아니라 DBMS를 활용한 시스템 개발이 급선무인듯 합니다.참고로 100만행의 DB에 데이터를 추가하는데 1초 미만, 조건검색을 하는데 5초미만, 통계자료를 추출하는데 20초 미만의 시간이 걸릴듯 합니다.. ^^ 물론 제대로 만들었다면 이라는 단서가 붙겠죠.

 

원천적인 해결을 위해서는

1. DBMS(DataBase Management System)도입을 통한 DB화 전략

2. 사용자에 대한 접근성 강화: web기반의 업무지원 시스템을 개발하여 업무 프로세스를 개선시킬수 있습니다. 뿐만아니라 인증기법을 통하여 지정된 권한을 가진 직원만 사용하도록 할수도 있고, 사용기록에 대한 Log를 남기는 방법으로 보안사고에 대한 위험을 줄일수도 있습니다.

3. 통계 및 집계를 위한 DB정규화

: 업무상에 필요한 통계자료를 분석하여 조건검색이 가능하도록 구현함으로써, 단순 작업의 시간을 감소시킬수 있습니다.

4. 자동백업을 통한 자료 관리

: DBMS에서 제공되는 스케줄러를 통하여 자동백업을 진행함으로써 중요한 자료에 유실 위험을 줄일수 있습니다.

5. 기존시스템과의 연계

: 홈페이지 및 시스템과 연계하여 고객서비스 향상을 준비할수 있습니다.

각 부서간 자료를 취합한다고 ERP가 필요한것은 아닙니다. 또한 기성 ERP로 현재의 엑셀데이터를 100% 자동화 하는것은 불가능에 가깝습니다.

내부에서 사용하는 엑셀형식의 관리구조와 업무상 프로세스를 분석해 본다면 손쉽게 해결책을 찾을수 있을듯 합니다. 많은 분들이 IT전문가가 아니다 보니 어떤 기능이 필요한것인지와 구도를 잡는것이 현재처럼 쉬운일은 아닙니다. 컨설팅을 추천드린이유는 컨설팅 상황에서 대부분 정리가 가능하며, 회사가 앞으로 진행예정인 요소까지 포함해서 IT관련된 전략을 잡을수 있다는 점입니다.

예상되는 문제점을 고민해 본다면

1. 도입이후 운영과 유지보수 문제

시스템은 개발과 도입이 문제가 아니라 유지보수 및 관리가 지속적으로 동반되야 합니다. 도입이 간편하다고 좋은 시스템이 아니고, 많은 사람들이 사용한다고 좋은 시스템이 아닙니다. 회사와 업무에 맞는 시스템 도입은 이론처럼 쉬운일이 아닙니다. 맞지 않은 시스템 도입으로 ERP도입의 성공확률은 낮은 편입니다. 기성ERP 방식이 아니라 회사의 업무를 분석하고, 기업의 문화를 반영하고, 앞으로의 사업구조를 녹여낼수 있는 시스템이 필요한 시점입니다. 편리한 도입이 되었다고 해도 기업내부 인원들이 ERP를 활용하는데 어려움을 겪는다면 제대로 운영할수는 없습니다. 수년~수십년간 기업의 운영노하우를 녹여내어 특별한 학습이나 교육없이 자연스럽게 업무를 반영할수 있는 업무시스템과, 추후 사업범위의 확장과 시장대응을 수용할수 있는 시스템이 필요합니다.

2.  구조적인 문제점

현재는 인원이 많지가 않아서 기성 ERP를 통해서 저렴한 방식으로 시스템을 도입할것을 고민중이신듯 합니다. 데이터의 성격에 따라서 다르지만 엑셀을 사용할경우 문서의 손상확률이 높고, 동시에 수정이 불가능하며, 보안이 취약하며, 속도가 현저히 늦어지는 현상이 예상됩니다. 어느정도 규모가 작더라도 엑셀형식이 아니라 전문적인 DBMS를 활용하는것이 좋으며, 전문적인 Web개발언어를 활용하는것이 좋습니다.

3.업무 구조의 개선

각 부서에서 엑셀이 사용되고 있으며, 취합하는데 많은 시간이 걸리는 상황으로 봐서는 비효율적인 업무구조가 예상됩니다. 엑셀 문서를 만들고 관리하고, 검색하여 업무에서 활용하는 시간을 잘 채크해 보신다면, 구조적인 부분에서 낭비되는 시간이 많을것으로 보입니다. 일반적인 시스템을 설계할때는 사용자들의 필요성과 업무에서의 반복적인 부분을 채크하고 이를 기반으로 설계하는것이 좋습니다. 각 파트가 분리되어있는 환경이라면 전체 엑셀파일중에 부서별로 필요한 부분이 다르거나, 보고 및 통계를 위한 문서작업에 상당한 시간을 소비하는것이 현실입니다. 이런 문제를 개선하기 위해서 예를들어 검색을 강화하며, 인접 데이터 간의 상관관계를 시스템화 하는것이 중요합니다. 어렵게 생각하지 마시고 컨설팅만으로도 많은 개선이 됩니다.

4. 비즈니스의 진화에 대한 대응

시장의 상황은 빠르게 변화합니다. 현재의 구조를 기반으로 시스템을 구축하는것도 중요하지만 앞으로의 상황을 예측하며, 소비자의 심리 및 시장상황에 맞춰서 확장할수 있도록 구성하는것이 중요합니다. 건물을 지을때 2~3층의 높이로 지어진 상황에서 4~5층으로 올리는것은 가능하지만, 수십층 이상의 고층건물로 증설할수 없듯이 비즈니스 또한 마찬가지 입니다. 반면에 2~3층 건물을 짓는데 지하 수십층으로 지반공사를 하는것은 불필요한 낭비겠죠... 이 범위를 합리적으로 예측하고 구성하는것이 컨설턴트의 업무입니다.

5. 개발인력의 구성 및 프로그램의 세대

현재 대부분의 기성ERP의 제작 방식은 오래된 기술을 기반으로하고 있습니다. 초기에 대기업 전산실과 계열사를 중심으로 그들이 필요한 기능을 토대로 만들어진 ERP인 만큼 그 당시에는 최신기술이었겠지만, 현재의 기준으로 생각해 볼때는 맞지 않습니다. 그동안 빠르게 IT기술이 진화해 왔으며, 개발인력들 또한 새로운 트랜드 및 개발방법에 맞게 훈련이 되어있는 상황입니다. 업체 및 인력을 구할수는 있겠지만, 아마도 이전 개발방식을 고집하는 인력은 없을듯 합니다. 기술이 진화된 만큼 거기에 맞는 기술을 접목하는것이 좋습니다.지금 최신 언어 및 기법으로 제작해야지만 최소 수년동안 시스템을 추가개발하고 관리하는데 어려움이 없습니다.

[IT컨설턴트의 생각]

지식인 규정상 특정 업체를 추천하거나 광고를 할수 없습니다. 지식인의 한계로 인해서 가능하다면 네임택의 홈페이지주소를 통해서 컨설팅문의를 통해서 접수해 주실것을 추천드립니다.  맞춤제작 및 업무지원시스템의 구축전략 및 방법이 홈페이지에 상세히 있으며, 지식인을 통해서 온라인 컨설팅을 진행한 내역이 블로그를 통해서 확인이 가능합니다. 서울권이면 빠른시간내에 초기상담(컨설팅)을 진행하는것을 추천드립니다. 별일 아니라 생각되는 기능이 개발인력에게는 어려운 기능일수도 있으며, 그 반대의 상황 또한 빈번히 발생합니다. 실제 개발을 진행해본 경험을 가진 컨설턴트라면 관련된 상황에서의 현명한 대응 및 조치 방법에 대한 조언을 드릴수 있습니다. 컨설팅 뿐만아니라 실제 구축도 가능하며, 구축이후 전략수립 및 IT감리 또한 가능합니다.