정확하고 효율적인 재고 운영을 위한 재고관리프로그램 추천

[질문]

 

사업장이 창고로 병행 운영되는 유통 업체의 재고 담당자 입니다.

현재 창고의 재고를 엑셀이나 사람의 수작업으로 일마감 형태로 관리하고 있습니다.

거래하는 업체의 수가 증가하는 데, 그에 대응하는 인력은 제한적이며..

그래서 무엇보다 재고관리프로그램 도입에 가장 큰 이슈입니다.

무엇보다도 바코드시스템을 같이 고려해야 하는 상황인지라...

이번에 도입되는 재고관리프로그램도 바코드와 같이 연계가 되어 운영되는 부분도 고려하고 있습니다.

포탈이나 광고를 통해 재고관리프로그램을 수소문하고 있지만...

가격이나 기능, 편의성을 함께 만족할 수 있는 재고관리프로그램을 찾기에는 어려움이 있습니다.

해당 질문을 통해 조언을 받고자 하오니...

경험을 바탕으로 선택에 참고할 수 있는 재고관리프로그램을 추천을 부탁 드립니다.

감사합니다 ~

 

 

 

[답변]

 

안녕하세요.  IT전문  컨설턴트입니다

 

단순한 재고관리로 끝날수도 있지만, 실제업무상에서 활용한다고 가정해 보면, 재고관리의 범위를 조절해야 하거나, 타 시스템적인 요소가 포함되어야 하는 경우가 많습니다. 또한 시스템이 아무리 좋더라도 실제 업무에서 적용되지 못한다면 의미가 없습니다.

가장 간단하게 제작할수 있는 방법은 입고/출고/재고의 메뉴를 분리시켜서 바코드로 처리하는 방법입니다. 

예를들어 입고 입력창에서 바코드입력을 받을수 있도록 준비하고, 바코드입력(숫자+Enter)시에 데이터상의 바코드와 일치하는 제품을 + 시키며, 하단에 현 재고량을 표시하는 방법입니다.

출고또한 마찬가지 방식으로 진행하되, 데이터 일치하는 제품을 - 시키며, 하단에 현 재고량을 표시하면 됩니다. 마지막으로  재고메뉴의 경우 전체 제품을 나열하되, 입력창에서 특정 키워드 및 바코드로 검색을 할수 있도록 구성하면 됩니다.

개발이 어렵지는 않지만, 위에서 말씀드린 기능만이 사용될수는 없기때문에 실제로 사용가능한 시스템을 구성하기 위해서는 더 다양한 기능에 대한 접근이 필요합니다.

예를들어 제품이 수백개 입고가 될때, 매번 바코드로 수백번을 입력할수가 없기 때문에 바코드 입력이후 제품의 수량이 2개 이상이면 숫자를 추가로 입력 받을수 있도록 하고, 바로 다음 바코드가 입력이 되면 자동으로 1개 제품이 입고처리 되는 방식이 필요합니다. 또한 바코드 운영시에 오류 및 재고관리시의 오류를 막기 위해서 제품의 바코드가 정상적으로 입력되지 않거나 입고와 출고의 기록을 자동으로 남기는 기능이 필요할것입니다.

아무나 시스템에 들어와서 입고, 출고를 처리하거나 실수로 바코드를 연속해서 읽을 경우 이를 정정하기 위한 요소 또한 필요합니다. 이런식으로 기능들을 하나하나씩 보완하고, 수십년동안.. 수백,수천명의 사용자들이 필요로하거나 위험한 요소들을 제거하다 보면 현재 시중에서 나와있는 바코드를 활용한 재고관리 시스템의 상품에 근접한 시스템이 만들어 집니다.

시스템은 처음 나왔을때 부터 복잡하지 않습니다. 사용자들의 경험과 그들의 필요성이 반영되면서 시간이 지나면서 복잡해 지게 됩니다. 수십억으로도 못만들수도 있지만 수십만원에도 만들수 있는것이 시스템입니다. 단지, 시스템의 가격이 비싸면 비쌀수록 포함된 기능 및 기술들이 더 구성되기 때문에 현재 가장 필요로한 기능을 중심으로한 시스템 구축 또한 필요합니다.

예를들어서 생각해 보겠습니다.

시골에 있는 작은 도서관이 있다고 가정해 보았을때, 이 도서관에서는 도서(재고)를 어떤식으로 관리하는것이 정답일까요? 정답은 없을것입니다. 책이 몇권 없다면 종이에다 몇줄 선을 그은다음에 리스트를 구성하는것도 좋은 방법이 될수 있습니다. 여기에 도서를 대출하거나 반납하는 사람을 알아야만 도서분실에 대한 위험이 줄어든다 판단을 하게 되면, 도서별로 대출과 반납을 관리하는 카드를 사용할것입니다. 마을 주민들의 참여가 활발하게되고, 도서의 양이 증가하게 되면, 더 좋은 방법의 기능이 필요하게 됩니다.

간단하게 라도 엑셀과 같은 스프레트시트 형식으로 도서의 리스트관리 및 대출/반납에 대한 처리를 하는것이 좋겠죠.. 만약 도서 대출과 반납을 하는 사람들이 많아지게 되어서 여러명의 사서가 관리를 하는 구조가 된다면 엑셀로는 어렵게 되며, 그 때는 엑세스 등의 DB를 활용하에 구축하게 됩니다.

이렇게 조금씩 보완하다가 책의 숫자가 많아지면 많아질수록 전문적인 DBMS를 활용하여 속도를 개선하거나 사용자의 편의기능을 보완한다는 등의 작업이 진행될것입니다.

이렇게 기능을 확장하다보면 국립중앙도서관에서 활용하능할 정도의 규모 시스템이 구성되게 됩니다.

문제는 나한테 맞고, 필요한 시스템이 무엇일까 하는점입니다.

바코드로 관리하고 싶다는 생각을 하신다는건 이미 장부나 수기로 처리하는것 보다 조금 더 나은 관리방법에 대한 고민을 하고 있을듯 합니다. 여기서 어느정도 단계를 지난 시스템을 활용할것인가에 따라서 비용과 효율성은 달라지게 됩니다. 후자로 갈수록 시스템의 규모에 따라서 가격이 급증하게 되는 구조라 수십만원부터 수백억까지도 시스템의 가격은 결정될수 있습니다.

개발회사가 자선사업을 하지 않는한, 회사운영 및 투자금 회수를 위해서는 비즈니스 모델을 반드시 운영하게 되어있습니다. 무료로 보이는 프로그램을 사용하면서 기능업데이트에 많은 비용을 쓰게 되거나, 데이터 보안의 문제가 생기는 것 보다는 합리적인 가격의 합리적인 시스템을 구축하는것이 현명합니다.

[IT컨설턴트의 생각]

다른 방향으로 생각해 보겠습니다.

사람은 누구나 실수를 합니다. 반복적인 작업을 하기도 하고, 위험한 일을 모르고 넘어가는 일도 많습니다.

이때 시스템의 도움이 있다면, 해결될수 있는 방법은 많습니다.

1명의 인건비가 월200만원이라고 가정해 보았을때, 그 인력의 생산성이 시스템의 도움으로 인해서 급증하거나 위험요소가 줄어들거나 더 효율적인 작업이 전개될수 있다면, 그 가치는 충분히 회수될수 있습니다.

어설프게 무료시스템을 도입했는데. 재고관리를 공부하고, 활용하는데 어려우며, 시간또한 많이 소요되는 방식으로 수개월만 운영한다고 했을때, 차라리 비용을 어느정도 들이더라도 쉽고 편리하게 운영할수 있는 시스템이라면 그 가치는 충분할것입니다. 시간이 지나면 지날수록 시스템의 가치는 더하겠지만, 이를 인력으로 때우기 위해서는 더 많은 위험요인이 예상됩니다. 인건비 이외에도 인력이 사용하는 재경비 등을 고려해 보았을때, 수천만원이 들더라도 1명의 인력이 절감되거나 시스템으로 인한 관리효율 증가효과가 배가된다면 시스템의 구축이 훨씬 긍정적입니다. IT전문 컨설턴트의 도움을 통해서 효율적인 시스템을 구축해보십시오.