병원 재료 재고 관리에 관하여

 

 

[질문]

 

 

병원 재고 관리에 대해 궁금한게 있어서 이렇게 질문을 등록합니다. 1. 저희 병원이 재고관리를 단순하게 실셈으로 작업해서 엑셀에 입력하는 수준인데   바코드나 pos시스템을 도입하게 된다면 효율성이 많이 높아지나요?? 참고로 진료에 필요한 재료뿐만 아니라 사무 용품(챠트 용지, A4용지(묶음))등과 같은 소모품들도 관리가 가능한지?   (실시간 재고 및 월별 사용량으로 유기적으로 재고 관리가 필요합니다.) 2. 만약에 이런 시스템을 도입하면 비용이 얼마정도 들까요?    단순히 바코드 스캐너와 프로그램 구입으로 간단히 가능한건지?(포토샵이나 엑셀처럼 조금만 노력하면   초보 탈출 가능한건지?) 

아님 고수님들(전문업체)의 도움이 꼭 필요한건지?

 

 

 

 

[답변]

 

안녕하세요.  IT전문  컨설턴트입니다

 

재고관리 등의 시스템은 시중에 많은 제품이 공개되어있지만, 나한테 맞는 제품을 선택하는것은 쉬운일이 아닙니다. 특히 시스템을 사용해보지 않은 상황에서 몇몇 추천제품을 도입하는것은 현실적으로 많은 위험요인을 내포하고 있습니다. 현재 시스템이 필요한 이유에 대해서 조금 생각해볼 필요가 있습니다.
현 상황에 맞는 시스템을 구축하기 위해서는 현재 업무에 대한 정확한 분석과, 업무프로세스 분석을 통하여 시스템을 실제로 사용할 사람들이 효율적인 업무를 진행할수 있도록* 반복적인 작업을 최소화 하고* 위험도(리스크)가 큰 업무를 보조해주며* 이력관리(히스토리관리)를 통하여* 통계 및 집계를 기반으로한 데이터 산출이 되는시스템으로 경쟁력을 강화시키는 전략이 필요합니다.
기성품들은 많은 인원들이 사용하기에 적합화 되어있거나, 사용법이 어려운 경향이 높아서 현재 상황에서 도움이 되지 않을 가능성이 높습니다. 어려 제품을 찾아보시고, 혹시 현재 상황에서 위의 4~5가지 요인이 필요하며, 업무를 토대로 시스템을 구축하여 시스템의 원 목적에 맞는 구축이 필요하시다면 IT컨설팅을 추천드립니다.
시스템은 처음 나왔을때 부터 복잡하지 않습니다. 사용자들의 경험과 그들의 필요성이 반영되면서 시간이 지나면서 복잡해 지게 됩니다. 수십억으로도 못만들수도 있지만 수십만원에도 만들수 있는것이 시스템입니다. 단지, 시스템의 가격이 비싸면 비쌀수록 포함된 기능 및 기술들이 더 구성되기 때문에 현재 가장 필요로한 기능을 중심으로한 시스템 구축 또한 필요합니다.
예를들어서 생각해 보겠습니다.시골에 있는 작은 도서관이 있다고 가정해 보았을때, 이 도서관에서는 도서(재고)를 어떤식으로 관리하는것이 정답일까요? 정답은 없을것입니다. 책이 몇권 없다면 종이에다 몇줄 선을 그은다음에 리스트를 구성하는것도 좋은 방법이 될수 있습니다. 여기에 도서를 대출하거나 반납하는 사람을 알아야만 도서분실에 대한 위험이 줄어든다 판단을 하게 되면, 도서별로 대출과 반납을 관리하는 카드를 사용할것입니다. 마을 주민들의 참여가 활발하게되고, 도서의 양이 증가하게 되면, 더 좋은 방법의 기능이 필요하게 됩니다.간단하게 라도 엑셀과 같은 스프레트시트 형식으로 도서의 리스트관리 및 대출/반납에 대한 처리를 하는것이 좋겠죠.. 만약 도서 대출과 반납을 하는 사람들이 많아지게 되어서 여러명의 사서가 관리를 하는 구조가 된다면 엑셀로는 어렵게 되며, 그 때는 엑세스 등의 DB를 활용하에 구축하게 됩니다.이렇게 조금씩 보완하다가 책의 숫자가 많아지면 많아질수록 전문적인 DBMS를 활용하여 속도를 개선하거나 사용자의 편의기능을 보완한다는 등의 작업이 진행될것입니다.이렇게 기능을 확장하다보면 국립중앙도서관에서 활용하능할 정도의 규모 시스템이 구성되게 됩니다.
문제는 나한테 맞고, 필요한 시스템이 무엇일까 하는점입니다.바코드로 관리하고 싶다는 생각을 하신다는건 이미 장부나 수기로 처리하는것 보다 조금 더 나은 관리방법에 대한 고민을 하고 있을듯 합니다. 여기서 어느정도 단계를 지난 시스템을 활용할것인가에 따라서 비용과 효율성은 달라지게 됩니다. 후자로 갈수록 시스템의 규모에 따라서 가격이 급증하게 되는 구조라 수십만원부터 수백억까지도 시스템의 가격은 결정될수 있습니다.
개발회사가 자선사업을 하지 않는한, 회사운영 및 투자금 회수를 위해서는 비즈니스 모델을 반드시 운영하게 되어있습니다. 무료로 보이는 프로그램을 사용하면서 기능업데이트에 많은 비용을 쓰게 되거나, 데이터 보안의 문제가 생기는 것 보다는 합리적인 가격의 합리적인 시스템을 구축하는것이 현명합니다.
그럼 궁금해 하시는 질문에 대해서 답변을 드리겠습니다. 1. 저희 병원이 재고관리를 단순하게 실셈으로 작업해서 엑셀에 입력하는 수준인데   바코드나 pos시스템을 도입하게 된다면 효율성이 많이 높아지나요?? 참고로 진료에 필요한 재료뿐만 아니라 사무 용품(챠트 용지, A4용지(묶음))등과 같은 소모품들도 관리가 가능한지?효율성은 많이 높아질 것입니다. 위쪽에서 답변드린 시스템의 필요성에 대한 부분을 보신다면 이해에 도움이 되실듯 합니다. 실제로 엑셀로 활용되는 거의 대부분은 전산화를 거쳐서 시스템으로 구성을 하는것이 좋습니다. 소모품 또한 동일한 방법으로 진행하되, 기존에 다른 시스템 요인 또한 검토가 필요할것으로 보입니다. 예를들어 병원내의 고객관리를 연동하거나, 타 시스템과의 연동 또한 가능한 범위입니다. 
2. 만약에 이런 시스템을 도입하면 비용이 얼마정도 들까요?    단순히 바코드 스캐너와 프로그램 구입으로 간단히 가능한건지?(포토샵이나 엑셀처럼 조금만 노력하면   초보 탈출 가능한건지?)    아님 고수님들(전문업체)의 도움이 꼭 필요한건지?시스템 도입비용은 딱 정해져 있는것이 아닙니다. 또한 저렴한 프로그램을 도입하는것도 방법이지만, 전문화된 업무지원 시스템을 도입해 보실것을 추천드립니다. 대부분의 기업 및 병원의 업무프로세스가 유사하지만, 현재 여러가지 부분에서 점검을 해본다면 독특한 프로세스가 이미 정립될 가능성이 높습니다. 대형병원에서 사용하는 시스템은 운영인력이 부족해서 비효율적일것이며, 단순한 재고관리 기능만 구현되어서는 추가적인 업무상의 대응이 어려울수도 있습니다. 시스템의 도입비용은 1회성 비용이지만, 지속적으로 사용가능하고, 인력들의 업무를 효율적으로 운영하는데 도움이 된다면 필요할 것입니다. 

[IT컨설턴트의 생각]다른 방향으로 생각해 보겠습니다.사람은 누구나 실수를 합니다. 반복적인 작업을 하기도 하고, 위험한 일을 모르고 넘어가는 일도 많습니다.이때 시스템의 도움이 있다면, 해결될수 있는 방법은 많습니다.1명의 인건비가 월200만원이라고 가정해 보았을때, 그 인력의 생산성이 시스템의 도움으로 인해서 급증하거나 위험요소가 줄어들거나 더 효율적인 작업이 전개될수 있다면, 그 가치는 충분히 회수될수 있습니다.어설프게 무료시스템을 도입했는데. 재고관리를 공부하고, 활용하는데 어려우며, 시간또한 많이 소요되는 방식으로 수개월만 운영한다고 했을때, 차라리 비용을 어느정도 들이더라도 쉽고 편리하게 운영할수 있는 시스템이라면 그 가치는 충분할것입니다. 시간이 지나면 지날수록 시스템의 가치는 더하겠지만, 이를 인력으로 때우기 위해서는 더 많은 위험요인이 예상됩니다. 인건비 이외에도 인력이 사용하는 재경비 등을 고려해 보았을때, 수천만원이 들더라도 1명의 인력이 절감되거나 시스템으로 인한 관리효율 증가효과가 배가된다면 시스템의 구축이 훨씬 긍정적입니다. IT전문 컨설턴트의 도움을 통해서 효율적인 시스템을 구축해보십시오.