공사현황관리프로그램 관련

[질문]

 

공사 현황 관련하여 외부 업체로 부터 접수되었을때부터 공사가 완료하여 입금처리까지 단계를 시스템적으로 관리를 하고자 합니다.

 

조건은 아래와 같습니다.

 

1. 입력자가 어디서든 입력이 가능해야되며, 현황 조회가 어디서든 가능해야 될 것(사내외포함)

 

2. 공사접수 - 현장점검 - 견적발송 - 실제 작업진행여부 - 작업진행시 상세내용(작업자 명단, 작업완료일자, 견적금액, 상대측 담당자 정보 등등의 세부항목을 별도로 입력할수 있어야함) - 정산처리여부(1.세금계산서 발행) - 정산처리여부(2.통장입금여부) => 각각의 단계별 조회가 가능해야 될 것

 

3. 각 단계별 내용에 변동사항 발생시 관리자에게 별도의 즉시 연락이 가능 할 것

 

이런식으로 관리프로그램이 필요합니다.

 

어떻게 해야 될까요?

 

 

[답변]

 

안녕하세요.  IT전문  컨설턴트입니다

 

공사현황을 관리하는 시스템을 구성중이신듯 합니다. 

많은 기업들이 시스템 도입을 필요로 하고있으며, 현재에도 도입을 검토중이거나 사용을 하고 있을것입니다. 다양한 시스템과 효율적인 기능들, 그리고 도입을 통하여 얻을수 있는 많은 긍정적인 요인이 있는데도  성공적으로 시스템을 사용하고 있는 업체는 왜 찾기 힘들까요? 아마도 대기업과 적극적으로 시스템을 활용하려는 강인한 의지를 가진 몇몇의 기업에서만 성공사례를 찾을수 있을것입니다.
프로세스를 간소화하려고 ERP를 구축했는데 간단히 처리할 수 있는 일임에도 꼭 시스템을 거쳐야 해서 업무가 지연되는 일이 다반사라든지 생산현장의 상황에서 도저히 데이터를 입력할수가 없어서 생산관리시스템을 활용할수 없다든지 등의 불만이 곳곳에서 터져 나오고 있습니다. 

 
시스템은 사람의 필요성에 의해서 사람이 하는 업무를 지원하기 위해서 만든것입니다. 시작점은 사람이 하는 업무가 발생할수 있는 반복적이고, 위험도가 높고, 비효율적인 업무를 개선하려고 하는점에서 분석해야 하지 않을까 합니다. 사용할 사람이 시스템으로 인해서 업무가 가중되거나, 비효율적인 운영이 예상되거나, 어려운 교육을 거쳐야 하는 상황이라면 아무리 좋은 시스템이라 하더라도 도입부터 이미 실패가 예정되게 됩니다.
수년간 생산현장에서 능숙하게 기계를 다뤄온 기술자분들에게 생산관리 시스템을 도입해야 하고, 그 도입으로 인해서 컴퓨터를 설치해서 생산현황에대한 정보를 직접 기록 하게 한다면, 현실적으로 성공할 가능성이 있을까요?. 생산현장에 컴퓨터를 설치할수 없는 상황이거나 업무상 컴퓨터에 익숙하지 않은 기술자라 한다면 아무리 좋은 의도의 시스템이라 하더라도 업무의 장애 요인이 될뿐입니다. 

 
책상앞에서의 분석과 기획만으로 현장에서 사용할 시스템을 만들수는 없습니다. 시스템을 사용할 사람들의 프로세스를 분석해서 그들의 업무를 효율적으로 지원해 줄수 있도록 현장경험은 필수적입니다. 이들의 업무와 시스템의 프로세스가 일치한다면, 별도의 교육없이도 업무상에서 자연스러운 시스템 도입이 가능할것입니다.

 

수십년간 운영해온 회사업무프로세스를 버리고 시스템에 맞춰진 업무개선이 아니라 기존 업무프로세스에 맞춰진 시스템, 사람이 만들고, 사람이 운영하는 사람중심의 시스템이 필요하지 않을까요?

 

이런점에서 궁금해 하시는 부분에 대한 답변을 드리겠습니다.

 

1. 입력자가 어디서든 입력이 가능해야되며, 현황 조회가 어디서든 가능해야 될 것(사내외포함)

: 여러가지 방법이 가능하리라 생각이 됩니다. 인터넷과 스마트폰을 사용해서 정보를 조회하게 제작하는것은 어려운 기술이 아닙니다. 여기서 조금 더 나가서 점검해 보셔야 하는 부분은 보안입니다. 외부에서 아무나 접속을 해서 회사의 기밀에 해당하는 자료를 접근하는것을 막고, 자료의 유출을 막는 구조 또한 필수적으로 생각해야 하는 영역입니다. 또한 정보의 접근레벨에 따라서 본인 업무에 해당하거나, 본인이 입력한 데이터에 대한 접근권한을 주는 등의 정책을 점검해 보셔야 할것으로 생각이 됩니다.

 

2. 공사접수 - 현장점검 - 견적발송 - 실제 작업진행여부 - 작업진행시 상세내용(작업자 명단, 작업완료일자, 견적금액, 상대측 담당자 정보 등등의 세부항목을 별도로 입력할수 있어야함) - 정산처리여부(1.세금계산서 발행) - 정산처리여부(2.통장입금여부) => 각각의 단계별 조회가 가능해야 될 것

전체적인 프로세스를 한파트로 구성하는것보다 회사에서 업무를 처리하는 프로세스에 따라 분류를 하는것이 더 좋을것으로 생각이 됩니다. 예를들어 회사의 대표는 세부적인 작업내용보다는 일목요연한 집계형 데이터를 볼수 있도록 하며, 회계를 담당하는 직원은 정산 및 세금계산서 발행 등의 업무를 열람하게 만들고, 외부에서 현장에 나가는 직원에게 공사접수 및 현장정검과 작업진행에 대한 내용을 열람하게 만드는 등의 부서 및 업무별 권한 분리를 구성하는것이 좋으리라 생각이 됩니다.

 

3. 각 단계별 내용에 변동사항 발생시 관리자에게 별도의 즉시 연락이 가능 할 것

연락의 방법또한 다양하게 구성할수 있습니다. SMS를 통해서 알림을 하거나 e-mail을 통해서 변동을 알릴수도 있으며, 직접적으로 관리자 모드에서 이와 같은 현황변동시에 변경로그를 통해서 지속적인 데이터 관리를 진행할수도 있습니다.

 

[IT컨설턴트의 생각]

현재 구상하신 기능 이외에도 여러가지 요소들을 시스템화 해야할것으로 생각이 됩니다. 시장에서 고객의 요구사항을 반영하여 비즈니스는 빠르게 변합니다. 그때마다 시스템을 뒤엎어야 하는것이 아니라 확장성을 가진 시스템이어야만 경쟁력 있는 운영이 가능합니다. 이런점에서 업무현황을 분석하고 이를 토대로 제작하는 업무지원시스템을 추천드립니다. IT컨설턴트의 다양한 프로젝트를 통한 노하우로 성공가능성 높은 시스템 도입전략을 추천드립니다.