학원출결관리시스템 가장 괜찮은 것 알아봐요 ~

학원별 운영관리 포인트

 

[질문]
안녕하세요. 원장님이 지금 쓰고 있는 학원출결관리시스템 불편하다고 하셔서 알아보고 있는데 생각보다 너무 다양해서 이왕이면 가성비 좋은 걸 좀 찾아보려고 하는데 요즘엔 학원출결관리시스템 어떤 거 쓰시나요 ? 

[답변]
안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.

질문자님의 학원 내에서 현재 출결관리시스템을 사용하고 계시지만 학원의 업무 프로세스에 맞지 않아 불편함을 느끼고 계신 것으로 예상됩니다.

우선 학원관리시스템을 운영하는 가장 큰 이유는 학원생들의 효율적인 관리 및 그로인한 신뢰성 확립입니다. 신뢰성 확립의 측면에서 체계적인 관리 요소를 활용해서 운영할 수 있다면, 경쟁 학원에 비해서 훨씬 비즈니스 우위를 점할수가 있습니다.

따라서 현재 출결관리 뿐만 아닌, 업무 프로세스 분석으로 전반적인 학원운영에 대한 프로그램을 도입하시는 것을 추천드립니다.

​학원관리시스템은 각 학원별 업무프로세스에 따라서 해당 요소들이 차이가 심한편입니다.

학원의 규모, 업종, 학원생수, 관리범위, 회계처리방법, 성적공개방법, 출결처리방법 등의 요소에서 부터 기존 excel로 관리되는 데이터에 대해서 효율적으로 전산화 시키는 방법에 이르기까지 어떤 요소를 중점으로 고려하고, 운영하느냐에 따라서 시스템의 범위가 결정이 됩니다.

​크게 생각해 본다면

1) 임대형 학원관리시스템 도입
2) 구매형 학원관리시스템 도입
3) 신규개발

의 3가지 방법으로 해당 프로그램의 도입방법을 생각해 볼수가 있습니다.

임대형 및 구매형의 경우 학원의 업무프로세스에 따라서 비용대비 효율성을 높일수는 있지만, 프로그램의 상당 부분이 학원 상황과 맞지 않는 경우가 대부분입니다. 대형학원 및 신설학원의 경우 학원 홈페이지와 연계된 학원관리시스템을 중심으로 3)의 신규개발을 많이 진행하고 있습니다.

학원관리시스템을 운영하는 가장 큰 이유는 학원생들의 효율적인 관리 및 그로인한 신뢰성 확립입니다. 신뢰성 확립의 측면에서 학원생들이 홈페이지를 통하여 자신의 성적열람 및 수업자료실 등의 요소를 활용해서 운영할 수 있다면, 경쟁 학원에 비해서 훨씬 비즈니스 우위를 점할수가 있습니다.

시스템은 운영하는 사람(회사)에 맞추어서 제작해야 한다고 생각이 됩니다. 대부분의 솔루션과 시스템은 기성품에 가깝게 사전에 많은 경험과 시행착오를 거쳐서 정형화되어있습니다. 기업의 특징과 업무프로세스에 따라서 필요한 시스템은 달라집니다. 업종이 유사하다고 하더라도 운영하는 인력과 업무프로세스가 다르다면 시스템의 요소 또한 달라지게 됩니다

​사용자 페이지를 중심으로 생각해 보았을 때,

수강 정보 등록(기간/인원 등)
​수강자 정보 (이름, 연락처 등)
​수강자 리스트 인쇄
​수강자 상담내역 관리
​수강 출결 관리
수강자 수납관리
등의 기능을 포함하고,

수강생들의 출결석 체크 및 잔여 기간 조회
​수강률(기간별/클래스별 등) 분석
​수강생들에게 공지사항등 전달 내용을 자동 메시지 발송 (SMS/알림톡)
체계적인 수납관리로 월별/연별 매출 통계
등의 형태로 개발하는 것이 좋을 듯 합니다.

업무지원시스템이란 업무 프로세스 분석을 바탕으로 반복적인업무를 줄여주고, 위험도가 높은 업무의 위험을 낮춰주고, 효율적인 업무진행을 도와주며, 판단에 도움이 되도록 도움을 주는 시스템을 말합니다.

​시스템을 구축하는 전략은 다양합니다. 업종이나 회사에서 운영되는 업무 프로세스, 기업의 문화, 운영인력의 경험, 지속적인 관리 및 업데이트, 시장상황에 대한 대응 등 다양한 요인을 포괄적으로 검토하여 기업에 맞는 시스템을 구성하고 선택하는 것이 좋습니다. 회사마다 업무프로세스가 다르고, 기업의 문화는 물론, 운영하는 인력이 다르기 때문에 100% 기업에 맞는 기성 시스템을 찾는 것은 불가능에 가깝습니다.


시장에서 고객의 요구사항을 반영하여 비즈니스는 빠르게 변합니다. 그때마다 시스템을 뒤엎어야 하는것이 아니라 확장성을 가진 시스템이어야만 경쟁력 있는 운영이 가능합니다. 이런점에서 업무현황을 분석하고 이를 토대로 제작하는 업무지원시스템을 추천드립니다.

[IT 컨설턴트 생각]

책상앞에서의 분석과 기획만으로 현장에서 사용할 시스템을 만들수는 없습니다. 시스템을 사용할 사람들의 프로세스를 분석해서 그들의 업무를 효율적으로 지원해 줄수 있도록 현장경험은 필수적입니다. 이들의 업무와 시스템의 프로세스가 일치한다면, 별도의 교육이나 장애없이 업무상에서 자연스러운 시스템 도입이 가능할 것입니다.

수십년간 운영해온 회사업무프로세스를 버리고 시스템에 맞춰진 업무개선이 아니라 기존 업무프로세스에 맞춰진 시스템, 사람이 만들고, 사람이 운영하는 사람중심의 시스템이 필요하다고 간주됩니다. 전문적인 컨설턴트의 도움을 통하여 시행착오를 최소화 하고 효율성을 극대화한 도입전략을 추천드립니다.