모바일로 재고관리할 수 있는 프로그램 있을까요?

모바일기반 재고관리 시스템 추천

 

[질문]
창고가 별도로 있어서 창고에 입고가되면,

창고 직원들이 핸드폰으로 바로바로 입고내역 입력하여 재고에 반영시키고 싶은데,

모바일로관리할 수 있는 프로그램 추천부탁드립니다.

[답변]
안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.  

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창고관리를 위한 모바일기반의 재고관리시스템을 찾으시는듯 합니다. 

프로그램이야 찾을수 있지만, 원할한 재고관리에 대해서는 조금 더 고민해 보셔야 할듯 합니다. 

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상식적으로 모든 제품의 재고를 관리할수 있는 프로그램은 없습니다. 제품의 특성은 물론, 크기, 박스포장단위, 출고기준, 선반운영방식, 운영인력의 IT친화도 등 다양한 부분에서 일치해야만 제대로된 시스템활용이 가능합니다. 범용적인 재고관리가 현장에서 잘 사용되지 않고, 특화된 분야에서만 사용하는 재고관리시스템이 있는 이유가 그 때문입니다. 

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식품이라고 가정해보겠습니다. 제품의 유통기간이나 소비기간이 있을것이고, 입고되는 품목을 그대로 출고로 전환하는것이 아니라 우선적으로 입고된 제품을 먼저 출고해야만 로스률을 줄일수 있습니다. 선입선출이라는 기본적인 방법을 사용해야겠죠. 만약 물류량이 많은편이고, 유통기간이 지난 재품이 자주 발견되는 현장이라면, 이 부분이 가장 중요한 영향을 줄수 밖에 없습니다. 

패키지 형태로 몇개의 제품이 한번에 주문되는 제품이 있다고 가정해보겠습니다. 구성품중에서 1개의 품목이 없더라도 패키지 상품 구성이 어렵게 됩니다. 이 경우 패키지를 효율적으로 처리하기 위해서  BOM형태의 시스템 구조가 필요하게 됩니다. 

재고가 많이 쌓이면, 관리비용이 많이 들수 있고 재고손실 등을 고려할수 밖에 없습니다. 반대로 재고가 없으면 물건을 판매할수 없으니 그 또한 문제가 발생합니다. 이때, 안전한 재고량과 적정한 재고량 사이의 값을 유지해서 발주를 자동화 시키는 전략 또한 도입될수 있는 부분입니다. 

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최근 많은 회사들이 온라인과 오프라인을 결합한 형태의 비즈니스를 운영하고 있습니다. 만약 온라인 쇼핑몰에서 제품이 주문되었는데, 그 순간 매장에서 마지막 물건이 판매가 되었다면  고객들의 불만이 쌓일수 밖에 없을듯 합니다. 이 경우 쇼핑몰과 재고관리시스템을 통합해서 구축하거나, 오프라인상의 POS와 결합된 통합시스템 형태의 시스템이라면 어렵지 않게 이 문제를 해결할수가 있습니다. 

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직원들이 핸드폰을 사용해서 재고를 관리하는 현장을 상상해 보겠습니다. 

직원들이 스마트폰을 통해서 사용하는 환경에서 스마트폰에 익숙하지 않은 외국인 직원이 많거나, 연령층이 놎은 직원이 많다면 핸드폰을 통해서 업무를 처리하는일이 쉽지는 않습니다. 물류창고에서 인원변동이 많다면 제품의 위치를 확인하는데만 상당량의 시간을 소진하게 됩니다. 

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업무에 이용하는 시스템은 시중에 많은 제품이 공개되어있지만, 나한테 맞는 시스템을 선택하는 것은 쉬운일이 아닙니다. 특히 시스템을 사용해보지 않은 상황에서 몇몇 추천제품을 도입하는 것은 현실적으로 너무 많은 위험요인을 내포하고 있습니다. 따라서 현재 시스템이 필요한 이유에 대해서 생각해보시고 이를 근본적으로 해결할 수 있는 시스템의 요구사항을 정리해보실 필요가 있습니다. 이를 기반으로 시스템을 맞춤제작하시게 된다면 직원들의 실수, 체계적이지 않은 재고관리에 대한 문제를 해결하실 수 있습니다.

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거의 대부분의 기업들이 시스템 도입을 실패하는 이유는 무엇일까요...?

크게 네가지의 원인을 생각해 보셔야 할듯합니다.​

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첫째. 도입을 담당하는 인력은 IT인력이 아닐 가능성이 높습니다.

많은 기업들이 IT전문 인력을 보유하지 못하고 있습니다. 설령 보유하고 있다고 하더라도 급변하는 IT에 맞춰서 새로운 트랜드를 반영할수 있는 인력이 아니라 특정 부분에 전문화된 인력일 가능성이 높습니다.

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컨설팅 경험상 80~90% 이상의 기업들에서 IT전문인력은 말그대로 IT에 찬한 인력이지 해당 시스템 도입을 검토할 정도의 경험이 없는 경우가 많았습니다. 유통업이라면 엑셀이나 워드 등의 단순 작업이 가능한 인력에게 회사의 미래를 책임질 시스템 개발업체를 선정하고, 해당 업체와 업무협조를 통해서 회사에 맞는 시스템을 만들라고 하는 것은 처음부터 무리 일수 밖에 없습니다. 이런 이유에서 전문적인 IT컨설턴트를 통한 컨설팅이 필요하지 않을까 합니다.​

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​둘째. 개발과 운영은 다릅니다.

손쉽게 찍어내듯 만들수는 있지만, 손쉽게 운영할 수는 없는것이 시스템입니다.

샘플이 있고, 솔루션이 있다면 약간의 수정만으로 솔루션+커스트마이징을 통해서 손쉬운 구축이 가능합니다.

유사한 시스템이라면 해당 분야의 경험을 가진 개발인력들이 어렵지 않게 개발할수 있습니다.

하지만, 그 인력들은 실제로 시스템을 운영하는 인력들이 아닙니다.

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예를 들어 쇼핑몰을 한번도 운영해본적 없는 개발자가.. 고객이 그리고 운영자가 원하고 필요로 하는 시스템을 만들수 있을까요? 만약 쇼핑몰 운영 경험이 있는 개발인력이라면 운영상에서 필요로한 기능에 대한 예측을 누구보다 우선적으로 생각할것이며, 운영상 중요한 부분을 중심으로 개발을 진행할 것입니다.

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쇼핑몰보다 수십배이상 복잡한 시스템에서 한번도 실제 경험을 가지지 못하고 책상 앞에서 모니터만을 봐서는 실제 필요로한 시스템을 구축할수가 없습니다. 더군다나 시스템은 만들어진 결과물을 보고 제품을 구입하는 것이 아니라, 만들기 위해서 비용을 지불하는 방식입니다. 만들고 나서 운영인력에 대해서 교육을 진행하는것이 아니라, 만들때 부터 운영할 인력이 필요로한 요인을 분석해서 적용한다면 좋은 결과가 예상되지 않을까요?.

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셋째. 시장변화에 대응하지 못합니다.

시장은 빠르게 변화합니다. 현재 도입해야하는 시스템은 얼마나 빠른 시장적응이 가능할까요? 거의 대부분의 시스템은 수년~수십년간 해당 업종에서 사용되고 있습니다. 10년전과 동일한 모듈과 동일한 시스템 구성으로 만들어진 시스템은 최신 트랜드를 반영할수 있을까요?. 스마트폰, 스마트Tv 등의 새로운 장치를 대응할수 있을까요?

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온라인과 오프라인을 통합적으로 운영할수 있을까요? 회사가 새롭게 시작하는 사업을 지원할수 있나요?

이런 대응을 위해서 시장예측이 가능해야만 합니다. 지금 도입하는 시스템을 몇년동안 사용할수 있을까요?.. 시장변화에 대응하며 유기적으로 확장할수 있는 시스템이라면 회사의 자산으로써 경쟁력을 키워줄수 있는 좋은 무기가 될것입니다.​

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​넷째. 회사마다 다른 업무프로세스와 문화를 가집니다.

책상 앞에서 몇장의 요구사항에 대한 분석 문서만을 가지고 많은 개발회사들이 개발과 관련된 기능을 중심으로 시스템을 설계합니다. 수십년간 많은 시행착오를 겪으면서 회사가 쌓아온 노하우를 표현하기엔 무리가 있지 않을까요? 비슷해 보이는 업무처리를 진행하는 회사라 하더라도 그 회사의 문화와 업무프로세스는 동일할수 없습니다. 운영할 인력이 다르다면 그 인력이 익숙한 업무환경이 다를것이고, 이를 획일화 하여 제작한다는것은 수십년간 회사의 노하우를 무시하고, 시스템에 맞춰진 업무처리를 진행해야 한다는 결론이 됩니다.

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시스템에 대한 진입장벽은 이로 인해서 발생합니다. 익숙한 업무를 포기하고, 익숙하지 않는 시스템으로 얼마나 효율적인 업무적용이 가능할까요? 과연 이런 시스템이 필요한걸까요?

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시스템이 필요한 이유는 업무의 효율성을 높히고, 반복작업을 최소화하며, 위험 요인을 감소시키는 다양한 요구사항을 만족시켜야 합니다. 이런 이유에서 회사업무에 맞는 시스템이 필요하신건지. 아니면 시스템에 맞게 회사업무 프로세스 수정을 원하는 것인가 하는 질문과 그 답을 고민해 봐야할듯합니다.

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시스템의 합리적인 가격은 정해진 금액이 없습니다. 반드시 필요한 요인또한 정의를 내리는 것은 쉽지 않습니다. 문제는 기존에 회사에서 시스템을 운영하고, 시스템을 통해서 업무를 진행할 인력들이 얼마나 시스템을 활용하여 그 가치를 실제 업무에 반영할수 있느냐 하는 점입니다. 업무 영역에 있어서 지금 필요한 것은 단순한 제품관리 프로그램, 재고관리 프로그램이 아니라. Web기반의 기업용 업무지원시스템입니다.

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시스템은 처음 나왔을때부터 복잡하지 않습니다. 사용자들의 경험과 그들의 필요성이 반영되면서 시간이 지나면서 복잡해지게 됩니다. 수십억으로도 못만들수도 있지만 수십만원에도 만들수 있는것이 시스템입니다. 단지, 시스템의 가격이 비싸면 비쌀수록 포함된 기능 및 기술들이 더 구성되기 때문에 현재 가장 필요로한 기능을 중심으로한 시스템 구축 또한 필요합니다.

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[IT컨설턴트의 생각]

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시스템은 사람의 필요성에 의해서 사람이 하는 업무를 지원하기 위해서 만든것입니다. 시작점은 사람이 하는 업무가 발생할 수 있는 반복적이고, 위험도가 높고, 비효율적인 업무를 개선하려고 하는점에서 분석해야 하지 않을까 합니다. 사용할 사람이 시스템으로 인해서 업무가 가중되거나, 비효율적인 운영이 예상되거나, 어려운 교육을 거쳐야 하는 상황이라면 아무리 좋은 시스템이라 하더라도 도입부터 이미 실패가 예정되게 됩니다.

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오히려 전직원들이 업무를 효율적으로 진행하는데 도움을 줘야 하는 시스템인 만큼 가능하다면 업무를 최적화하여 진행할 수 있는 시스템 도입이 우선입니다. 시스템 도입으로 인해서 직원들이 반복적으로 하는 사고를 줄이고, 단순한 업무를 최소화 하며, 보고서를 실시간으로 체크하여 경영상의 위험요인을 줄이는 등 다양한 활용을 할 수 있다면 그 투입된 가치는 분명이 있을 것입니다.