웹사이트(ex.그룹웨어)에서 게시글 작성시 첨부파일을 자동으로 용량을 줄여 저장할수있는 방법이 있나요?

[질문]

 

질문이 애매해서 죄송합니다.

예를 들어 그룹웨어에서 첨부파일을 넣어서 결재를 올릴 경우 대부분 pdf 파일을 첨부하는데요.

파일 용량이 크다보니 서버용량관리가 힘드네요.

수동으로 pdf 파일 용량을 줄여서 첨부하는 방법 말고,

게시글 등록시 첨부파일 용량을 자동으로 줄여서 서버에 저장되게할 수 있는 방법이 있는지 궁금합니다.

 

 

[답변]

 

안녕하세요.  IT전문  컨설턴트입니다

 

첨부파일의 용량을 자동으로 줄이는 방법은 어려운 기술입니다.

어려가지 상황을 진단해야 정확한 답변이 나올수 있으리라 생각됩니다.

파일관리적인 측면에서 파일의 용량이 커지고, 데이터가 누적될수록 관리에 대한 위험도는 커지게 됩니다.

어떤 용도로 활용하는 시스템이냐에 따라서 파일의 용량을 최적화 하느냐 하는 부분은 달라지게 될것입니다.

그룹웨어에서 PDF를 첨부해야 하는 상황이라면 그룹웨어를 잘못 제작했을 가능성도 염두해 두셔야 합니다.

일반적으로 결재에 해당하는 프로세스만 그룹웨어를 활용하고, 내용에 해당하는 부분을 PDF로 만들어서 현재의 경우처럼 구성하는 경우가 많습니다. KMS라 불리는 지식관리시스템 등을 활용할 경우 대부분의 문서를 DB화 시키는데 주안점을 두고 있습니다. 특히 포멧이 정규화된 문서의 경우 PDF로 저장하게 되면 재활용이 어렵고, 용량 또한 커질수 밖에 없습니다.

즉, 포멧이 정규화되어 있는 결재서류의 경우라면 DB화를 시키는것이 기본입니다.

또하나 고려해야 하는 상황은 PDF변환 과정의 문제입니다.

PDF의 압축률은 높은 편이지만, PDF를 만드는 툴에 따라서 압축률은 현저히 차이가 날수 밖에 없습니다. 즉 PDF 생성프로그램이라 하더라도 동일한 것이 아니라 기술력에 따라서 문서의 압축률과 적응력에 대한 퀄리티가 달라지게 됩니다.

현재 원하시는 방법은 첨부파일의 용량을 줄이는 방법을 찾으시는듯 합니다.

크게 3가지로 생각해 볼수 있습니다.

1. PDF 재변환

 : PDF의 퀄리티를 일정수준으로 조절하여 서버상에서 처리시에 서버내의 엔진에서 PDF를 컨버팅하는 방식입니다. 이때 추가적인 개발이 필요하며, 서버에 PDF변환용 프로그램을 설치해야 하는 단점이 있습니다.

2. 압축기술의 사용

: 이미지 및 문서 압축을 위한 컴퍼넌트 기술을 활용하여 동일한 이미지 및 문서라 하더라도 용량을 줄이는 방법이 있습니다.

3. 문서관리시스템 도입 및 KMS(Knowledge Management System)화

:  기업이 지속적으로 운영되는한 문서에 대한 위험은 커져가게 됩니다. 이를 효율적으로 관리하는 시스템을 도입하여, 안정적으로 문서를 활용하며, 사내 문서에 대한 KMS구조를 통해서 기업경쟁력을 향상시킬수 있습니다.

4. 파일서버의 구성

: 하드웨어 장치를 도입하고, 전용파일서버를 구성함으로써 용량에 대한 대비를 하는 방법입니다.

현재 가장 빠른 구성이 가능하리라 생각됩니다.