웹페이지 구축 질문

지식관리 시스템 제작

[질문]

 

회사에서 이번에 홈페이지와 연관된 사이트를 구축하려고합니다.
이와 관련해서 따로 아는 분이 없다 보니깐 무턱대고 견적을 보내긴 했는데 어려운 내용이 많아 질문드립니다.
1. 저희는 많은 문서를 보유하다보니 이와 관련해서 회람을 할 수 있도록 하는 사이트를 구축하고자 합니다. 
2. 문서데이터 아카이빙 시스템이 쉽게 말해 무엇인지 알수 있을까여

 

 

[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다. 

회사에서 보유하고 있는 문서를 쉽게 조회/관리할 수 있으며 이를 홈페이지와 연동시킬 수 있는 시스템이 필요하신 것으로 판단됩니다. 이러한 시스템은 KNS나 KMS의 영역으로, KMS [Knowledge Management System]는 IT솔루션에 포함됩니다.

지식관리시스템은 기업 내 조직구성원들의 다양한 개인적 경험 중과 개별적인 지식을 체계화하여 공유함으로써 기업의 경쟁력을 향상시키기 위한 기업정보시스템의 한 종류입니다. 회사의 임직원들이 업무상에서 다양한 경험을 진행합니다. 일반적으로는 업무와 관련된 사람들끼리만 공유될수 있는 정보이지만, 해당 정보가 전사적으로 기업내부구성원들이 공유한다면 그 경험의 반영 만큼의 반복적인 위험요인은 줄일수 있습니다.

IT솔루션은 종류도 많고 범위도 다양합니다. 대부분의 IT솔루션의 경우 IT컨설팅화사들이 컨설팅 과정중에서 기업에게 상황을 설명하기 위해서 용어를 구현하는 경우가 많습니다.

KMS의 상위 개념인 ERP에 대해서 설명을 드리겠습니다.

ERP는 Enterprise Resource Planning 즉. 기업에서 사용하는 시스템을 통합적으로 구축한것을 의미합니다. 분류상으로는 KMS를 ERP하부에 두는 경향이 강합니다.  최근들어서 ERP가 범용적인 모델을 기반으로 제작되고 있고, 다양한 산업군에서 필요한 기능을 중심으로한 ERP가 제작되고 있습니다. 하지만, 각 회사는 회사마다 고유의 문화와 업무프로세스를 가지고 있습니다. 업무를 효율적으로 진행하기 위해서 도입해야되는 ERP가 오히려 ERP에 맞춰서 업무를 진행하게 만드는 결과를 초래하고 있습니다. 이 부분에 대한 해결책으로 제시되고 있는 대안이 범용적인 ERP에 대한 도입이 아닌 SaaS(Software as a Service)형 시스템 구축과 SOA(Service Oriented Architecture)형 시스템 구축입니다. 그 이외도 EAI, ESB, ETL, MQ, MOM등 다양한 구축방법이 실무에서 적용되고 있습니다. 필요한 기능을 구축하는 SAAS방식이나 서비스에 따른 시스템 구조를 설계하는 SOA방식이라면 현재 고민이 어느정도 해결을 해드릴수 있을것입니다.

ERP 컨설팅의 60%이상의 SaaS형 ERP에 대한 전략수립일 정도로 최근 ERP의 대세는 SaaS형 구축이라해도 과언이 아닙니다.

다른 시선으로 ERP를 생각해 보신다면...
물류를 중심으로한 기업에서 SCM(Supply Chain Management)은 ERP일수도 있습니다.
고객서비스를 중심으로한 기업에서 CRM(Customer Relationship Management)은 ERP일수도 있습니다.

이와 같이 회사의 특성에 따라서 ERP의 범위와 기존시스템의 범위에 대한 여러가지 해석이 가능합니다.

몇단계를 나눠서 ERP  시스템 구축을 하는 전략도 있습니다.

초기에는 필요로한 몇가지 시스템을 우선적으로 구축하고, 추후 사업의 확장등을 반영하여 기업에 맞는 ERP를 구축하는 전략 또한 비용대비 효율성을 높일수 있는 전략이 될수 있습니다.

저렴한 비용의 범용 솔루션을 도입하여 업무를 진행한다면, 소요예산이 얼마 들지 않겠지만, 회사의 업무프로세스를 시스템에 맞춰서 운영해야하는 아이러니한 상황이 올수가 있습니다. 또한, 회사의 비즈니스모델이 변경되거나 확장되었을경우 시스템이 발빠르게 대응하지 못하여 제한적인 운영이될 위험 요인을 가지고 있습니다. 이 부분의 문제 때문에 지금 회사 현황에 맞는 시스템을 찾으시는것으로 생각이 됩니다.

거의 대부분의 기업들이 시스템 도입을 실패하는 이유는 무엇일까요?...
크게 네가지의 원인을 생각해 보셔야 할듯합니다.

첫째.. 도입을 담당하는 인력은 IT인력이 아닐 가능성이 높습니다.
많은 기업들이 IT전문 인력을 보유하지 못하고 있습니다. 설령 보유하고 있다고 하더라도 급변하는 IT에 맞춰서 새로운 트랜드를 반영할수 있는 인력이 아니라 특정 부분에 전문화된 인력일 가능성이 높습니다.
컨설팅 경험상 80~90% 이상의 기업들에서 IT전문인력은 말그대로 IT에 찬한 인력이지 해당 시스템 도입을 검토할 정도의 경험이 없는 경우가 많았습니다. 유통업이라면 엑셀이나 워드 등의 단순 작업이 가능한 인력에게 회사의 미래를 책임질 시스템 개발업체를 선정하고, 해당 업체와 업무협조를 통해서 회사에 맞는 시스템을 만들라고 하는 것은 처음부터 무리 일수 밖에 없습니다. 이런 이유에서 전문적인 IT컨설턴트를 통한 컨설팅이 필요하지 않을까 합니다.

둘째. 개발과 운영은 다릅니다.
손쉽게 찍어내듯 만들수는 있지만, 손쉽게 운영할수는 없는것이 시스템입니다.
셈플이 있고, 솔루션이 있다면 약간의 수정만으로 솔루션+커스트마이징을 통해서 손쉬운 구축이 가능합니다.
유사한 시스템이라면 해당 분야의 경험을 가진 개발인력들이 어렵지 않게 개발할수 있습니다.

하지만, 그 인력들은 실제로 시스템을 운영하는 인력들이 아닙니다.

예를들어 쇼핑몰을 한번도 운영해본적 없는 개발자가.. 고객이 그리고 운영자가 원하고 필요로 하는 시스템을 만들수 있을까요? 만약 쇼핑몰 운영 경험이 있는 개발인력이라면 운영상에서 필요로한 기능에 대한 예측을 누구보다 우선적으로 생각할것이며, 운영상 중요한 부분을 중심으로 개발을 진행할 것입니다.

쇼핑몰보다 수십배이상 복잡한 시스템에서 한번도 실제 경험을 가지지 못하고 책상 앞에서 모니터만을 봐서는 실제 필요로한 시스템을 구축할수가 없습니다. 더군다나 시스템은 만들어진 결과물을 보고 제품을 구입하는 것이 아니라, 만들기 위해서 비용을 지불하는 방식입니다. 만들고 나서 운영인력에 대해서 교육을 진행하는것이 아니라, 만들때 부터 운영할 인력이 필요로한 요인을 분석해서 적용한다면 좋은 결과가 예상되지 않을까요?.

셋째. 시장변화에 대응하지 못합니다.
시장은 빠르게 변화합니다. 현재 도입해야하는 시스템은 얼마나 빠른 시장적응이 가능할까요? 거의 대부분의 시스템은 수년~수십년간 해당 업종에서 사용되고 있습니다. 10년전과 동일한 모듈과 동일한 시스템 구성으로 만들어진 시스템은 최신 트랜드를 반영할수 있을까요?. 스마트폰, 스마트Tv 등의 새로운 장치를 대응할수 있을까요?
온라인과 오프라인을 통합적으로 운영할수 있을까요?. 회사가 새롭게 시작하는 사업을 지원할수 있나요?
이런 대응을 위해서 시장예측이 가능해야만 합니다. 지금 도입하는 시스템.. 몇년을 사용할수 있을까요?.. 시장변화에 대응하며 유기적으로 확장할수 있는 시스템이라면 회사의 자산으로써 경쟁력을 키워줄수 있는 좋은 무기가 될것입니다.

넷째. 회사마다 다른 업무프로세스와 문화를 가집니다.
책상 앞에서 몇장의 요구사항에 대한 분석 문서만을 가지고 많은 개발회사들이 개발과 관련된 기능을 중심으로 시스템을 설계합니다. 수십년간 많은 시행착오를 겪으면서 회사가 쌓아온 노하우를 표현하기엔 무리가 있지 않을까요? 비슷해 보이는 업무처리를 진행하는 회사라 하더라도 그 회사의 문화와 업무프로세스는 동일할수 없습니다. 운영할 인력이 다르다면 그 인력이 익숙한 업무환경이 다를것이고, 이를 획일화 하여 제작한다는것은 수십년간 회사의 노하우를 무시하고, 시스템에 맞춰진 업무처리를 진행해야 한다는 결론이 됩니다.

시스템에 대한 진입장벽은 이로 인해서 발생합니다. 익숙한 업무를 포기하고, 익숙하지 않는 시스템으로 얼마나 효율적인 업무적용이 가능할까요?... 과연 이런 시스템이 필요한걸까요?.

시스템이 필요한 이유는 업무의 효율성을 높히고, 반복작업을 최소화하며, 위험 요인을 감소시키는 다양한 요구사항을 만족시켜야 합니다. 이런 이유에서 회사업무에 맞는 시스템이 필요하신건지. 아니면 시스템에 맞게 회사업무 프로세스 수정을 원하는 것인가 하는 질문과 그 답을 고민해 봐야할듯합니다.

시스템의 합리적인 가격은 정해진 금액이 없습니다. 반드시 필요한 요인또한 정의를 내리는 것은 쉽지 않습니다. 문제는 기존에 회사에서 시스템을 운영하고, 시스템을 통해서 업무를 진행할 인력들이 얼마나 시스템을 활용하여 그 가치를 실제 업무에 반영할수 있느냐 하는 점입니다. 업무 영역에 있어서 지금 필요한 것은 단순한 문서관리 프로그램이 아니라. Web기반의 기업용 업무지원시스템입니다.

구체적인 부분은 회사 업무를 체계적으로 분석해야 컨설팅이 가능한 부분이라, 전문적인 IT컨설턴트를 통해서 회사에서 필요로한 시스템의 범위 및 예산을 수립하신 후 구축하실것을 추천드립니다.










[IT 컨설턴트 생각] 

 

회사에 맞는 시스템을 구축하기 위해서는 현재 업무에 대한 정확한 분석과, 업무프로세스 분석을 통하여 시스템을 실제로 사용할 직원분들이 효율적인 업무를 진행할수 있도록
* 반복적인 작업을 최소화 하고
* 위험도(리스크)가 큰 업무를 보조해주며
* 이력관리(히스토리관리)를 통하여
* 통계 및 집계를 기반으로한 데이터 산출이 되는
시스템으로 기업 경쟁력을 강화시키는 전략이 필요합니다.
시스템은 사람을 위해서 존재합니다. 사람이 실수하는 일을 최소화 시켜주며, 반복작업을 막아주며, 협업기능을 지원하는 등 다양한 방법으로 활용이 가능합니다. 기업내의 독특한 기업문화와, 인력들간의 업무프로세스가 활성화 되어있는 기업이라면 이를 기반으로 한 시스템을 도입하는 전략을 추천드립니다.