전자결재시스템 추천 업체 알려주세요
[질문]
지금 수기로 작성해서 결재 올리고 있는데요.
출장이나 외근이 겹치면 불편함이 이만저만이 아니더라구요.
그래서 전자결재시스템을 사용해볼까 하는데
전자결재시스템 사용할 수 있는 그룹웨어 업체 추천 부탁드려요~
[답변]
입니다.
수기결재를 아직도 사용하시는 회사가 많으신듯 합니다. 당연히 불편함을 느끼실텐데, 문제는 현재 필요한 시스템이 과연 전자결재시스템일까 하는 점입니다. 회사 규모가 크지 않다면 수기결재든, 전자결재시스템이든 문제가 되지 않을듯 합니다.
현재 상황만 봤을때는 전자결재시스템이 도움이 될수 있다고 말할수는 있지만, 실제 컨설팅 현장에서의 경험이라면 추가적인 시스템이 필요할 가능성이 높습니다. 이미 하나의 시스템이 필요한 상황이라면 곧 다른 영역에서 시스템의 필요성이 나올것이고, 해당 시스템간의 연동이나 통합화를 고민해 본다면 단순한 특정 시스템 도입이 정답은 아닙니다. 단순히 결재를 상신하고, 결재를 진행하고 하는 부분은 업무프로세스상 책임에 대한 영역일뿐이지만, 결재 이후 발생될수 있는 업무들이 있거나, 결재시에 참조해야 하는 업무들이 연결되어 있다면 업무지원시스템의 구축이 필요합니다. 물론, 그룹웨어와 같이 일반적인 협업툴을 활용하는 회사들도 많습니다.
생산업체에서 결재를 통해 작업지시서를 승인했다고 가정해 보겠습니다. 승인을 위해서 결재권자가 현재 원재고의 상황을 실시간 채크할수있거나, 참고의 재고량을 파악하거나, 생산공정에 바로 작업을 넘길수 있는 프로세스라면 수기결재에서 시스템도입은 단순한 결재시스템만으로는 생각할수 없는 범위입니다.
여기서 고민해 봐야 할 부분이 시스템의 필요성입니다.
시스템은 왜 필요할까요?. 많은 분들이 시스템을 잘못도입하여 기업의 경쟁력이 악화되고 있습니다.
시스템에 대한 개념 또한 다시한번 생각해볼 필요가 있습니다.
현재의 기준에서 시스템이 왜 필요할까요?
시스템을 통해서 효율적인 업무를 준비중이든, 위험율을 감소시키든, 반복적인 작업을 줄여주든.. 그 기준은 사람이어야 합니다. 사람중심의 시스템구축이 필요한 시점입니다. 구성원들을 프로세스 별로 분류하고, 해당 업무 분석을 통해서 효율적인 방안을 제시해 줄수 있다면 그렇게 만들어진 시스템은 별도의 교육이 없더라도 기업현장에서 바로 접목이 가능한 좋은 시스템일것입니다. 회사마다 인력구성이 다르고, 기업문화가 다른데 왜 시스템은 동일하다고 생각하시나요?.
시스템중에 현업에서 많이 사용되는 ERP를 중심으로 생각해보겠습니다.
미국의 가트너라는 회사에서 정의를 내린 ERP라는 상품만이 기업의 업무를 통합해주는 정보시스템이 아닙니다. 용어는 용어일뿐 실제로 거의 대부분의 회사에서는 패키지 ERP에서 제공해주는 기능은 활용하지 못하는 경우가 대부분입니다. 대기업에서 10년전 개발한 후에 변형해서 사용하는 그런 개발소스를 가지고, 현재 기업에 접목시킨다면 거의 대부분 실패할수 밖에 없습니다. 인력, 시설, 장비 모든것을 갖추고 시행착오를 반복하면서 그들만의 시스템을 만들어온것을 그들의 입장에서는 좋은 시스템이지만, 거의 대부분의 회사는 인력과 시설, 장비를 갖추고 있지 않습니다. 아무리 좋은 시스템이라 하더라도 구성원들이 활용하여 데이터를 체울수가 없다면 정상적인 운영은 불가능합니다.
예전 컨설팅을 진행했던 회사 중에서 가방, 구두 등에서 사용되는 금속류를 제작하는 회사가 있었습니다.
제품이 만들어 지기 위해서 최소 7개에서 20개 정도의 공정을 거치게 되고, 각 공정별로 작업이 넘어가는 시점과 불량율로 인하여 납기일에 대한 지연 및 수량에 대한 위험을 안고 있었습니다. 이로인해서 불량율이 낮게 나오는 경우 생산품이 예상보다 많이 제작되었고, 이를 원재료에서 부담하고, 추후 동일 제품의 추가주문을 대비하여 창고관리를 하다보니 창고에 대한 관리 부담은 증가하고 있었습니다.
몇번의 ERP 및 생산관리 시스템 도입에서 실패를 한 상황이라 컨설팅이 필요한 상황이었습니다.
IT컨설팅을 통한 시스템 도입으로 각 공정별로 작업시간 채크 및 다음 공정의 대기 등의 프로세스와, 공정별 불량률에 대한 정확한 분석으로 훨씬 효율적인 재고관리 및 원자재 관리가 가능하도록 생산 및 공정관리 시스템을 도입해 드린적이 있습니다.
많은 회사들이 ERP 및 재고관리, 생산관리,SCM 등의 다양한 시스템을 도입하지만, 실제로 성공적으로 시스템을 활용하는 회사는 드물수 밖에 없습니다. 어느정도 틀에 박혀있는 시스템으로는 각각의 회사마다 다른 프로세스를 감당하기가 어렵습니다. 그렇다고 회사의 업무프로세스를 시스템에 맞추어서 변형하는데도 무리수가 따릅니다.
특히 회사에 IT관련 전문 인력이 없는 상황이라면 시스템 개발회사의 전문 개발자와 대화를 통해서 회사에 맞는 시스템을 도입한다는 것은 불가능에 가깝습니다. 담당 개발자가 생산 및 업무프로세스에 대한 직간접적인 경험이 있거나, 정확한 요구사항에 대한 문서화가 되어있지 않은 상황이라면 개발자가 생각한 대로의 결과물만이 나올수 밖에 없는 현실입니다. 이런 이유에서 현재 필요한 부분에 있어서 전문 IT컨설턴트의 컨설팅과 맞춤제작을 통한 효율적인 시스템 도입이 필요할 것으로 생각이 됩니다.
[IT 컨설턴트 생각]
IT 컨설팅을 통하여 회사업무프로세스를 분석하고, 해당 업무상에서 필요한 시스템에 대한 범위와 종류 및 개발방법에 대해서 조언이 가능합니다. 또한, 회사에서 필요로한 시스템의 요구사항에 대한 분석을 통하여 정확한 맞춤개발이 가능하도록 지원을 해드릴수가 있습니다.
이를 통해서 진행하는 개발이야말로 맞춤개발이 아닐까 합니다.
시스템 도입의 가장 큰 목적은 효율적인 운영을 통한 경쟁력 향상이라 판단이 됩니다. 가장 우선적인 것은 시스템을 사용하고자하는 환경과 반복적이고 위험한 작업을 효율적이고 안정적으로 처리하도록 만드는데 시스템을 어떻게 기여하게 할까 하는 요인이겠죠. 웹사이트, 운영하시려는 비즈니스를 도울 수 있는 관리시스템 도입을 통한 효율성만 높이더라도 엄청난 업무효율을 가져올 수가 있습니다. 결국 질문자님의 비즈니스, 업무프로세스에 맞는 맞춤제작 방식으로 도입되어야합니다.
